Налоговый учет. Для налоговых агентов установлена обязанность вести учет доходов, которые они выплатили физическим лицам

Для налоговых агентов установлена обязанность вести учет доходов, которые они выплатили физическим лицам, а также налогов, удержанных и перечисленных с таких доходов (пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ). Такой учет ведется индивидуально по каждому физическому лицу в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

При этом хранить данные учета необходимо в течение четырех лет (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Формы регистров и порядок их заполнения налоговые агенты должны разработать самостоятельно. При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

- налогоплательщика и его статус;

- вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

- даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;

- реквизиты платежного поручения.

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.

Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению, - их в регистрах налогового учета отражать не нужно. Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.

Следовательно, отражать доход, выплаченный, к примеру, нотариусу, индивидуальному предпринимателю или физическому лицу при продаже имущества, в регистрах налогового учета не требуется.

Так, суды подтверждали, что не нужно вести учет доходов, которые были выплачены:

- нотариусам за оказанные нотариальные услуги;

- индивидуальным предпринимателям за поставленные ими товары, оказанные услуги, выполненные работы;

- победителям лотерей (за исключением стимулирующих), тотализаторов, иных азартных игр

Напомним, что до 2011 г. учет доходов необходимо было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако финансовое ведомство данную форму так и не утвердило. Поэтому налоговые агенты могли использовать либо самостоятельно разработанную форму, либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

При этом налоговые карточки вы могли вести как в бумажном, так и в электронном виде (Письмо Минфина России от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206).

Отметим, что форма карточки 1-НДФЛ была утверждена на 2003 г. и некоторые ее разделы не отвечали требованиям законодательства. Поэтому их нужно было скорректировать с учетом последних изменений Налогового кодекса РФ.