Документація, характеристика документів та документооборот.

ТЕМА 5

ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ, ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

1.Документація, характеристика документів та документооборот

2.Інвентаризація, її суть, значення, види та порядок проведення

3. Облікові регістри, їх види та техніка облікової реєстрації

4. Форми бухгалтерського обліку

Документація, характеристика документів та документооборот.

Суцільне та безперервне відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів називається документацією.

Документ – це належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реальне здійснення господарської операції, містить її ознаки та показники, що підлягають відображенню в обліку.

Тобто, документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення та надає юридичної сили даним обліку.

За призначенням документи поділяють на:

розпорядчі (містять розпорядження на здійснення господарської операції);

виконавчі (підтверджують факт здійснення господарської операції);

комбіновані (виконують функції і розпорядчих і виконавчих документів).

За порядком складання документи бувають:

первинні (містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення);

зведені (складаються на підставі первинних документів способом групування і узагальнення їх показників).

За способом охоплення операцій документи бувають:

разові (застосовують для оформлення однієї або кількох господарських операцій, які записують до документа одночасно);

нагромаджувальні (використовують для оформлення однорідних господарських операцій в міру їх здійснення протягом певного періоду).

За місцем складання документи поділяють на:

внутрішні (складаються на підприємстві);

зовнішні (надходять на підприємство від інших осіб).

Показники, що містяться в документі і характеризують операцію називають його реквізитами. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Проте кожен документ має і обов’язкові реквізити, які зазначені в Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" №996 від 16 липня 1999р. Обов’язковими реквізитами документа є:

назва документа;

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Є цілий ряд документів, в яких виправлення не допускаються. До них, наприклад відносяться, касові, банківські документи, бланки суворої звітності та інші. Бланки суворої звітності – це документи, виготовлені на спеціальних бланках таким чином, щоб у них не можна було зробити підчисток або помарок. За їх збереженням і використанням встановлюється суворий контроль.

В тих документах, в яких дозволяється виправлення помилок, неправильний запис закреслюють тонкою рискою (щоб можна було бачити закреслене), зверху пишуть правильні дані та завіряють їх підписом осіб, що оформили документ.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та за недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Рух документів з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до використання для бухгалтерських записів і передачі на зберігання в архів називається документооборотом.

Документи складені не в бухгалтерії після виконання господарських операцій передають до бухгалтерії в порядку і строки визначені головним бухгалтером. В бухгалтерії всі документи підлягають бухгалтерському опрацюванню, метою якого є підготовка документа до наступних записів в облікові регістри. Бухгалтерське опрацювання документів полягає у:

перевірці (документи перевіряються по формі, по змісту та арифметично);

розцінці (таксуванні) (проставлення у відповідних графах документів ціни і суми, тобто грошової оцінки натуральних показників);

групуванні (об’єднання однорідних за змістом документів у групи і запис в нагромаджувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі);

контируванні (зазначення кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів).

Документи зберігаються в бухгалтерії, як правило, до кінця звітного року, після чого здаються в постійний архів підприємства. В архіві документи зберігаються протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.