РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ, СОБРАНИЙ

Для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, собрания. В зависимости от состава участников, периодичности проведения и характера обсуждаемых вопросов, они делятся на:

· диспетчерские (ежедневные);

· еженедельные;

· ежемесячные собрания, заседания;

· конференции;

· пленумы, симпозиумы и т.д.

Есть выражение: «Хочешь сократить длительность совещания - не жалей времени на его подготовку».

1. Крупные совещанияпроводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.

Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), меловая доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д.

Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.

Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.

Организационное обеспечение участников совещания:

· регистрация;

· размещение;

· транспортное обеспечение;

· питание;

· культурно-массовые мероприятия;

· снабжение канцпринадлежностями;

· оснащение помещения техническими средствами.

2. Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя.

Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания:

· оповещает участников совещания;

· осуществляет контроль за их своевременной явкой;

· выясняет и докладывает руководителя о причинах отсутствия участников на совещании;

· обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания;

· после окончания совещания приводит в порядок кабинет.

3. Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен:

· заранее подготовить для него нужные документы;

· отпечатать текст доклада;

· своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

4. Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами.

О каком протоколе пойдет речь?

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

· и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),

· и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.