Деловая корреспонденция

Бланк фирмы – это её представительская бумага, по оформлению которой клиенты могут судить о солидности фирмы, её положении в деловом мире

Современные требования к информационному обеспечению предполагают , что в бланке кроме названия фирмы должны присутствовать её организационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс

Главная деталь фирменного бланка – логотип фирмы, служащий своеобразным отличительным признаком от бланков других фирм.

В едином стилевом оформлении с бланком должен быть и фирменный конверт, на котором также воспроизводится логотип фирмы.

Визитная карточка (визитка) – облегчает общение, неназойливо напоминает о деловом человеке. Просматривая свою визитницу её обладатель вспоминает о нужных ему людях, продолжает с ними деловые контакты.

Визитная карточка представляет собой прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом чётко и красиво отпечатаны фамилия, имя хозяина, а также другие сведения, которые он бы хотел сообщить.

Для визитной карточки повседневного пользования лучшим считается формат 120х120 мм. При этом адрес размещается слева вверху, а под ним фамилия.

Шрифт визитных качеств должен отвечать следующим требованиям:

Легко читаться

Предпочтителен чёрный текст на белом фоне

Бумага должна быть слегка тонирована

Визитные карточки используются следующим образом: карточка остаётся у собеседника после очной или заочной встречи; карточка должна не только содержать те сведения, которые необходимо о себе оставить, но и содействовать поддержанию имиджа дарителя.

Культура делового общения включает в себя и такой элемент, как деловая переписка, представляющая собой одну из форм управления фирмой. Деловая корреспонденция поступает на фирму в виде писем, телеграмм, телефонограмм, факсовой и иной связи. Подразделяется на входящую (получаемую фирмой) и исходящую (формируемую непосредственно сотрудниками фирмы).

Существуют два вида писем:

- официальные деловые письма

- деловые письма личного характера

Деловые контакты с зарубежными и отечественными партнёрами всегда начинаются с делового письма, в котором излагаются предложения о сотрудничестве и проведении переговоров.

Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Первая страница не нумируется, остальные нумеруются начиная со второй арабскими цифрами.

Для отделения одного абзаца от другого каждый новый абзац печатается через 3 – 4 интервала

Письмо должно быть написано грамотным языком, без словесных излишеств, но в то же время убедительно и доходчиво.

Письмо должно быть написано в двух экземплярах. Копия остаётся у отправителя и хранится в исходящей переписке.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

- достоверность и объективность изложения

- полнота информации

- краткость изложения

- исключение повествовательного стиля

- нейтральность тона изложения

- логическая оценка фактов и ситуаций

Структура делового письма (Россия)

- вначале даётся предельно краткое введение в тему или историю вопроса, которому посвящено письмо

- излагается суть требуемого или предполагаемого решения

- приводится убедительная мотивация

- формулируется цель написания письма

Виды писем:

Рекомендательное письмо – при устройстве на работу

Благодарственное письмо – для поддержания хороших деловых отношений с партнёрами. Общепринято выражать благодарность за оказанное гостеприимство в течении недели после отъезда

Письмо – просьба – напоминает заявление, подаваемое в то или иное учреждение. Стиль такого письма должен быть предельно краток.

Сопроводительное письмо – когда требуется дополнительное разъяснение к каким – то документам

Пи сьмо – напоминание – если не удаётся установить контакт по телефону

Письмо – запрос – состоит из двух частей: изложение сути вопроса и формулировка собственного запроса, на который ожидается ответ

Письмо – предложение – отправляют другой фирме с целью заинтересовать её предложениями или убедить принять какие – то условия деятельности

Письмо – подтверждение – при получение фирмой документов и материальных ценностей

Письмо – приглашение

Письмо – поздравление

Коммерческое письмо – запрос и ответ на него; предложение и ответ на него

Письмо – отказ – важно соблюсти нормы этики и сохранить о себе хорошее впечатление.

Имиджевая реклама призвана представить фирму в выгодном свете, раскрыть весь спектр предлагаемых услуг.

Добиться психологического воздействия рекламы можно, если её текст будет правдив, но при этом облачён в обвораживающую форму.

Помните, текст рекламного объявления читается в 5 раз реже, чем заголовок.

Электронные средства делового общения:

1. Факс – наиболее распространённый аппарат связи. При подготовке документа, отправляемого по факсу, учитываются особенности той или иной модели аппарата, влекущие за собой определённые ограничения.

2. Модем

3. Сотовый телефон