Учет дебиторской и кредиторской задолженности

В процессе хозяйственной деятельности организации вступают в экономические взаимоотношения и выполняют функции дебиторов и кредиторов.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации.

Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами. Дебиторы, обязательства которых возникли при продаже им готовой продукции, либо выполнении для них работ, либо оказании им услуг, называются покупателями или заказчиками.

Дебиторы, задолженность которых возникла по прочим операциям, получили наименование прочих дебиторов.

Дебиторская задолженность отражается с использованием следующих счетов бухгалтерского учета:

Д 60-2 «Расчеты по авансам выданным»;

Д 62-1 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

Д 76-5 «Расчеты с разными дебиторами».

Кредиторской называется задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Кредиторы, задолженность которым возникла при покупке у них материальных ценностей, либо при выполнении ими работ или оказании услуг, называются поставщиками и подрядчиками. Задолженность по начисленной заработной плате, по платежам в бюджет и внебюджетные фонды представляет собой начисления по распределению. А кредиторы, задолженность которых возникла по другим операциям, называются прочими кредиторами.

Кредиторская задолженность отражается с использованием счетов бухгалтерского учета:

К 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

К 62-2 «Расчеты по авансам полученным»;

К 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

К 76-6 «Расчеты с разными кредиторами»;

К 69 «Расчеты по социальному страхованию и пенсионному обеспечению».

В бухгалтерском учете дебиторская и кредиторская задолженности отражаются в аналитическом разрезе и отдельно по видам задолженности.

Дебиторская и кредиторская задолженности имеют срок ликвидации, установленный в договоре купли-продажи (подряда) либо законодательно.

По истечении срока дебиторская и кредиторская задолженности подлежат списанию. Установленный ГК РФ срок исковой давности составляет три года. Он начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента возможности предъявления требований об исполнении обязательств.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на убытки или на уменьшение резерва по сомнительным долгам (счет 63). Списание задолженности оформляется приказом руководителя (Д63 К62,76).

Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Она должна отражаться по дебету забалансового счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью её взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Если в течение пятилетнего срока дебиторская задолженность не возмещена, то она аннулируется – списывается с кредита забалансового счета 007.

Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты.

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие различные работы.

Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенное сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги (электроэнергию, воду, газ и пр.) и работы (текущий и капитальный ремонт, строительство и пр.) в системе счетов бухгалтерского учета используют самостоятельный синтетический счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Аналитический учет ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Причем он должен быть организован так, чтобы сведения можно было получать сгруппированными по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным неоплаченным и просроченным векселям; неотфактурованным поставкам и т.д.

На суммы предъявленных на оплату счетов поставщиков за поставленные ценности, оказанные услуги (работы) или фактически поступившие товары и материалы, потребленные услуги и работы составляется бухгалтерская запись:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д. К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумма налога на добавленную стоимость включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату. По действующему законодательству НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям или услугам, стоимость которых списывается на затраты организации (или издержки обращения), после погашения обязательств перед поставщиками предъявляется бюджету, т.е. на сумму налога, уплаченного поставщикам, уменьшаются обязательства организации перед бюджетом по уплате НДС.

Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления товарно-материальных ценностей, а при приемке их на склад обнаружилась недостача, или при последующей проверке счета было обнаружено несоответствие цен условиям договора или арифметические ошибки, до выяснения их причин делают следующие бухгалтерские записи:

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» К-т 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками ».

Субсчет «Расчеты по претензиям» предназначен для обобщения информации о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным им, признанным и присужденным штрафам, пеням и неустойкам. Этот счет дебетуется на суммы причиненного ущерба по вине поставщиков материальных ценностей, подрядчиков, банков или других организаций, а кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов. Суммы неудовлетворенных претензий или не подлежащих взысканию, относятся на те счета, с которых они были приняты на учет.

Суммы штрафов, пеней и неустоек, предъявленные другим организациям за несоблюдение договорных условий, отражаются:

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

При получении штрафов -

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

Для стимулирования хозяйственных отношений организации выполняют предоплату (выдает авансы) поставщикам. Выданные авансы представляют собой предварительные платежи по сделкам, совершаемые по условиям расчетов между участниками договоров. Суммы выданных авансов перечисляются платежным поручением с расчетных и других счетов в банках и учитываются на субсчете 60-2 «Расчеты по авансам выданным».

В тех случаях, когда сумма предоплаты превышает стоимость поставки, разница либо возвращается поставщиком на расчетный счет, либо учитывается как предоплата для последующих поставок. Бухгалтерские записи по выдаче аванса в счет будущей поставки материальных ценностей представлены в таблице.

Учет расчетов с покупателями за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К этому синтетическому счету открывается несколько субсчетов по видам расчетов. Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому покупателю или заказчику.

По мере отгрузки продукции и оказания услуг к оплате предъявляются расчетные документы, в которых величина выручки от их реализации (по договорной цене с налогом на добавленную стоимость) отражается:

Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К-т 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка».

Погашение задолженности покупателями и заказчиками (оплата расчетно-платежных документов) отражается -

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 50 «Касса» К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Организации могут получать авансы (предварительную оплату) под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ или при частичной оплате продукции и услуг, производимых для заказчиков. На счетах бухгалтерского учета это отражается записью:

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др. К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные».

При зачете сумм ранее полученных авансов при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за полностью произведенные работы, проданные изделия делается проводка:

Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные» К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Неиспользованный аванс возвращается.

В современных условиях, когда вероятность банкротства субъектов хозяйственной деятельности достаточно высока, практически каждая организация сталкивается в своей работе с невозможностью получения оплаты от дебитора. В результате на балансе организации формируется задолженность, возможность погашения которой вызывает сомнения, так называемая сомнительная задолженность. Организации могут создавать резервы сомнительных долгов.

Суммы созданного резерва учитываются в составе прочих расходов. Для выявления сомнительных долгов проводится инвентаризация. При этом порядок и сроки создания резерва сомнительных долгов должны быть предусмотрены учетной политикой организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

При этом следует отметить, что резервы сомнительных долгов могут создаваться только по расчетам за продукцию, товары, работы и услуги. Поэтому организация не может включить в резерв задолженность по оплате признанной или присужденной неустойки, не возвращенным работниками подотчетным суммам, задолженности по возврату предоставленного займа и т.п.

Бухгалтерские записи, связанные с созданием резерва сомнительных долгов и списанием задолженности за счет данного резерва, представлены в таблице.

Одновременно организация может принять новое решение о создании резерва сомнительных долгов, включив в него непогашенные долги резерва прошедшего периода.

4. Учет труда и заработной платы является одним из наиболее трудоемких и ответственных участков работы бухгалтера.

В настоящее время организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы и системы оплаты труда. Основными формами оплаты труда являются повременная и сдельная. Каждая из них подразделяется на ряд систем. Применяемые в хозяйственной деятельности организаций формы и системы оплаты труда представлены на рис.1

Повременная форма предусматривает оплату отработанного времени в соответствии с тарифной ставкой или должностным окладом. При повременной форме оплаты труда размер заработной платы зависит от тарифной ставки и количества отработанного времени.

В рамках повременной формы оплаты труда, выделяют две основные системы оплаты труда:

– простая повременная система предусматривает оплату труда за время работы по часовым тарифным ставкам, дневным тарифным ставкам или месячным тарифным ставкам (окладам);

– повременно-премиальная включает в себя заработную плату по тарифу и премии, начисленные за высокое качество работ и т.д. Премии рассчитываются в процентах к окладу или устанавливаются в твердой сумме.

При повременной оплате труда основная заработная плата (ОЗПп) рассчитывается следующим образом: ОЗПп = ЧТС х Чотр,

ЧТС - часовая тарифная ставка;

Чотр - фактическое количество отработанных часов

По окладам основная заработная плата за месяц (ОЗПп) рассчитывается по формуле: ОЗПп = Ок / РДм х РДо

Ок - месячный оклад работника, в рублях

РДм - количество рабочих дней в месяце;

РДо - количество отработанных дней в месяце

Сдельная форма предусматривает оплату количества продукции (выполненных работ) по установленным сдельным расценкам. В рамках сдельной формы оплаты труда выделяют следующие системы оплаты труда:

– прямая сдельная, при этой системе сумма сдельной заработной платы определяется умножением количества произведенной продукции (выполненных работ) на сдельную расценку за единицу продукции (работ);

– сдельно-премиальная включает прямую сдельную заработную плату и премии (за перевыполнение норм выработки, продажи, за экономию сырья, за повышенное качество продукции и т.д.) в процентах или твердой сумме к сдельной заработной плате;

– сдельно-прогрессивная предусматривает оплату продукции, произведенной в пределах норм (плана) по прямым (неизменным) сдельным расценкам, а оплату продукции, произведенной сверх норм по повышенным расценкам;

– косвенно-сдельная, при этой системе заработная плата обслуживающих рабочих зависит от результата труда обслуживаемых ими основных рабочих и определяется как процент от заработной платы основных рабочих;

– аккордная, при этой системе размер заработной платы устанавливается заранее и определяется согласно действующим нормам выработки и расценкам с учетом прогрессивных доплат, премий, устанавливаемых за досрочное выполнение работ.

Формы и системы оплаты труда закрепляются внутренними организационно-распорядительными документами (Положением по оплате труда, коллективным договором, штатным расписанием, трудовыми договорами (контрактами) с каждым работником).

Для учета отработанного времени при повременной форме оплаты труда используются табели учета рабочего времени. В них отмечается ежедневно количество часов, отработанных каждым работником в течение каждого дня за календарный месяц. Для учета выпуска продукции и выполненных работ при сдельной форме оплаты труда применяются первичные документы по учету выработки. К ним относятся следующие: наряд на сдельную работу, ведомость учета выработки, маршрутный лист (карта), акт о выполненных работах.

Данные документы группируются по направлениям затрат, чтобы на их основе ежемесячно составлять ведомость распределения заработной платы как элемента себестоимости.

Дополнительная заработная плата начисляется за не отработанное время, но предусмотренное к оплате в соответствии с законодательством. К дополнительной заработной плате относятся оплата очередных и учебных отпусков, оплата времени выполнения государственных обязанностей, возмещение временной нетрудоспособности (за счет работодателя), оплата за время повышения квалификации с отрывом от производства, выходное пособие при увольнении и т.п.

Дополнительная заработная плата начисляется на основании документов, подтверждающих право работника на оплату непроработанного времени. Дополнительная заработная плата рассчитывается исходя из средней заработной платы.

В плане счетов бухгалтерского учета для этого предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия, принадлежащим его сотрудникам.

По кредиту счета 70 отражаются суммы начисленной зарплаты и иные доходы. Начисление зарплаты отразится проводкой: Дт счета 20 «Основное производство» - Кт счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на всю сумму начисленной зарплаты производственного персонала (в данном случае). По другим видам персонала при начислении зарплаты дебетуются затратные счета, относящиеся к каждому виду - 23, 25, 26, счет 44.

Начисление заработной платы

По дебету счета 70 отражаются суммы начисленных налогов и других удержаний из заработка работника (2 группа типовых бухгалтерских записей).

Из начисленной заработной платы работников организации производятся следующие виды удержаний:

– обязательные удержания;

– удержания по инициативе работодателя;

– удержания по письменному заявлению работников.

К обязательным удержаниям относятся налог на доходы с физических лиц (НДФЛ) и удержания по исполнительным листам. В первую очередь производится удержание НДФЛ.

При определении налоговой базы доход работника уменьшается на суммы налоговых вычетов. Законодательство устанавливает следующие виды налоговых вычетов: стандартные, социальные, имущественные, профессиональные.

Каждый месяц налогового периода налогоплательщик имеет право на получение стандартных вычетов в размере:

1) 3000 руб., если он является участником ликвидации чернобыльских событий или устранения аварии на предприятии «Маяк», инвалидом ВОВ, инвалидом военных конфликтов по командировкам Министерства обороны Российской Федерации;

2) 500 руб., если он Герой Советского Союза, Герой социалистического труда, Герой Российской Федерации, кавалер орденов Славы трех степеней, участник Ленинградской блокады, инвалид I и II группы, участник войны в Афганистане и других военных конфликтов;

3) 1400 руб. на первого и второго ребенка, на третьего и последующих – 3000 руб. до месяца, в котором доход накопительным итогом с начала года превысил 280 000 руб. К детям относятся лица до 18 лет, а также учащиеся дневной формы обучения до 24 лет, которые находятся на обеспечении налогоплательщика.

Вычеты предоставляются по одному месту работы на основании заявления работника и документов, подтверждающих право на налоговый вычет. Налоговые вычеты на детей предоставляются каждому родителю.

Алименты на содержание несовершеннолетних детей удерживаются с дохода работника как по основному месту работы, так и по месту работы по совместительству. Удержание алиментов производится до достижения ребенком 18 лет. Алименты могут удерживаться в процентах (долях) от дохода работника или в фиксированной сумме в следующем размере:

1) 25 % от заработной платы и (или) иного дохода лица, уплачивающего алименты на одного ребенка;

2) 33 % от заработной платы и (или) иного дохода лица, уплачивающего алименты на двух детей;

3) 50 % от заработной платы и (или) иного дохода лица, уплачивающего алименты на трех и более детей.

Размер этих долей может быть изменен судом с учетом материального или семейного положения сторон.

Сумма удержанных алиментов не позднее чем в трехдневных срок должна быть выдана получателю из кассы организации, или переведена на банковский счет получателя, или выслана по почте.

По инициативе работодателя могут производиться удержания из заработной платы для погашения задолженности сотрудников организации работодателю по возмещению материального ущерба.

Удержания из заработной платы

Суммы, подлежащие выплате персоналу различными формами, определяются как разница между начисленными доходами и произведенными удержаниями.

Фактически выплаченные суммы зарплаты, премий, пособий и т.д. отражается по Дт 70 счета в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или со счетом 51 «Расчетный счет» при перечислении зарплаты на счета в банках. Заработная плата выплачивается в пятидневный срок. Если по каким-то причинам некоторые сотрудники не получили зарплату, эти суммы депонируются. Примеры проводок представлены в 3 группе типовых бухгалтерских записей.

Расчеты по выплате заработной платы

Расчеты по оплате труда отражаются на лицевых счетах сотрудниках и сводных ведомостях.

Страховые взносы на социальное страхование и обеспечение уплачиваются в соответствии с ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». Плательщиками страховых взносов являются организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие заработную плату и иные вознаграждения физическим лицам.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных налогоплательщиками за тот или иной период в пользу физических лиц. С 01.01.2012 г. совокупная ставка страховых взносов составляет 30 %. Тарифы страховых взносов:

– в Пенсионный фонд РФ – 22 %;

– в Фонд социального страхования РФ – 2,9 %;

– в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %.

Начисленные суммы страховых взносов отражаются по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и относятся в затраты организации. К данному счету открывают субсчета для отражения расчетов с различными фондами:

69-1 «Расчеты по социальному страхованию»;

69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;

69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

Страховы взносы начисляются на суммы выплат работникам в пределах 512 000 руб. в год на одного работника. На суммы выплат сверх этой суммы начисляется ещё 10 % в Пенсионный фонд.

Обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является видом социального страхования.

Данные страховые взносы производятся по тарифу от 0,2 до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска отрасли или вида деятельности от начисленной оплаты труда.

Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» (активно-пассивный) предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетом по налогам и сборам, уплачиваемым непосредственно организацией, и налогам с персонала этой организации.

Порядок исчисления и уплаты налогов и сборов регулируется законодательными и другими нормативными актами.

Начисление налогов и сборов, причитающихся в соответствии с налоговыми декларациями (расчетами) организации к уплате в бюджет, отражается по кредиту соответствующих субсчетов счета 68 и может производиться за счет:

1. Расходов на производство (расходов на продажу). Например, земельный налог, налог на имущество предприятий, транспортный налог, налог на добычу полезных ископаемых. В учете производится запись:

Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 68.

2. Финансовых результатов деятельности организации. Например, налог на имущество предприятий, водный налог, госпошлина при рассмотрении дела в суде.

В учете производится запись: Д 91 К 68.

Примечание: налог на имущество предприятий может отражаться в учете либо на счетах учета затрат, либо на счете 91.

Налог на прибыль организаций, причитающийся к уплате в бюджет, отражается в бухгалтерском учете записью: Д 99 К 68.

3. Доходов, выплачиваемых физическим и юридическим лицам, - НДФЛ, НДС и налог на доходы, уплачиваемые за счет средств, перечисляемых иностранным юридическим лицам. Такие налоги отражаются по дебету счетов учета расчетов. Например, удержание НДФЛ отражается в учете:

Д 70 К 68.

Начисленная сумма штрафных санкций за несвоевременную или неполную уплату налогов и сборов отражается:

Д 99 К 68.

Фактическое перечисление в бюджет налогов и сборов отражается:

Д 68 К 51, 55.

Суммы НДС, фактически полученные (подлежащие получению) от покупателей за проданные им товары, продукцию и отражаемые по кредиту счета 68 субсчет «Расчеты по НДС», уменьшаются на суммы налога по приобретенным (оприходованным) ценностям, учитываемым по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»: Д 68 К 19.