Интерфейс MS Access 2007

Отдельные компоненты баз данных, которые используются для хранения и представления информации, называются объектами. СУБД Access работает со следующими объектами:

- таблица — набор данных по конкретной теме. Данные табли­цы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов);

- запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информа­цию, которая соответствует определенному условию и нужна для решения конкретной задачи;

- форма используется для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Форма позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, и представить ее в требуемом виде, представляет собой бланк, подлежащий заполнению;

- отчет служит для отображения или печати любого набора дан­ных, оформленных соответствующим образом;

- макрос — набор, состоящий из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы используются для автома­тизации часто выполняемых задач;

- модуль — это набор описаний инструкций и процедур для организации программ на языке Visual Basic для приложений (Visual Basic for applications, VBA).

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули сохраняются в общем файле базы.

Таблица — это базовый объект MS Access, все остальные объекты являются производными и создаются на основе ранее подготовлен­ных таблиц.

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, за­полнять таблицу данными), надо этот объект создать (создать таб­лицу).

Каждый объект MS Access имеет свое имя. Длина имени любого объекта (таблицы, запроса и т. д.) — не более 64 произвольных сим­волов. В имя могут входить пробелы и русские буквы.

С каждым объектом предусмотрены два режима работы:

- режим конструктора, когда создается или изменяется макет либо структура объекта (например, структура таблицы);

- оперативный режим — просмотр, изменение, выбор инфор­мации.

Вфайл базы данных входит еще один объект, имеющий собствен­ное окно - Схема данных, которое предназначено для создания, просмотра, изменения и разрыва связей между таблицами. Эти связи по­зволяют контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Запуск MS Access

Для запуска MS Access можно использовать меню Пуск систе­мы Windows и с помощью мыши выбрать команду Программы, а за­тем — Microsoft Access 2007. В случае отсутствия Microsoft Access в меню Программы выберите Microsoft Office и в его подменю найдите команду Microsoft Access 2007.

После запуска MS Access на экране появляется начальное окно для работы с программной Приступая к работе с Microsoft Office Access. В этом окне следует выбрать один из трех предлагаемых параметров: открытие существующей базы данных, создание новой (пустой) базы данных, в которую затем могут быть добавлены таблицы, формы, отчеты и другие объекты, или создание базы при помощи од­ного из шаблонов. Шаблоны баз данных содержат набор взаимосвя­занных таблиц, а также формы и отчеты без внесенной информации.

Открытие базы данных

Для открытия БД необходимо в окне Приступая к работе с Micro­soft Office Access выбрать имя базы данных в области Открыть послед­нюю базу данных. Если требуемой базы данных нет в списке, то следу­ет вызвать диалоговое окно Открытие файла базы данных с помощью пункта Другие, а затем найти и выбрать необходимый файл.

На экране появится окно базы данных, обеспечивающее доступ к уже созданным объектам БД и возможность создавать новые объекты.

MS Access — многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных, и ее окно является главным окном в приложении MS Access, а его закрытие означает за­крытие соответствующего файла (с расширением *.accdb). Главное окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запросы, формы, от­четы и т. д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно.

Главное окно MS Access

Как уже было сказано, после запуска MS Access на экране появля­ется окно Приступая к работе с Microsoft Office Access с наименовани­ем «Microsoft Access» в строке заголовка. В нем показано, с чего можно начать работу. Например, можно создать новую пус­тую базу данных, создать базу данных с помощью шаблона или от­крыть одну из последних баз данных. Можно также перейти на Web-узел Microsoft Office Online для получения дополнительных сведений о приложении Access 2007 или нажать кнопку Office, чтобы открыть существующую базу данных через меню.

При открытии базы данных в верхней части главного окна появ­ляется лента, которая содержит ряд вкладок с командами.

В Office Access 2007 основные вкладки команд: Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группы связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса. Выбрав одну из вкладок, можно увидеть до­ступные в ней команды. Например, если открыть таблицу в режиме таблицы и нажать кнопку Форма на вкладке Создание в группе Фор­мы, приложение Access 2007 откроет вкладку Формат.

Главное окно открытой базы данных MS Access помимо ленты содержит область переходов, вкладки документов, строку состояния и рабочее поле.

В предыдущих версиях доступ к командам MS Access осущест­влялся через строку меню, которая находилась в верхней части экра­на и содержала меню текущего окна. Задать команду можно было как с помощью мыши (выбрав имя соответствующего меню и в нем стро­ку с нужной командой), так и с клавиатуры (нажав клавишу <Alt> и клавишу буквы, подчеркнутой в нужном пункте меню).

Большую часть окна MS Access занимает рабочее поле, на котором в процессе работы с базой данных будут появляться таблицы, запро­сы, формы, отчеты и другие объекты.

Строка состояния расположена внизу Access-окна. В ней появ­ляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состоя­нии системы. С помощью элементов управления в строке состояния можно быстро переключать различные режимы просмотра активно­го окна. При просмотре объекта, который поддерживает изменение масштаба, можно регулировать степень увеличения или уменьшения с помощью ползунка в строке состояния. Когда система готова вы­полнить команду пользователя, в этой строке присутствует сообще­ние Готово.

Если будет выделена какая-то команда или опция, то вмес­то сообщения о готовности появ­ляется короткий пояснительный текст, разъясняющий назначение выбранного элемента.

Область переходов

При открытии имеющейся или создании новой базы данных име­на объектов базы данных появля­ются в области переходов. При со­здании новой базы данных список объектов пуст.

В этой области осуществляют­ся все операции обработки входя­щих в базу объектов.

Например, чтобы добавить строку в таблицу в режиме таблицы, следует открыть таблицу из области переходов. Для открытия объек­та базы данных (таблицы, формы, запроса или отчета) надо дважды щелкнуть по интересующему объекту или щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте и выбрать команду в контекстном меню. В диало­говом окне Параметры переходов можно выбрать параметр объектов одним щелчком.

Вкладки документов

Для отображения объектов базы данных в MS Access 2007 исполь­зуются вкладки документов.

Отключение и включение вкладок осуществляется путем настрой­ки параметров Access. Для этого в левом верхнем углу MS Access 2007 нажмите кнопку Office а затем нажмите кнопку Параметры Access. Откроется одноименное диалоговое окно. В левой облас­ти выберите пункт Текущая база данных. В разделе Параметры прило­жений в группе Параметры окна документа установите переключатель Вкладки. Отметьте или сбросьте флажок Вкладки документов. Снятие флажка отключает вкладки документов.

Создание базы данных

Для создания новой базы дан­ных в окне Приступая к работе с Microsoft Office Access в централь­ной области окна щелкните по значку Новая база данных. В от­крывшейся области Новая база данных укажите имя базы данных в поле Имя файла.

Для выбора места сохранения базы данных нажмите кнопку Открыть.

В появившемся стандартном диалоговом окне в списке Папка выберите папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных. Нажмите кнопку ОК, а затем — кнопку Создать.

Создав файл, MS Access раскроет пустое окно базы данных, и в этом окне можно проводить все операции — создавать и манипули­ровать объектами БД.

Работа с базой данных

В окне открытой базы данных находится перечень всех существу­ющих объектов БД: таблиц, запросов, отчетов и т. д. С окном любо­го объекта (дочерним окном) можно работать в оперативном режиме (вводить, редактировать или просматривать данные, создавать запро­сы, отчеты и т.д.) или в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы, структуру запросов).

Сохранение базы данных

Любой созданный объект, окно которого находится на экране, можно сохранить точно так же, как это делается с файлами: нажав кнопку Office и выбрав команду Сохранить или Сохранить как.

Следует различать две группы операций в MS Access:

- создание, открытие и закрытие файла базы данных (файла с расширением accdb, а в предыдущих версиях — с расширени­ем mdb);

- манипуляции с объектами Access: команды Сохранить и Сохранить как... применяются автономно к каждому открыто­му объекту БД (таблице, запросу и т. д.).

2. Создание таблиц

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы дан­ных. Для этого необходимо на ленте выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть по кнопке подходящего варианта создания таблицы. Структура таблицы может быть создана с использованием шаблонов режима таблицы или в режиме конструктора.

Режим конструктора предоставляет наиболее широкие возмож­ности по определению параметров создаваемой таблицы.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, задается тип данных каждого поля и их размер. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей вводятся в клетках столбца Имя поля окна конс­труктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов с учетом пробелов, за исключением точки, восклицательного знака и квадрат­ных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле. Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно ис­пользовать следующие типы:

- Текстовый — для текстовой информации и чисел при отсут­ствии математических расчетов (до 255 символов);

- Поле MEMO — для хранения произвольного текста, коммен­тариев (до 64000 символов);

- Числовой — при выполнении над данными математических операций;

- Денежный — специальное числовое поле, которое использует­ся для финансовых операций;

- Дата/время — тип данных, предназначенный для хранения информации о дате и времени (даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно);

- Счетчик — специальное числовое поле, в котором MS Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи;

- Логический — может иметь только одно из двух допустимых значений: Да или Нет;

- Поле объекта OLE — используется для ввода в поле OLE-объ­екта (например, электронной таблицы MS Excel, рисунка, графика, документа MS Word и т. д.).

По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

В столбце Описание вводятся комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальней­шем. Если это поле содержит какие-либо данные, то они выводятся в строку состояния.

Определение свойств поля

В нижней части окна конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы. Каждый тип данных связан с вполне опреде­ленным набором свойств. Например, поля данных текстового и чис­лового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат поля с логическим типом данных задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Оно использу­ется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отлич­ное от названия соответствующего поля.

Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохра­нить. Для сохранения структуры таблицы:

1. Установите курсор на вкладку созданной таблицы и щелкните правой кнопкой мыши, в раскрывшемся списке выберите команду Сохранить.

2. Если таблица еще не сохранялась, то нажмите кнопку Office и в меню выберите команду Сохранить как. В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы в соответствующее поле.

3. Нажмите кнопку ОК.

4. Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автомати­ческого создания ключа нажмите кнопку Да.

3. Ввод и редактирование структуры таблицы Ввод данных

Ввод записей осуществляется в режиме работы с таблицами. Пере­ход к табличному представлению БД осуществляется в области перехо­дов. Для выбора соответствующей таблицы необходимо дважды щелк­нуть левой кнопкой мыши на имени интересующей вас таблицы.

В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение дан­ных в режиме таблицы.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную о ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши <Enter> или <Tab>. При окончании ввода данных в последнее поле записи MS Access сама переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

Редактирование данных таблицы

Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной, так и с частичной их заменой.

Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редак­тируемой ячейке так, чтобы все ее содержимое было высвечено в ин­версивном виде, а затем ввести новую информацию.

Частичную замену данных можно осуществить двумя способами:

- во-первых, щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования;

- во-вторых, используя клавиши, переместиться в нужную ячей­ку, а затем нажать функциональную клавишу <F2>.

Удаление записи

Для удаления записи ее необходимо выделить (щелкнуть по об­ласти маркировки записи) и либо нажать клавишу <Del>, либо на вкладке ленты Главная в группе Записи выполнить команду Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.

Сохранение данных

В MS Access изменения сохраняются автоматически при следую­щих действиях:

- переход к следующей записи;

- закрытие режима таблицы или формы.

4. Создание связей между таблицами

После создания таблиц, относящихся к различным аспектам базы данных, необходимо установить схему связей между типами элемен­тов данных, хранящихся в таблицах. Установленные взаимосвязи позволяют создавать запросы, формы и отчеты, в которых выводятся данные из нескольких таблиц одновременно.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпа­дающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве слу­чаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ дру­гой таблицы.

Первичный ключ — это одно или несколько полей (столбцов), ком­бинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний ключ — это одно или несколько полей (столбцов) в таб­лице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в дру­гой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда толь­ко одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении «один-ко-многим» главной является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отноше­нии. Таблица со стороны «многие» является подчиненной. Связую­щее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в пер­вичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице Б, и наоборот. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, являю­щихся внешними ключами таблиц А и Б.

При отношении «один-к-одному» каждая запись таблицы А мо­жет иметь не более одной связанной записи в таблице Б, и наобо­рот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть по­мещена в одну таблицу.

Чтобы установить связи, необходимо активизировать на ленте вкладку Работа с базами данных и в группе Показать или скрыть вы­брать команду Схема данных. Откроется одноименное диалоговое окно.

Используя команду Отобразить таблицу на ленте в группе Свя­зи, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне.

Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и перетащите это поле на связываемое поле другой таблицы. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Это дей­ствие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Изменение связей необходимо определить связываемые поля, щелкнув в правой части клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка. От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, кото­рый отображается в этом же окне.

Для того чтобы удалить связь между таблицами в окне Схема дан­ных, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на этой связи и в по­явившемся контекстном меню выбрать команду Удалить.

На этом формирование базы данных можно считать законченным.

5. Работа с базой данных

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или за­проса. Чтобы упростить просмотр, ввод и изменение данных в таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Одна форма может содержать данные из многих таблиц, благодаря чему обеспе­чивается возможность ввода данных в разные таблицы и, наоборот, в одну таблицу с разных рабочих мест. Макет формы можно сделать похожим на бумажный первоисточник: заявление о приеме, бланк регистрации, больничный лист и другие документы, используемые для сбора данных, подлежащих вводу в БД.

Создание формы с помощью инструмента Форма

В области переходов выберите таблицу или запрос с данными, ко­торые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание в группе Формы выберите коман­ду Форма.

Будет создана форма в режиме макета, что позволяет внести изменения в структуру фор­мы с одновременным отображени­ем данных. Например, при необхо­димости можно изменить размер полей в соответствии с данными.

Создание формы с помощью мастера

Мастер форм является наибо­лее простым и наглядным методом разработки форм, позволяющим задавать набор полей для отобра­жения в форме, изменять их рас­положение, добавлять заголовок в режиме конструктора. Кроме того, можно указать способ группиров­ки и сортировки данных, а также включить в форму поля из несколь­ких таблиц или запросов при условии, что между этими таблицами и запросами заранее заданы отношения.

Для создания формы с помощью мастера необходимо на вкладке Создание в группе Формы щелкнуть на раскрывающейся кнопке Дру­гие формы, а затем в списке выбрать команду Мастер форм Выполняйте инструкции на страницах мастера форм:

1. На первом шаге мастера в раскрывшемся списке выберите источник данных — таблицу Пациенты, а затем — поля, которые будут использоваться в создаваемой форме, и нажмите кнопку Далее.

Примечание. Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из пер­вой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите шаги для выбора другой таблицы или запроса и щелкните на всех дополнительных полях, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

2. Второй шаг определяет выбор внешнего вида формы. В по­явившемся окне выберите интересующий вас вариант и нажмите кнопку Далее.

3. На третьем этапе работы мастера следует выбрать стиль, кото­рый будет применен для дизайна создаваемой формы. Для этого в открывшемся окне укажите требуе­мый стиль и нажмите кноп­ку Далее.

4. Четвертый этап предпола­гает задание имени новой форме (по умолчанию имя формы совпадает с назва­нием таблицы-источни­ка). В открывшемся окне при необходи­мости введите новое имя формы и оставьте выбран­ным по умолчанию пере­ключатель Открыть фор­му для просмотра и ввода данных.

5. Для завершения работы мастера нажмите кнопку Готово.

В результате будет получена многостраничная форма, в которой отображаются сведения о пациентах.

Конструктор формы

Режим конструктора используется для усовершенствования гра­фического оформления формы, созданной с помощью мастера. Что­бы вызвать режим конструктора для формы, необходимо:

1. В области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени формы и в контекстном меню выбрать команду Конструктор.

2. Форма будет отображена в режиме конструктора, и автомати­чески появится вкладка ленты Конструктор.

Форма имеет три раздела и несколько различных элементов управления:

- Заголовок формы — используется для размещения заголовка;

- Область данных — это центральная часть формы, в которой выводится информация из таблиц или запросов, а также назва­ние полей и их содержимое;

- Примечание формы — этот раздел служит для размещения полезных советов, адресованных пользователю, и любой дру­гой полезной информации.

Создание формы при помощи инструмента Разделенная форма

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и таблицы. Эти два представления связаны с одним источником данных и синхронизированы друг с другом. При выделе­нии поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части фор­мы (при условии, что источник записей допускает обновление, а па­раметры формы не запрещают такие действия).

Чтобы создать разделенную форму, надо выполнить следующие действия:

1. В области переходов выберите таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, или откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

2. На ленте выберите вкладку Создание и в группе Формы щелк­ните на значке Разделенная форма.

Создание формы Несколько элементов

Форма Несколько элементов позволяет отображать сразу несколь­ко записей и предоставляет широкие возможности ее настройки. Для создания формы:

1. В области переходов щелкните на таблице или запросе, кото­рые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создание в группе Формы щелкните на значке Несколько элементов.

Форма будет отображена в режиме макета, что позво­ляет вносить в нее изменения при одновременном отображении дан­ных. Например, можно изменить размер полей в соответствии с дан­ными, добавить графические элементы, кнопки и другие элементы управления.

Добавление новых данных в режиме таблицы или формы выпол­няется так:

1. Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2. Щелкните на поле, которое требуется заполнить, введите дан­ные и нажмите клавишу <Таb> или клавиши <!>, <"> для перехода к следующему полю.

3. В конце записи нажмите клавишу <Таb> для перехода к следу­ющей записи.

Поиск, сортировка и фильтрация данных

MS Access предоставляет широкий спектр возможностей для по­иска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команд поиска, фильтрации, сортировки, со­здание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в базе данных явля­ется использование команды Найти (вкладка Главная, группа Найти, кнопка Найти). Поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение поряд­ка просмотра записей в таблице.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определенных записей таблицы используется фильтрация.

Поиск записей

Существуют четыре способа поиска конкретной записи.

- Переход по записям обычно по одной за шаг, в таблице, форме, запросе или отчете.

- Поиск представляет собой задание условия (выражения поис­ка) и оператора сравнения (например, «равно» или «содер­жит») и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие усло­вию, — нет, хотя и остаются видимыми.

- Фильтр предполагает задание условия и операторов сравне­ния. При использовании фильтра отображаются записи, удов­летворяющие заданным условиям.

- Запрос позволяет осуществлять пользовательские поисковые запросы, применять пользовательские фильтры и сортиро­вать записи. Запросы могут быть сохранены и использоваться повторно.

Переходы по записям

Для перехода по записям можно использовать кнопки перехода (рис. 3.107). В зависимости оттого, какая кнопка нажимается, можно осуществлять переход к первой, предыдущей, следующей, последней или к новой записи.

Кнопки перехода: 1 — первая запись; 2— предыдущая запись; 3 — текущая запись; 4 — следующая запись; 5 — последняя запись; 6 — новая (пустая) запись; 7 — индикатор фильтра; 8 — поле Поиск

Кнопка индикатора фильтра показывает применение фильтра. Если фильтр не применен, она отображает значение Без фильтра. Для применения последнего использованного фильтра щелкните на ней, когда она отображает значение Без фильтра.

Если выбрать поле Текущая запись, то можно ввести номер запи­си и нажать клавишу <Enter> для перехода к этой записи. При вводе текста в поле Поиск по мере ввода каждого символа первое совпада­ющее значение выделяется в режиме реального времени.

Поиск

Для поиска записи в режиме таблицы или формы необходимо в области переходов базы данных дважды щелкнуть на имени объек­та, в котором будет производиться поиск. Далее выполните следу­ющее:

1. Выберите поле поиска.

2. На вкладке Главная в группе Найти выберите команду Найти.

3. В диалоговом окне Поиск и замена в строку Образец введите по­следовательность символов, которую надо найти.

4. В раскрывающемся списке Совпадение укажите вариант: С начала поля, если данные, по которым ведется поиск, известны целиком; С любой частью поля, если поиск ведется по фрагменту данных, который может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

5. Установите область и направление поиска.

6. Щелкните на кнопке Найти. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке Найти далее.

7. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашива­ет, намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.

8. Щелкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно.

Сортировка записей

Для выполнения быстрой сортировки данных в таблице или форме:

1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.

2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная.

Создание фильтра в таблице или форме

Для отбора записей, которые удовлетворяют некоторым услови­ям, MS Access позволяет устанавливать фильтры.

Существуют три вида фильтров, которые являются самыми про­стыми способами отбора записей: фильтр по выделенному, фильтр по форме и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному и исключение выделенного определяют вы­вод всех записей, имеющих одинаковое значение выделенного поля. Для применения фильтра необходимо:

1. Открыть таблицу или форму.

2. Убедиться в том, что к объекту не применен фильтр (на вклад­ке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры, если она доступна).

3. Перейдите к записи и щелкните на поле, по которому будет
устанавливаться фильтр (например, данные о пациенте по
фамилии Фролов).

4.На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажми­те кнопку Выделение и выбе­рите фильтр, который хоти­те установить.

Фильтр по форме создает пус­тую форму или таблицу, в которую вводятся значения для отображе­ния интересующих записей.

1. Откройте интересующую форму или таблицу.

2. В группе Сортировка и фильтр вкладки Главная нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Изменить фильтр. Откроется пустая форма в режиме формы или одна строка таб­лицы в режиме таблицы.

3. Поместите курсор в интересующее поле и щелкните левой кнопкой мыши. При этом раскроется список, содержащий все значения, имеющиеся в данном поле.

4. Выберите значения, которые будут использоваться в качестве фильтра.

5. Щелкните на кнопке Применить фильтр.

Используя данный метод, можно создавать фильтры для отобра­жения записей, одновременно удовлетворяющих нескольким вы­бранным условиям.

Расширенный фильтр позволяет ввести сложные условия фильтра­ции с сортировкой по возрастанию или убыванию по нескольким по­лям одновременно.

В режиме работы с таблицами в группе Сортировка и фильтр выбе­рите команду Дополнительно > Расширенный фильтр. В появившемся окне укажите все параметры интересующих записей, на­чав с указания поля, для которого нужно установить условия.

1. Перетащите выбранное имя поля в первую ячейку строки Поле бланка фильтра или из предложенного в строке Поле бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.

2. В ячейку Условие отбора введите с клавиатуры соответству­ющее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы:

- — соответ­ствует любому количеству букв, цифр или других символов,

- ? — соответствует любому текстовому символу,

- # — соответ­ствует любой цифре,

- [...] — соответствует любому единичному символу из заключенных в скобки.

3. Нажмите клавишу <Enter>. Microsoft Access добавит к вашему критерию недостающие символы (кавычки — для текста, знак # — для даты и т. д.).

4. Щелкните на кнопке Применить фильтр.

5. Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Дополнительно > Очистить все фильтры.

Удаление с экрана лишних данных

Для удаления с экрана лишних данных (полей), а также выполне­ния операции копирования и вставки для столбцов, не являющихся соседними:

- одного столбца — установите в него курсор, а затем на вкладке ленты Главная в группе Записи нажмите кнопку Дополнительно и в списке команд выберите команду Скрыть столбцы;

- нескольких столбцов, а также восстановления их отображе­ния — на вкладке ленты Главная в группе Записи нажмите кнопку Дополнительно и в списке команд выберите команду Отобразить столбцы.

Примечание. Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме формы.

Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после приме­нения фильтра.

Для сохранения изменений отображения столбцов следует вы­брать команду Сохранить в меню кнопки Office.

Фиксация столбцов

Для того чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке:

1. Выделите эти столбцы.

2. На вкладке ленты Главная в группе Записи нажмите кнопку Дополнительно и в списке команд выберите команду Закрепить. (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой коман­ды фиксируется столбец, содержащий курсор.) Новые зафик­сированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее. Зафиксированные и незафиксированные столбцы раз­деляются более яркой линией. Для отмены фиксации столб­цов следует выбрать команду Освободить все столбцы в списке команд кнопки Дополнительно.

6. Создание запросов Виды запросов

В Access имеется мощное средство обработки данных в связанных таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соот­ветствующую указанным требованиям, — запрос.

Запрос — это объект базы данных, допускающий многократное использова­ние, который представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.

С помощью MS Access могут быть созданы следующие типы за­просов:

- запрос на выборку осуществляет выборку данных, соответствую­щих указанным условиям отбора, из одной или нескольких таблиц. Результат выполнения такого запроса — это набор записей, который отображается в режиме таблицы;

- запрос на изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запросы на добавление записей, на удаление записей, на создание таблицы, на обновление;

- перекрестный запрос — это таблица, в которой данные упо­рядочены по двум категориям. Заголовки строк и столбцов результирующей таблицы перекрестного запроса определяются на основании значения полей, а не их названий;

- запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Выражения в запросах

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляе­мых полей в запросах используются выражения. Выражения пред­ставляют собой формулы, по которым вычисляются необходимые значения. Различают арифметические и логические выражения.

Выражения могут состоять из следующих элементов:

- литералов;

- операторов;

- констант;

- идентификаторов;

- функций.

Литерал — это точное значение, которое MS Access использует именно в том виде, как оно вводится. При записи литерала приме­няются специальные символы-ограничители, которые указывают на тип данных литерала.

Если литерал — число, то он вводится без ограничителей. Напри­мер, 465.8.

Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя " или '. Например. "Иванов" или 'Иванов'.

В литералах типа «дата» используется ограничитель #. Например, #12/11/12#.

В случае литерала типа «поле» или «элемент управления» вводятся ограничители [ ]. Например, [Фамилия].

Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения.

Выделяются следующие группы операторов:

1) арифметические: * (умножение), + (сложение), — (вычита­ние), / (деление), ^ (возведение в степень);

2) соединение частей текста &, например, = [Фамилия] & " " & [Имя];

3) сравнения: < (меньше), <= (меньше или равно), > (больше), >= (больше или равно), = (равно), <> (не равно);

4) логические: And (И), Not (Нет), Or (Или);

5) операторы SQL:

- Like — для использования логики замены в выражениях;

- In — для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

- Between ... And — для выбора значений из определенного интервала.

Константа — это неизменяемая величина. К наиболее часто ис­пользуемым константам относятся Null (соответствует полю, не со­держащему значений или символов), Истина, Ложь.

Идентификатор — это имя, введенное в выражение для резерви­рования места под значение, которое хранится в поле или элементе управления. На основе использования идентификаторов можно со­здавать выражения, которые используют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключают­ся в квадратные скобки [ ]. Например, [Дата] относится к значению поля Дата таблицы Пациенты.

Функция — это специальное имя, которое используется для вы­полнения какой-либо операции и может применяться в выражениях. В MS Access встроено несколько десятков функций. Аргументы функ­ции должны заключаться в круглые скобки ( ). Скобки могут быть опущены только при нулевом аргументе. Примерами функций, ис­пользуемых при построении выражений в запросах, могут служить:

- Avg() — вычисление среднего значения данных определенного поля;

- CountO — определение количества записей, отобранных по условию;

- Sum() — суммирование значений определенного поля;

- Мах() — вычисление максимального значения поля;

- First() — определение первого значения в указанном поле записей, отобранных запросом;

- Last() — определение последнего значения в указанном поле записей, отобранных запросом;

- Var() — вычисление коэффициента вариации значений данно­го поля для всех записей, отобранных запросом.

Запрос на выборку

Существует несколько режимов создания запроса. Для создания нового запроса на выборку в режиме конструктора:

1. На вкладке Создание в группе Другие необходимо нажать кнопку Конструктор запросов. После выбора режима на ленте появится вкладка Конструктор, инструменты которой исполь­зуются при работе с запросами, и диалоговое окно Добавление таблицы для выбора таблиц, которые будут служить источни­ком данных при создании запроса.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кноп­ку Добавить после каждого выбранного имени таблицы.

3. После добавления последнего объекта нажмите кнопку Закрыть, в результате появится окно запроса.

Окно запроса состоит из двух областей. В верхней части окна за­проса указаны таблицы, включенные в запрос, и связи между ними. Нижняя область разбита на столбцы — по одному столбцу на каждое поле, включаемое в запрос. В столбцах указываются имя поля, имя таблицы, которой принадлежит данное поле, флажок, отмечающий необходимость вывода результатов запроса на экран, и строка усло­вия отбора.

Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:

1. В строке Поле щелкните в правой части ячейки на стрелке, указывающей вниз, и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос выполняется по полям из разных таблиц, то сначала щелкните в строке Имя таблицы и укажите нужную таблицу, что позволит ограничить список полей в строке Поле. Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, отобразите их имена в свободных ячейках строки Поле.

2. Проследите за тем, чтобы в строке Вывод на экран был отмечен флажок.

3. В строке Условие отбора введите критерии выбора. (Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов могут быть использованы операторы: > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (Выражение1) and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат.) Для ввода условия выборки можно исполь­зовать окно Построитель выражений (кнопка Построитель на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса или команда Построить контекстного меню).

4. Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования. Для этого нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как... и в открывшемся диалоговом окне введите имя запроса.

5. Для выполнения запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке ленты Конструктор в группе Результаты.

Сортировка блоков данных в запросе

Блоки данных в запросе могут быть отсортированы алфавитным или числовым способом в возрастающей (А-Я, 0-9) или убывающей (Я-А, 9-0) последовательности по содержимому отдельных полей. Можно одновременно производить сортировку по содержимому не­скольких полей (до 10):

1. Щелкните мышью в строке Сортировка того столбца (поля), по которому необходимо произвести сортировку.

2. Укажите способ сортировки.

Создание запроса с параметром

Запрос с параметром представляет собой запрос на выборку с пред­ложением пользователю ввести значение параметра.

Запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предпола­гается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос, и все эти запросы хранятся в БД, пара­метрический запрос позволяет создать и хранить один-единственный запрос и вводить условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат. В качестве па­раметра может быть любой текст, смысл которого определяет значе­ние данных, выводимых в запро­се. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне.

В случае, когда значение вы­водимых данных должно быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле Условие отбора бланка запроса перед па­раметром, заключенным в квадратные скобки, ставится соответству­ющий знак.

Можно также создавать запрос с несколькими параметрами, кото­рые связываются друг с другом логическими операциями И и ИЛИ. В момент запуска запроса на выполнение MS Access отобразит на эк­ране диалоговое окно для каждого из параметров. Помимо определе­ния параметра в бланке запроса необходимо указать соответствую­щий ему тип данных.

Для создания запроса с параметром:

1. Откройте существующий запрос на выборку в режиме кон­структора.

2. В строку Условие отбора для поля, в котором устанавливает­ся параметр, введите в квадратных скобках текст сообщения для пользователя (например, [Введите диагноз пациента] или [Введите фамилию пациента]). Введенный текст в диалоговом окне Введите значение параметра послужит подсказкой, какую информацию надо ввести.

3. В группе Показать или скрыть на вкладке ленты Конструктор выберите команду Параметры, а затем в появившемся окне Параметры запроса введите без квадратных скобок параметр и укажите соответствующий ему тип данных.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. В группе Результаты нажмите кнопку Выполнить 1. В появив­шемся окне укажите значение параметра.

6. Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовлетворяют заданному значению параметра.

Вычисления в запросах

Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведе­ния итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. MS Access проверяет введенные выражения и автоматически вставляет следую­щие символы:

- квадратные скобки ([...]), в них заключаются имена элементов управления;

- знаки номеров (#), в них заключаются распознанные даты;

- кавычки (""), в них заключается текст, не содержащий пробе­лов или знаков пунктуации.

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем.

Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так:

Имя вычисляемого поля:

Выражение для создания вычисляемого поля

Например: Время лечения:[Дата выписки]-[Дата поступления].

Для создания вычисляемого запроса необходимо:

1. Создать запрос на выборку, основанный на таблице.

2. В режиме конструктора добавить еще один столбец с вы­ражением, по которому будут проводиться вычисления. Для этого поместите курсор в ячейку Поле пустого столбца бланка запроса.

3. Введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в квадратные скобки, и какой-либо арифметической или другой операции.

4. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием Выражение1, используемым в качестве имени вычисления выражения.

5. В режиме конструктора запроса измените имя Выражение 1 на Время лечения.

6. Нажмите кнопку Выполнить в группе Результаты.

Для того чтобы ввести сложные вычисления, используйте окно Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки По­строитель в группе Настройка запроса вкладки ленты Конструктор либо командой Построить контекстного меню.

Построитель выражений облегчает создание выражений, позво­ляя выбирать его составляющие элементы (арифметические опера­ции, встроенные функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т. п.) при помощи кнопок и списков.

Запрос на создание таблицы

Данный тип запросов следует применять, например, для архи­вирования старых блоков данных или сохранения резервных копий таблиц:

1. Создайте новый запрос на выборку и проверьте его коррект­ность, перейдя в режим таблицы.

2. Вернувшись в режим конструктора, выберите в группе Тип запроса команду Создание таблицы.

3. В появившемся окне введите имя новой таблицы и нажмите кнопку ОК.

4. Выполните запрос.

Запрос на добавление записей

С помощью этого типа запроса блоки данных одной таблицы (все или отобранные запросом) можно поместить в конец другой таблицы:

1. Создайте новый запрос на выборку тех блоков данных, кото­рые будут добавлены в некоторую таблицу, и проверьте его корректность, перейдя в режим таблицы.

2. Вернувшись в режим конструктора, выберите в группе Тип запроса команду Добавление.

3. В появившемся окне введите имя таблицы, к которой нужно присоединить данные, и нажмите кнопку ОК.

4. Выполните запрос.

Запрос на удаление записей

С помощью данного типа запроса можно удалить из базовой таб­лицы группу блоков данных, отобранных по определенным критери­ям. При этом следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту операцию нельзя отменить:

1. Создайте новый запрос на выборку удаляемых блоков данных. Отбор блоков данных выполняется в соответствии с заданны­ми в строке Условие критериями.

2. Проверьте корректность сформулированных условий, перейдя в режим таблицы.

3. Вернувшись в режим конструктора, выберите в группе Тип запроса команду Удаление.

4. В появившейся строке Удалить установите дополнительные критерии отбора.

5. Выполните запрос.

7. Составление отчетов

Отчет — это эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализа форме. Отчеты мож­но создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета со­храняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей базы данных.

При создании отчета MS Access оперирует только с одной табли­цей или запросом. Если в отчете необходимо объединить информа­цию из нескольких таблиц или запросов, то прежде надо создать но­вый запрос с интересующими данными.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов.

Создание отчетов с помощью мастера

Мастер отчетов позволяет выбрать группировку и сортировку по­лей в отчете, ориентацию печатной страницы, расположение полей на странице и стиль оформленного отчета.

Для этого:

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите команду Мастер отчетов.

2. В появившемся окне щелкните на кнопке, указывающей впра­во, чтобы переслать необходимые поля в список Выбранные поля, или щелкните на кнопке с двойной стрелкой, чтобы переслать все поля.

3. Выбрав все нужные поля из первого объекта базы данных (из таблицы или запроса), выберите, если необходимо, следую­щий объект в раскрывающемся списке Таблицы и запросы.

4. Закончив выбор полей, щелкните на кнопке Далее.

5. Если необходимо, выберите уровни группировки данных. Щелкните на кнопке Далее.

6. Выберите поля, по которым будет происходить сортировка, и укажите порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Щелкните на кнопке Далее.

7. Выберите макет отчета: ориентацию печатной страницы, метод выравнивания полей. Щелкните на кнопке Далее.

8. Выберите нужный стиль оформления и щелкните на кнопке Далее.

9. Введите текст заголовка отчета и укажите, будет ли отчет открываться в режиме макета или в режиме конструктора. Щелкните на кнопке Готово.