Документальне оформлення надходження товару

З моменту прийняття товару виникає матеріальна. При прийманні товару може бути встановлена недостача (при перевірці ваги нетто чи кількості одиниць у певних місцях) або брак. Тоді приймання припиняється і забез­печується подальше зберігання отриманого товару та повідомляється представник постачальника.

Представник постачальника, який перебуває в одному населеному пункті з аптекою, повинен прибути не пізніше наступного дня після одержання виклику, а якщо товар відноситься до категорії, що швидко псується, - то протягом 4-х годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті, повинен прибути протягом 3-х днів. Якщо у встановлений термін представник не прибув, то приймання товару проводиться

в присутності представника незацікавленої сторони, або самостійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє приймання товару.

Для одержання товару матеріально відповідальним особам видається доручення, яке оформляється на спеціальних бланках, підписується керівником і головним бухгалте­ром. Доручення видається тільки працівникам аптеки. Термін дії доручення - 10 днів.

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосеред­ньо від заводів-виробників або від оптових фармацевтичних посередників, які повинні мати чинні ліцензії на право оптової торгівлі, копії яких додаються до договорів поставки і зберігаються в аптеці.

При відвантаженні товарів постачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби з описом зовнішнього вигляду та відміткою кількісного вмісту діючих речовин, виписує супровідні документи (рахунок-фактуру, товаротранспортну накладну на підставі яких товар в аптеці приймають за кількістю і якістю.

Порядок реєстрації надходження товару у місячному звіті аптеки

Основним документом управлінського обліку в аптеках є звіт про фінансово-госпо­дарську діяльність (місячний звіт),

який є одним із накопичувальних документів і скла­дається з дев’яти розділів:

• І розділ - Реєстр руху грошових коштів та інкасації виручки•

Управление (объединение) ____ ---------- УТВЕРЖДЕНА Аптека N ____________________ |--------| приказом Министерства ---------- здравоохранения СССР от 8 января 1988 г. N 14

Реестр движения денежных средств и инкассации выручки
за ______________ 19__ года

I. Касса

Приход Расход-----------------------------------------------------------------------------| NN | Содержание |Сумма |Корр. | NN | Содержание |Сумма |Корр. ||стр. | записей | |счет | стр. | записей | |счет ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||1. |Остаток на | | |28. |Сдано в | | || | | | | |Госбанк | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||2. |Выручка | | |29. |Сдано на почту | | || |аптеки | | | | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||3. |Выручка | | |30. |Сдано в | | || |апт. | | | |сберкассу | | || |пункт. | | | | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||4. |Выручка | | |31. |Сдано в ЦРА | | || |киосков | | | | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||5. |Выручка | | |32. |Выручка в пути | | || |лотков | | | | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||6. |По чекам из | | |33. |Выплата | | || |Госбанка | | | |зарплаты | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||7. |Получено от | | |34. |-"- пос. | | || |ЦРА | | | |врем./н. | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||8. |От услуг за | | |35. |-"- пенсии | | || |прокат | | | | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||9. |Погашение | | |36. |-"-за лек. | | || |недостач | | | |сырье | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||10. |Возврат | | |37. |-"- за | | || |подотчетных | | | |перечисление | | || |сумм | | | |выручки | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||11. |За тару | | |38. |За квартиру | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||12. | | | |39. |Почтовые | | || | | | | |расходы | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||13. | | | |40. |За | | || | | | | |стройматериалы | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||14. | | | |41. |За прочие | | || | | | | |материалы | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||15. | | | |42. |За топливо | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||16. | | | |43. |За товар | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||17. | | | |44. |За малоц. | | || | | | | |инвентарь до 2 | | || | | | | |руб. | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||18. | | | |45. |За малоц. | | || | | | | |инвентарь свыше | | || | | | | |2 руб. | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||19. | | | |46. |Услуги проката | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||20. | | | |47. |За посуду | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||21. | | | |48. |Продажа тары | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||22. | | | |49. |Излишки | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||23. | | | |50. |Наценки | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||24. | | | |51. | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||25. | | | |52. | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||26. | | | |53. | | | ||------+------------+-------+------+--------+----------------+-------+------||27. | | | |54. | | | ||-------------------+-------+------+-------------------------+-------+------||Итого поступило | | |Итого израсходовано | | ||-------------------+-------+------+-------------------------+-------+------||Всего с остатком | | |Остаток на | | |-----------------------------------------------------------------------------

Оборотная сторона формы N АП-70

II. Ведомость внесенной или переведенной выручки-------------------------------------------------------------| Дата | Сумма | Дата | Сумма | Дата | Сумма ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 1 | | 11 | | 21 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 2 | | 12 | | 22 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 3 | | 13 | | 23 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 4 | | 14 | | 24 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 5 | | 15 | | 25 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 6 | | 16 | | 26 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 7 | | 17 | | 27 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 8 | | 18 | | 28 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 9 | | 19 | | 29 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 10 | | 20 | | 30 | |-------------------------------------------------------------

Кассир (лицо, выполняющее его обязанности)

Руководитель аптеки

Бухгалтер

•

• II розділ - Товарний звіт;

•

• III розділ - Звіт про рух тари та інших матеріальних цінностей-,

•

• IV розділ - Звіт про рух основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних пред­метів;

Управление (объединение) УТВЕРЖДЕНА _________________________________ приказом Министерства
Аптека N ________________________ здравоохранения СССР
от 8 января 1988 г. N 14

Отчет о движении основных средств, малоценных и
быстроизнашивающихся предметов
за _________________ 19__ года-------------------------------------------------------------------------------| NN |Наименование |Инвентарный |Цена | Приход | Расход |Приме- ||п/п | предметов | номер или | |--------------+--------------|чание || | | единица | |коли- |сумма |коли- |сумма | || | | измерения | |чест- | |чест- | | || | | | | во | | во | | ||-----+-------------+------------+------+------+-------+------+-------+-------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 ||-----+-------------+------------+------+------+-------+------+-------+-------|| |Остаток на | х | х | х | | х | х | х || |19__ год | | | | | | | ||-----+-------------+------------+------+------+-------+------+-------+-------|| |Итого: | х | х | х | | х | х | х ||-----+-------------+------------+------+------+-------+------+-------+-------|| |Остаток на | х | х | х | | х | х | х || |19__ год | | | | | | | |-------------------------------------------------------------------------------

Материально ответственное лицо

Бухгалтер (отчет принял и проверил)

• С исправлениями согласен

• V розділ - Лікарська рослинна сировина;

•

• VI розділ - Оборотна відомість по особових рахунках покупців та інших розрахун­ках-,

Аптека N ______________________ УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 8 января 1988 г. N 14

Оборотная ведомость
по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам---------------------------------------------------------------------------------|Наименование | Остаток на _____ | Остаток на ______ | Обороты за мес. ||покупателей, | | | ||организаций |-------------------+-------------------------+-------------------|| |в пользу | за | отпущено |перечислено |в пользу | за || | аптеки |аптекой |(уплачено) |(получено) | аптеки |аптекой ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||1. | | | | | | ||Покупатели: | | | | | | ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||и т. д. до | | | | | | ||конца | | | | | | ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||Итого: | | | | | | ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||2. Прочие | | | | | | ||расчеты | | | | | | ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||и т. д. до | | | | | | ||конца | | | | | | ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||Итого: | | | | | | ||-------------+---------+---------+------------+------------+---------+---------||Всего: | | | | | | |---------------------------------------------------------------------------------

• Составил:

• VII розділ - Реєстр виписаних покупцям (лікувальним закладам та іншим устано­вам) рахунків-фактур на відпущені з аптеки товари-,

•

• VIII розділ - Реєстр роздрібних оборотів;

II. Ведомость внесенной или переведенной выручки-------------------------------------------------------------| Дата | Сумма | Дата | Сумма | Дата | Сумма ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 1 | | 11 | | 21 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 2 | | 12 | | 22 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 3 | | 13 | | 23 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 4 | | 14 | | 24 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 5 | | 15 | | 25 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 6 | | 16 | | 26 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 7 | | 17 | | 27 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 8 | | 18 | | 28 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 9 | | 19 | | 29 | ||---------+---------+---------+---------+---------+---------|| 10 | | 20 | | 30 | |-------------------------------------------------------------

Кассир (лицо, выполняющее его обязанности)

Руководитель аптеки

Бухгалтер

•

• IX розділ - Рух товару в структурному підрозділі.(аптечний

пункт)

•

Записи у місячному звіті робляться на підставі первинних документів, а розрахунок залишків на кінець місяця базується на формулі товарного балансу:

Залишок₁ + Надходження = Видаток + Залишок₂

Підставою для записів у прибутковій частині товарного звіту є рахунки, накладні постачальників, за якими товари та інші цінності надійшли в аптеку і прийняті нею (від­ділами). Всі графи у прибутковій частині звіту заповнюються окремо за кожним прибут­ковим документом на товар в оптовій та роздрібній вартості. При цьому вартість товару оприбутковується в повній сумі товаротранспортної накладної (рахунку), незважаючи на те, що на частину товару може бути складений акт, який відображається в облікових реєстрах. В кінцевому результаті приводяться у відповідність дані про фактичну наяв­ність товарів. Отримані товари, за якими складається акт про псування, бій, оприбутко­вуються за результатами звіту аптеки на позабалансовому рахунку 02 “Активи на відпо­відальному зберіганні” до розпорядження, що з ними робити. Лише в тих випадках, коли в рахунку (накладній) виявлено арифметичну помилку в підрахунку вартості товару при таксуванні, останню дозволяється виправити і оприбуткувати товар за фактичною сумою надходження, повідомивши про це постачальника.

Облік внутрішньоаптечних операцій, які збільшують товарний залишок

Крім реєстрації в хронологічній послідовності товарів, які надходять в аптеку, у при­буткову частину місячного звіту заносять суми, що збільшують запаси товарів, їх зали­шок по аптеці. До таких сум відносяться:

• такса ляборум на лікарські засоби індивідуального виготовлення;

• дооцінки з фасувальних робіт - на підставі довідок, що складаються в кінці місяця працівником, відповідальним за ведення лабораторних та фасувальних робіт;

• вартість води очищеної, яка відпускається населенню, лікувально-профілактич- ним та іншим закладам - на підставі довідок, які складаються в кінці місяця ;

• надлишки товарів, виявлені при інвентаризації, - на підставі актів;

• оприбуткування лікарської рослинної сировини, прийнятої від населення чи заго­товленої працівниками аптеки - відповідно до актів переведення лікарської сиро­вини в товар;

• оприбуткування тари, допоміжних та інших матеріалів, переведених аптеками в товар для наступної реалізації, - на підставі актів.

Вартість наведених операцій облікується у прибутковій частині товарного звіту тільки за роздрібними цінами.

Відображення надходження товару в бухгалтерських рахунках

Відповідно до Плану рахунків у бухгалтерському обліку товарів, що надійшли в аптеку, використовуються рахунки:

• активний рахунок 282 “Товари в торгівлі”, за дебетом якого відображається над­ходження товару, за кредитом - вибуття;

• пасивний рахунок 285 “Торгова націнка”, за кредитом якого відображається збіль­шення суми, за дебетом - зменшення суми.

Кореспонденція рахунків з обліку надходження товару наведена в табл. 1

Таблиця 1

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку надходження товару

Характеристика цін, що використовуються в обліку діяльності аптеки

Основним вимірником у господарському та бухгалтерському обліку діяльності аптек є грошовий. На різних етапах діяльності аптек використовуються роздрібні, оптові, середньооблікові та інші види цін.

При цьому, як видно з даних, наведених у табл. 2, у роботі аптек ширше викорис­товуються роздрібні ціни.

Таблиця 2

Порядок відображення у первинних, накопичувальних і бухгалтерських документах руху товару за різними цінами

Роздрібні ціни на лікарські засоби та вироби медичного призначення встановлю­ються самостійно аптекою на основі даних у супровідних документах (оптово-відпускні та закупівельні ціни) і є важливим фактором надання населенню належного лікарського забезпечення.