ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ОТЧЕТА

Репутация и престиж контрольно-счетного органа зависят во многом от качества подготавливаемых им отчетов, в том числе и отчетов по результатам проведенного аудита эффективности. На основании этих отчетов депутаты законодательных (представительных) органов власти, пресса и общественность оценивают работу сотрудников контрольно-счетного органа. Поэтому они должны отвечать самым высоким требованиям с точки зрения содержания и формы подачи информации. При подготовке отчета о результатах аудита эффективности членам группы проверяющих необходимо помнить:

- о конечном применении отчета;

- о задачах, поставленных перед контрольно-счетным органом, который призван способствовать повышению уровня подотчетности органов исполнительной власти, министерств, ведомств, служб и агентств и внедрению передовых методов работы государственного аппарата.

Необходимо также помнить, что отчет о результатах аудита эффективности составляется с целью содействовать положительным изменениям в работе государственного сектора, должен быть легко доступен для понимания, отличаться четкостью и ясностью изложения. Это означает, что содержащаяся в отчете информация должна быть:

- ясной и конкретной;

- изложена простым языком, чтобы те, кто читает данный отчет, могли понять, с какой целью он подготовлен;

- убедительной и имеющей важное значение для тех, кто читает данный отчет;

- достоверной, объективной и включать сведения о мерах, предпринятых руководством проверенной организации, министерства или ведомства с целью устранения выявленных недостатков, и примерах отличной работы этой организации, министерства или ведомства;

- важной, т.е. она должна касаться только существенных вопросов.

Методика СП РФ, подчеркивая, что «отчет по результатам аудита эффективности должен быть полным, точным, объективным, убедительным, ясным и лаконичным», разъясняет указанные понятия следующим образом.

Полнота информации.Отчет должен содержать достаточный объем материалов и доказательств, необходимых для обоснования результатов аудита и обеспечивающих адекватное и правильное понимание содержащейся в них информации, а также отвечать требованиям, предъявляемым к структуре отчета. Точность информации. Для того чтобы отчет был точным, необходимо, чтобы представленные доказательства были правдивыми, а сделанные выводы находились в строгом соответствии с ними. Точность отчета нужна для того, чтобы убедить читателя в достоверности и надежности информации, содержащейся в отчете. Любая неточность в отчете может вызвать сомнения в обоснованности всего отчета и отвлечь внимание от его содержания. Отчет должен включать только ту информацию, выводы и заключения, которые подтверждаются надлежащими и соответствующими фактическими данными и доказательствами в актах и рабочих документах проверяющих. Если проверяющие используют информацию, которая представляет важное значение для выводов и заключений аудита, но она не проверялась, об этом следует указать в отчете. При этом нельзя делать заключения и давать рекомендации, основанные только на такой информации.

Объективность информации. Отчет должен быть сбалансирован как по содержанию, так и по тону. Доказательства, представленные в отчете, следует излагать в такой беспристрастной форме, чтобы они могли убедить читателей в достоверности сделанных заключений и выводов. В отчете не должно быть преувеличения и излишнего подчеркивания выявленных недостатков. При описании недостатков следует также приводить объяснения ответственных должностных лиц проверенных организаций, включая их мнения относительно тех трудностей и проблем, с которыми они сталкиваются в своей работе. Тон отчета должен быть таким, чтобы побуждать должностные лица проверенных организаций к принятию необходимых решений и действий в соответствии с выводами и рекомендациями по результатам проверки. Хотя выводы в отчете должны быть четкими и обоснованными, следует избегать формулировок, которые могут вызывать у руководства проверенных организаций желание защищаться или противостоять тем, кто их проверял. Поэтому в отчете внимание должно акцентироваться не на критике недостатков в деятельности проверяемой организации, а прежде всего на необходимости и рекомендациях по ее улучшению.

Убедительность информации. Для того чтобы отчет был убедительным, нужно, чтобы результаты проверки соответствовали конечным целям аудита, выводы были аргументированы, а заключения и рекомендации логически следовали из представленных фактов. Приводимая информация должна быть достаточной, чтобы убедить читателей признать обоснованность и пользу выводов, разумность заключений и выгоду от внедрения рекомендаций. Отчеты, составленные таким образом, позволяют привлечь внимание ответственных должностных лиц к вопросам, которые требуют принятия с их стороны решений и способствуют устранению выявленных недостатков.

Ясность информации. Отчет должен быть написан простым языком, чтобы его было легко читать и понимать. Если в тексте используются какие-либо технические или специальные термины, незнакомые сокращения, они должны быть объяснены. Для того чтобы содержа­ние отчета было ясным и понятным, изложение фактов и формулирование заключений и выводов должно осуществляться в логической последовательности. В тексте отчета следует выделять наиболее важные вопросы и ключевые предложения, использовать названия и заголовки, а также при необходимости наглядные средства (фотографии, таблицы, графики и т.п.).

Лаконичность информации. Лаконичность требует, чтобы объем отчета не превышал разумных пределов, учитывая масштабы и характер проведенной проверки, и составлял, как правило, не более 20 страниц. При изложении материала следует избегать ненужных повторений, а также учитывать, что излишество подробностей отвлекает внимание от наиболее важных положений отчета и даже может исказить поставленные цели и реальные результаты проверки и тем самым ввести читателя в заблуждение.

ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕ СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

Отчет, подготовленный по результатам проведенного аудита эффективности, должен ясно и четко описывать следующие компоненты:

- цели и характер данного аудита, период времени, который он охватывает, и масштабы аудита, включая любые ограничения;

- профессиональные стандарты, применявшиеся в ходе данного аудита;

- программы или направления деятельности, являвшиеся объектом проверки, с указанием обязанностей и функций соответствующих руководителей;

- критерии, применявшиеся для целей данного аудита, и любые разногласия с руководством проверенного объекта, касающиеся приемлемости этих критериев;

- заключения, сделанные по итогам аудита;

- рекомендации по устранению выявленных недостатков (данное положение не является обязательным для всех записок, подготавливаемых по итогам аудита);

- замечания руководства объекта проверки (если они представлены), включая запланированные меры по устранению недостатков, выявленных в результате проверки, и любые разногласия;

- выводы, сделанные по результатам аудита и касающиеся каждой из целей, которые преследовал данный аудит.