Классификация регистров по внешней форме

По внешней форме учетные регистры могут быть свободны­ми листами, карточками и книгами.

Свободные листы изготавливаются в типографии на от­дельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (например: журнал-ордер, ве­домость и т.п.), указание периода, на который рассчитан учет­ный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных за­писей. Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и поэтому могут заполняться не­сколькими работниками одновременно.

Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны по использованию.

Карточки по существу похожи на свободные листы, изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Они используются, как правило, для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитически счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета).

В отличие от свободных листов карточки применяются на ограниченных участках учетной работы. В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей (складского учета). Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.

Существуют различные формы карточек:

- контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторам, подотчетными лицами и т.д.

- карточки количественно-суммового или суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Для хранения карточек и удобства использования применяются картотеки. Карточки располагаются в картотеках в порядке указанных на них шифре счетов, открытых на этих карточках.

Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Вследствие этого расположение отдельных частей страниц книг остается неизменным. Листы учетных книг от начала и до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.

Обязательные реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

В настоящее время книги в учетной практике используются ограниченно. Основной недостаток книг заключается в том, что они затрудняют разделение учетного труда, так как с каж­дой книгой может одновременно работать только один чело­век; они непригодны для автоматизации учета, требующей сво­бодных учетных регистров, неудобны в работе из-за своей гро­моздкости.

Достоинства книги в том, что переплет – надежное средство сохранности листов с учетными записями от различного рода потерь и злоупотреблений.

В настоящее время книги в качестве учетных регистров в ос­новном используются для учета денежных средств – кассовая книга.