Ревизия операций поступления, перемещения и выбытия активов

(основных средств)

При проверке состояния аналитического учёта по местам нахождения основных средств и материально ответственным лицам ревизор выясняет, все ли активы переданы на сохранность, оформлены ли приказы о материальной ответственности лиц, принявших объекты в подотчёт, заключены ли с ними договоры. Проверяется правильность присвоения инвентарных номеров, инвентарный номер, который состоит из двенадцати знаков. Первые три знака обозначают класс (субсчёт), два знака (четвертый, пятый) – подкласс (группу), три знака (шестой, седьмой, восьмой) – тип активов, последние четыре знака порядковый номер предмета в группе. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Так, например, инвентарный номер 010010120001 первые три знака обозначает класс актива, субсчет 010 "Здания", 01- подкласс, группа актива, здания, т. е. здания производственно-хозяйственного назначения, 012- - тип актива, хранилища зерна, фруктов, овощей, 0001- порядковый номер объекта; инвентарный номер 016030130005 первые три знака обозначает класс актива, субсчет 016 "Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь", 03- подкласс, группа - хозяйственный инвентарь,013 тип актива –ковры, 0005 порядковый номер предмета актива.

Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте. Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется к объекту, краской на объекте или иным способом.

Проверке подвергается правильность ведения инвентарных карточек (формы ОС-6,ОС-8,ОС-9). Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов, актами приема – передачи активов и другими документами на приобретение, перемещение и выбытие активов. Регистрационные номера инвентарных карточек сверяют с их описью (Фомы ОС -10), которую ведёт бухгалтерия в одном экземпляре. Такая сверка карточек с их описью позволяет выявить случаи, когда под одним и тем же инвентарным номером числится несколько объектов, или карточки не зарегистрированы.

Проверку поступления активов целесообразно организовать раздельно по видам их поступления, источникам финансирования. Главными видами поступления основных средств в учреждение являются следующее: введение новых зданий и сооружений, реконструкция действующих зданий и сооружений, безвозмездное получение, а также приобретение за плату.

Проверяя операции по поступлению активов в порядке возведения новых зданий и сооружений обращается внимание на правильность составления документов, являющихся основанием для передачи активов в эксплуатацию. При этом имеется в виду, что законченное строительством объекты производственного назначения должны приниматься Государственной приемочной комиссией. Рассматривая акт приемочной комиссии о вводе объектов в эксплуатацию как документ, служащий основанием для зачисления активов на баланс учреждения ревизор обращает внимание на правильность определение инвентарной стоимости объектов, законченных строительством.

По объектам приобретенным за плату, тщательно проверяются акты приема – передачи активов, которые должны составляться комиссиями, назначаемыми руководителем учреждения. Проверяется достоверность подписей членов комиссии на акте приема передачи, техническая характеристика активов, указанная в акте, сверяется с данными паспорта и другой документацией. При этом обращается внимание на возможные замены машин и оборудования на аналогичные, но с большим сроком износа, устаревшие или ранее списанные. Ревизиями выявлялись случаи, когда на основании актов приема – передачи основных средств на учёт принимались разукомплектованные машины и оборудования, дефицитные части которых отсутствуют. В этой связи необходимо убедиться в фактической эксплуатации принятых основных средств и небыли ли они в капитальном ремонте до сдачи в эксплуатацию.

В необходимых случаях целесообразно провести встречную проверку у учреждения, которое передало или продало объект актива.

Проверяется своевременность и полнота отражения поступивших активов в бухгалтерском учёте.

Операции по выбытию активов проверяется сплошным методом. Основными группами по выбытию активов подлежащих проверке являются:

· операции по безвозмездной передаче их другим учреждениям

· операции по ликвидации в связи с их полным износом

· операции по реализации излишних неиспользуемых активов

Проверяя правильность и обоснованность безвозмездной передачи активов одним учреждением другому выясняют, есть ли разрешение от главного распорядителя лимитов, администратора бюджетных программ на передачу объекта. На основании акта приемки-передачи и письменного подтверждения (авизо) принимающего учреждения определяется правильность и своевременность отражения операций в бухгалтерском учёте.

Выбытие активов из эксплуатации из-за полного износа или стихийных бедствий называется их ликвидацией. При проверке таких операций выясняется обоснованность причин ликвидации активов, действительно ли их дальнейшая эксплуатация и модернизация технически и экономически не целесообразны. Одновременно ревизор должен убедиться в компетентности и полномочиях членов комиссии, участвовавших в ликвидации активов. В соответствии с действующим законодательством для определении непригодности объекта к дальнейшему использованию и целесообразности восстановительного ремонта приказом руководителя создаются постоянно действующие комиссии.

Основным документом, подтверждающим фактическую ликвидацию активов, является акт их ликвидации формы ОС-4. В акте необходимо проверить имеются ли обоснованные ссылки на целесообразность или невозможность восстановление объекта, указаны ли причины его выбытия, год изготовления или строительства, дата поступления на предприятие, учреждение, время ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, инвентарный номер, сумма начисленного износа, количество произведённых ремонтов, сумма затрат по ликвидации, сумма вырученная от ликвидации. И другие данные.

Достоверность суммы вырученной от ликвидации активов, проверяется сопоставлением данных расчёта результатов ликвидации объекта, проводимого на оборотной стороне акта ликвидации активов, с данными накладных на оприходывание по складу лома, дров, запасных частей и других ценностей, а также с записями карточек количественно-суммового учёта. При этом проверяется полнота и своевременность оприходывания по документам бухгалтерского учёта запасных частей, получаемых от ликвидации оборудования и различного рода приборов.

Сумма износа при ликвидации проверяется расчётным путём.

При проверке операций по ликвидации активов выясняют, не было ли сокрытия недостающих активов путём списания их как пришедших в негодность; случаев досрочного списания объектов; списание активов не бывших в эксплуатации с последующим их присвоением.