Деловые переговоры.

Любая деловая встреча требует тщательной подготовки. Заранее оповещаются все предполагаемые участники и разъясняются цели встречи.

Приходить принято точно в согласованное время.

Визитёр, прибыв на встречу, называет секретарю своё имя и сообщает о времени назначенной встречи с тем или иным должностным лицом.

К делу надо подходить сразу же и. не теряя времени, чётко и ясно сказать, с каким вопросом связан визит к данному лицу.

Переговоры – это совместная деятельность, направленная на разрешение некоторых общих проблем, стоящих перед сторонами.

Любые переговоры несут в себе два элемента: содержательный – это то, о чём идёт речь на переговорах; процессуальный – методы ведения переговоров, их подготовки, построения взаимодействия с партнёром.

Функции переговоров:

1. Принятие решений о совместной деятельности

2. Информационная – обмен взглядами без принятия решений, которое считается невыгодным или преждевременным

3. Коммуникативная – установление новых связей и деловых контактов

Подготовка к переговорам начинается с анализа той проблемы, которую выносят на обсуждение во время встречи с партнёрами.

Предметное поле переговоров – принятое обеими сторонами предложение.

Элементы переговоров:

- проблемы, рассматриваемые участниками переговоров

- интересы, на которых сосредотачиваются обе стороны, но не позиция, поскольку цель переговоров состоит не в отсутствии высказанных позиций, а в достижении задуманных целей.

- варианты , взаимовыгодные для обеих сторон и способные привести к единственно правильному решению

- достигнутые результаты.

При разработке предложений учитываются индивидуальные особенности личности партнёра – национальные, культурные, психологические и возрастные.

Анализ принимаемых решений целесообразно начинать с общих интересов и моментов, а уж далее выходить на определение общей зоны решения проблемы.

Коммерческий анализ – это всегда продумывание возможных вариантов в решении какой – то предпринимательской задачи.

Для того, чтобы встреча с руководителем зарубежной фирмы прошла успешно, полезно заранее получить всю возможную информацию о фирме.

-Когда и кем основана

- в каких странах распространена её деятельность

- в каких сделках имеет особый успех

- Каково её финансовое положение

Способы ведения переговоров:

- Открытый – одна из сторон информирует другую о своей точке зрения без сравнения с её позицией

- закрытый – ведение дискуссии, в процессе которой важные позиции остаются по ряду соображений нераскрытыми; нередко основная линия переговоров остаётся в стороне, и дело, пу сути, идёт к их срыву

- подчёркивание общности взглядов сторон на проблему – партнёры указывают на то, что их объединяет. Это облегчает ведение переговоров и применяется тогда, когда стороны действительно желают добиться конкретных положительных результатов

- подчёркивание различий – стороны акцентируют внимание на том, что их разъединяет; этот способ применяется тогда, когда стороны настроены на срыв переговоров, реализуется знанием слабых сторон партнёра и его противоречивых позиций.

Субъектами переговоров являются лица, которые реализуют данный переговорный процесс, роли которых расписаны и предопределены сценарием, постановкой и режиссурой данного действа.

Представители обоих сторон должны соответствовать следующим требованиям:

- иметь полномочия для ведения переговоров и интерес к предмету переговоров

- обладать необходимыми знаниями

- Учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны

- уметь доверять другой стороне.

Успех переговоров формируется в ходе их подготовки.

Подготовка включает в себя:

- определение сферы обоюдных деловых интересов

- формирование взаимных деловых отношений

- выполнение организационных мероприятий

- разработка общей концепции и переговорной позиции, содержащей несколько вариантов решений и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовка переговоров.

1.По организационным вопросам:

- составление программы приёма

- формирование делегации

- определение места и времени переговоров

- составление повестки дня каждого заседания

- согласование с заинтересованными делегациями

2.Составление программы приёма.

- порядок встречи делегации

- преподнесшие цветов и сувениров

- размещение в гостинице

- деловая часть программы (беседа, встречи, переговоры)

- совместные обеды, банкеты

- посещение объектов производства и культуры

- проводы.

3.Содержательная подготовка

- проведение анализа проблемы и диагностики ситуации

- проведение внутренних переговоров

- определение переговорной позиции

- формулирование предложений

- подготовка инструкций

Главой делегации должен быть человек, ориентирующийся:

1. Предмете переговоров

2. Экономических и юридических аспектах соглашения

3. Технологии ведения переговоров

Принятие группового коллективного решения:

1. Незаметное решение возникает как бы само по себе

2. Авторское решение принимается авторитетным лицом

3. Решение меньшинства когда у малой группы есть своё решение. А у других членов коллектива его вообще нет

4. Компромиссное решение

5. Решение большинства

6. Решение взаимопонимания – результат дискуссии , а не голосования

7. Единодушное решение

После проведения переговоров (совещания):

- контролируются выполнение решений, принятых группой

- используются готовые формы для составления протоколов

- участникам совещания рассылаются протоколы совещания и памятки

- контролируются рабочие группы, ненужные расформировываются и создаются новые.

Проведение переговоров на своей территории

Сценарий деловых переговоров:

1. Определение темы для обсуждения сторон

2. Постановка вопроса об условиях предполагаемой сделки

3. Обсуждение данного вопроса

4. Поиск приемлемого решения

Формирование атмосферы доверия сторон друг к другу:

1. Психологическая подготовка (подарки, цветы)

2. Снятие сильных эмоций

3. Формирование атмосферы признания сторонами законности спорных вопросов

4. Создание обстановки доверия

Этапы проведения деловых переговоров:

1. Выявление предмета обсуждения

2. Оценивание значимости контракта

3. Проводится предварительная независимая экспертиза

4. Определяется собственная позиция

5. Формулируется отношение к позиции другой стороны, исходя из принципиального равенства взглядов и воззрений.

Технология ведения переговоров:

1. Выявление позиции каждой стороны

2. Выработка стратегии ведения переговоров

3. Тактические приёмы

Достижение формального согласия выражается в ряде элементов:

1. Письменное предварительное соглашение (договор, контракт)

2. Детализация процесса выполнения контракта (соглашения, договора)

3. Процедура контроля

4. Механизм выполнения обязательств

При переговорах с зарубежными партнёрами часто бывают необходимы услуги переводчика. От квалификации переводчика зависят атмосфера на переговорах и в конечном счёте их успешное завершение.

Прощание - заключительный аккорд переговоров. Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех – и для уходящих, и для остающихся. По истечении отведённого для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись.