Повестка дня и регламент

§ В начале совещания зачитывать повестку дня и получать её одобрение участниками совещания

§ Формулировать цели собрания

§ Заблаговременно договориться с одним из участников кратко изложить основные вопросы повестки дня

§ Делать вступления по всем вопросам повестки дня

§ Информировать опоздавших о проделанном

§ Обсудить все пункты повестки дня за отведенное время

§ Следить за соблюдением регламента

§ Закрыть совещание

§ Оценить ход совещания после его завершения

Обсуждение

§ Выбрать выступающих.

§ Поощрять к активному участию всех присутствующих.

§ Задавать подходящие вопросы для выявления и прояснения точек зрения

§ Поощрять высказывание различных точек зрения

§ Подвести итоги дискуссии

§ Помогать выступающим не отклоняться от темы

§ Прекращать обсуждение

§ Предлагать способы улаживания конфликтов.

§ Принятие решения и голосование.

§ Искать области согласия

§ Назначать ответственного за реализацию согласованных решений

Правила

Этапы совещания

Три этапа: 1) ориентировочный; 2) этап принятия решения; 3) контроля.

Этап ориентировочный

По отношению к проблеме требуется:

1. Сформировать цель и тему дискуссии.

2. Установить время дискуссии.

3. Показать значимость проблемы.

4. Добиться единого понимания проблемы всеми участниками дискуссии

По отношению к группе:

1. Познакомить участников дискуссии друг с другом.

2. Ориентировать всех на принятие коллективного решения.

3. Создать доброжелательную деловую атмосферу, способствующую свободным высказываниям каждого участника.

По отношению к каждому участнику дискуссии:

1. Побудить к активности каждого.

2. Активизировать пассивных участников группы (предложить высказаться).

3. Оказывать помощь выступающим.

Содержание задач на этапе принятия решения

По отношению к проблеме требуется:

1. Собрать максимум предложений.

2. Подводить частные итоги.

3. Держаться в русле проблемы.

По отношению к группе:

1. Поддерживать высокую активность.

2. Подводить частные итоги.

3. Держаться в русле проблемы.

По отношению к каждому участнику дискуссии:

1. Уделять максимум внимания каждому.

2. Понять каждого.

3. Сохранять беспристрастность.

Этап контроля

По отношению к проблеме требуется:

1. Провести подведение итогов, выводов, обозначить спектр решений.

2. Сравнить итог с поставленной целью.

3. Если проблема не исчерпана, то найти подход к дальнейшему решению.

По отношению к группе:

1. Принятое решение должно быть коллективным.

2. Сохранять деловую доброжелательную обстановку. Несмотря на возможную конфронтацию мнений, подчеркнуть важность разных подходов для общего решения.

По отношению к каждому участнику дискуссии:

Добиться, чтобы у каждого участника ( у большинства) осталось чувство удовлетворённости от участия в дискуссии. Этого можно добиться, если руководителю удалось создать равенство влияний членов дискуссии независимо от их официального статуса на производстве.

ТЕМА 26