Специфические законы социальной организации

Каждая организация представляет собой маленькое общество со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Она имеет свои историю, культуру, технологию и персонал.

Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения, можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации. Особенное - это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, в ее реакции на действие того или иного закона.

В теории организации принципы оптимизации деятельности имеют две направленности: принципы организации организаций и принципы организации 90 людей.

Принципы организации организаций: - для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура; - для каждой организации существует минимальный коэффициент полезного действия или эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована или "заморожена"; - для каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда как за счет повышения эмоционального уровня работника, так и за счет большего изобретательства (генерации идей).

Принципы организации людей: - для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой; сопроцессы восприятия и запоминания необходимо приближать к процессу мышления; - для эффективного осмысления нового необходимо иметь больше знаний по данной тематике; любой человек видит в тексте или слышит в беседе ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился; - первичная информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем вторичная; - доходчивость сообщения будет выше при использовании нескольких форм подачи одной и той же информации.

Профессиональное использование законов организации способствует установлению количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они составляют часть управленческой технологии организации

3. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ЕГО СТРАТЕГИЯ

Рассмотрение организационного проектирования требует четкой перспективы, потому что оно вовлекает комбинацию всех элементов организации в процесс наилучшего выполнения стратегии фирмы.

Организационное проектирование — это процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегия, которые приводят к успеху. Процесс проектирования организации не является средством избрания единственного проекта, либо однажды принятым решением. Организации постепенно изменяются и их структуры должны изменяться вместе с ними. Некоторые изменения нарастают происходят в течение сравнительно длительного периода времени; другие изменения являются быстрыми, стремительными. Для обоих типов изменений организация должна приспосабливать свою структуру так, чтобы иметь возможность эффективно продолжать работу. Проектирование организации является важной частью эффективного управления, по крайней мере, по четырем причинам. Во-первых, по мере того, как организация увеличивается в размере, ее структура должна значительно децентрализоваться, чтобы менеджеры могли делегировать власть для принятия решений в те части организации, которые находятся в лучшей позиции для принятия этих решений. Во-вторых, различные виды работ требуют различных подразделений, и эти виды работ постоянно изменяются. В-третьих, организационная структура должна согласоваться с избранной стратегией. При изменении стратегии организации, шансы на успех новой стратегии усиливаются при поддержке организационным проектированием. И последнее. Технология является важной частью любой организации. По мере того, как технология организации изменяется, возникает необходимость информационного изменения. Все эти изменения, базирующиеся на технологии, предполагают необходимость соответствующих изменений в структуре.

Короче говоря, каждый раз, когда меняются подходы менеджеров к принятию решений, организационная структура должна быть модифицирована. Динамизм сегодняшнего управленческого окружения предполагает, что таких изменений будет все больше и они будут более частыми. Поэтому интерес менеджеров в развитии и совершенствовании концепций и методов организационного проектирования будет усиливаться.

Большая часть работы любого менеджера состоит в том, чтобы выявлять и решать различные проблемы. Менеджер постоянно бомбардируется множеством симптомов, которые связаны с организационными проблемами. Далеко не просто решить, какие из этих симптомов требуют модификации структуры или какого-либо иного решения. Однако имеется несколько организационных проблем, которые ясно указывают на необходимость перепроектирования.

Одна такая проблема, которая часто возникает как результат ошибок проектирования, представляет собой конфликт. Особенно, когда это крупномасштабный конфликт между группами отделов. Организационный конфликт базовых целей и задач также является признаком проблем проектирования.

Вторым индикатором проблем проектирования является вовлечение менеджеров в решения, которые принимаются на низших уровнях. Хорошо спроектированная организация должна регулировать большинство проблем, которые возникают на ее низших уровнях. Только когда возникают крупные проблемы, должны вовлекаться высшие уровни управления. Механизмы решения проблем должны быть частью каждой эффективной структуры.

Третьей проблемой, которая сигнализирует о недостатках проектирования, является трудность в координации деятельности различных групп. Такая ситуация может быть результатом различных организационных изменений или просто следствием нормального роста.

Четвертая проблема возникает, когда организация начинает игнорировать критические области своих действий или сокращает свою техническую экспертизу. В этом случае некоторые элементы структуры, вероятно, также нуждаются в корректировке. Подобное игнорирование обычно предполагает, что сферы ответственности не были четко обоснованы. Такая ситуация часто ведет к тому, что организации становятся менее восприимчивыми к возможностям и угрозам, чем это должно быть.

И последняя проблема, которую мы отметим, возникает, когда у членов организации появляется неясность относительно их заданий. Такая ситуация часто приводила к тому, что люди работали много, но непродуктивно. Один из симптомов такого положения заключается в том, что люди спрашивают, на каких целях сконцентрировать их усилия и где получить нужную информацию. Сигналы подобного рода указывают на необходимость более тонкого проектирования, особенно в смысле ответственности.

Осуществление надлежащего организационного проектирования

— это захватывающая и благодарная задача. Создание эффективной организационной структуры означает ее соответствие стратегии компании.

Первое, что рассматривается в процессе организационного проектирования, — это стратегия организации. Хорошо разработанная структура способствует достижению стратегических целей, которые, в свою очередь, должны быть внимательно отобраны, чтобы усилить успешность деятельности организации.

Организационные проекты представляют собой всеобщие планы для организации работы, целей, отношений и решений таким образом, чтобы люди могли лучше использовать свои возможности. Таким образом, высшая цель организационного проектирования состоит в том, чтобы содействовать исполнению целей бизнеса. Небрежно выполненное проектирование может препятствовать лучшему исполнению функций организации. Хорошо управляемая организация характеризуется крепкой связью стратегии, структуры и исполнения.

Исследователи отмечают, что существующие организационные структуры также воздействуют на стратегию. Например, согласно структуре власть дается в руки определенной группе людей, тогда среди членов этой группы наблюдается тенденция формулировать стратегии, которые сохраняли бы их статус. Не обязательно стремиться понять, стратегия или структура вышли вперед, либо что из них оказывает большее влияние, но крайне важно учитывать силу взаимосвязи, существующей между стратегией и структурой.

1. Основные элементы организационного проектирования

Данное нами ранее определение организационного проектирования выделило пять элементов, которые являются центральными пунктами в проектируемых организациях. Рис. 1 наглядно иллюстрирует эти пять элементов и ключевые факторы, которые очерчивают их роль в организационном проектировании.

Рис..1. Ключевые понятия в проектируемых организация

Рис. 16.1 иллюстрирует три важные позиции. Первая, о чем мы только что говорили, — стратегия фирмы имеет большое воздействие на характер структуры организации. Вторая — организационная структура также испытывает влияние трех решающих факторов, внешнего окружения, технологической необходимости осуществлять работу организации и размера организации. И третья — для менеджеров важно обеспечивать «соответствие» среди пяти элементов организационного проектирования, чтобы связь между стратегией и исполнением была достигнута.

Обратимся к краткому рассмотрению основных элементов организационного проектирования и идеи соединения этих элементов воедино.

A. Структура

Иногда термин «организационный проект» используется как синоним термину «структура». На рис. 1 видно, что организационный проект включает в себя больше, чем только структуру, но структура является важным его элементом.

Структура является формальной классификацией частей организации. Эффективная структура разделяет работу организации на уместные подразделения и, в то же время, обеспечивает формальную координацию отношений, которая интегрирует усилия каждого подразделения в общем направлении. Структура организации строится на концепциях координации и специализации, которые были обсуждены в предыдущей теме. Структура привносит в организационный проект определение работы для каждого лица и их формальных связей внутри организационной конструкции. В связи с важностью роли структуры в организационном проектировании, она обсуждается более подробно в соответствующей части раздела.

Б. Задачи

В терминах организационного проектирования, задачами являются те виды деятельности, которые организация должна выполнять особенно хорошо, чтобы обеспечить успешность стратегии и достичь своих целей. Например, для промышленной организации эффективное производство является самой важной задачей. Для фирмы розничной торговли делом первой важности является маркетинг и продажи. Установление основных организационных задач является ключевым шагом в отборе альтернативы проекта.

B. Люди

Люди, которые составляют элемент организационного проектирования, — это не только нынешние работники организации, но и те работники, которые будут наняты в будущем. Этот элемент включает решения о числе людей, которых надо нанять, об уровне их мастерства и возможностей, их личных характеристик и карьерных перспектив.

Г. Системы принятия решений и вознаграждений

Системы решений и вознаграждений предписывают, где и как принимаются решения в организации, направления информационных потоков в организации, чтобы люди могли принимать эти реше- ни я, а также как члены организации вознаграждаются за принятие правильных решений. Системы решений и вознаграждений включают формальные плановые и контрольные механизмы', степень децентрализации, допускаемой в организации, а также измерение исполнения, оценку и системы поощрений.

Д. Неформальная организация и культура

Неформальная организация состоит из личных отношений и средств коммуникации, которые часто необходимы, чтобы обеспечить работу организации, но не являются частью формальной организационной структуры. Организационная культура отражает разделяемые членами организации убеждения, отношения и мнения о компании и ее деятельности.

Неформальная организация и культура являются важной частью общего проекта организации вследствие их влияния на поведение и исполнительность работников. При проектировании организации управление должно принимать во внимание неформальную организацию и превалирующую культуру. Если проект организации противоречит ее культуре, то это крайне нежелательно, так как проект должен быть эффективным. И если проект пытается разрушить часть неформальной организации, то в этом случае также могут возникнуть неблагоприятные результаты.

Из рис. 16.1 видно, что все пять элементов проекта взаимозависимы. Важно, чтобы было достигнуто соответствие и согласованность между каждой парой элементов. Некоторые из таких согласованных пар рассматриваются нами ниже.

Люди/Системы решений и вознаграждений. Организация должна нанимать людей, которые обладают мастерством и способностями, необходимыми для принятия решений, определяемых характером выполняемой работы. С другой стороны, системы вознаграждения должны мотивировать людей на эффективное исполнение своих обязанностей.

Задачи / Люди. Организация должна нанимать людей, которые обладают навыками, необходимыми для выполнения ее важнейших задач.

Задачи / Системы вознаграждений. Известно, что если организация хочет что-то получить, то она должна быть готовой вознаградить за это. Поэтому организации должны так проектировать свои системы вознаграждений, чтобы они фокусировались на усилиях работников именно по выполнению важнейших задач.

Люди / Структура. Структура определяет не только специфические виды работ, которые необходимо делать, но и то, как эти работы распределяются. Люди должны быть в состоянии эффективно функционировать внутри рабочих групп, определенных формальной структурой.

Неформальная организация /Люди. Каждая организация имеет культуру или «свое лицо». Это то, во что работники верят как в организационные ценности. Эффективный проект тот, в котором работники принимают и поддерживают ценности организации.

Задачи / Структура. Технология организации в значительной мере определяет специфику ее важнейших задач. Формальная структура организации должна быть подобрана так, чтобы соответствовать ее технологии.

Хотя приведенные здесь примеры не охватывают всех возможных комбинаций элементов, они проясняют, что успешное организационное проектирование должно учитывать отношения между этими элементами.