Аналіз причин впровадження мережевої технології

Перший крок аналізу причин полягає у визначенні проблем, які необхідно вирішити. Існує безліч способів, за допомогою яких мережа (або комп'ютер) допоможе вам управляти своєю фірмою ефективніше й одержувати більше прибутку, але це не означає, що ви зможете визначити цю вигоду в грошах. Крім того, потрібно враховувати той момент, що введення нових технологій завжди позитивно позначається на кінцевому результаті. Наприклад, ви зможете показати, що поліпшення зв'язку між відділами прийому замовлень і постачання підвищить об’єм продажів. Після цього ви матимете можливість впровадити нові стимули, які спонукають покупців робити більш значні замовлення. І, незважаючи на те, що зв'язок між мережею і збільшенням обсягу замовлень не завжди очевидний, він, безсумнівно, існує. Під час планування ні в якому разі не намагайтеся ввести нові технології лише заради них самих.

Час від часу ми зустрічаємося з надзвичайно складними проблемами. У цих випадках корисно розділити велику складну проблему на декілька більш маленьких підпроблем. Наприклад, ви звернули увагу, що відділ постачань витрачає два дні на доставку замовлень, що є неприйнятним, оскільки конкуренти роблять це протягом одного дня. Якщо підійти до цього питання звичайним шляхом, то буде дуже складно визначити прийнятне рішення; “ми повинні доставляти замовлення швидше” — це занадто загальне рішення, щоб взяти його до уваги.

Тепер припустимо, що проблема пов'язана з тим, що ваші – бізнес-правила потребують, щоб відділ замовлень записував усі замовлення, що надходять, і перевіряв кредитоспроможність клієнта перед виконанням замовлення. Поки фірма була маленькою і прийом та обробка замовлень проводилися в одній кімнаті, це не викликало особливих проблем. Але в міру росту фірми відділ прийому замовлень перевели до іншої кімнати. Затримка виникає тому, що хтось у відділі замовлення повинен взяти підтверджені замовлення і передати їх далі у відділ постачання (на папері, дискеті або будь-яким іншим способом). Передача інформації відбувається наприкінці робочого дня, так що замовлення виконується наступного дня після його надходження.

Крім розбивки проблеми на більш дрібні, ви тепер маєте основу для ухвалення рішення. Надайте відділу постачання можливість негайно одержувати підтверджені замовлення; цього легко досягти, відправивши підтвердження мережею.

Нижче наводиться декілька загальних проблем бізнесу, які легко вирішити за допомогою мережі.

Потреба в централізованому збереженні даних. Якщо більшості користувачів виникає потреба звертатися до одних і тих самих даних, то, зберігаючи ці дані в одному централізованому місці, можна зменшити кількість помилок. Це стосується не тільки комерційної інформації, на зразок інформації про клієнтів, постачанню товарів, інвентарних і бухгалтерських даних, але й внутрішньої інформації, наприклад, шаблонів документів або робочих поміток. Якщо подібна інформація зберігається й обновлюється в одному загальнодоступному джерелі, то в ній значно рідше зустрічаються помилки. Зниження кількості помилок означає зменшення часу на їх виправлення, поліпшення взаємовідносин клієнтів і службовців, а також підвищення продуктивності.

Необхідність автоматизації. Розсилаючи файли мережею, ви можете автоматизувати виконання деяких задач. Це прискорює обмін інформацією і знижує ймовірність втрати документів. Як зазначалося вище, зниження кількості помилок, допомагає підвищити прибутки. Швидкість обслуговування також важлива, але менше, ніж точність і надійність. Якщо прискорення роботи означає, що ви можете обробляти більше інформації, а це збільшення кількості призводить до підвищення прибутку, то ви можете використовувати “збільшення швидкості” у якості важливої причини для установки мережі.

Потреба в комунікаціях. Часто-густо, поліпшивши взаємозв'язок як між своїми службовцями, так і між службовцями та клієнтами, можна підвищити продуктивність роботи. Якщо прискорення та полегшення зв'язку підвищує продуктивність, то цим не можна нехтувати. Наприклад, якщо ви зможете обслуговувати покупців швидше за конкурентів, то одержите значну перевагу в боротьбі з ними.

Необхідність безпеки. Жодні страхові суми не можуть повністю компенсувати значну втрату інформації. Щоб не допустити великомасштабної втрати даних, ви можете використовувати мережу для автоматизації процедур резервного копіювання; наприклад, щоночі запускатиметься процедура резервного копіювання, яка виключить ймовірність втрати важливої інформації.

Наступний крок в аналізі причин полягає у втіленні проблем бізнесу в конкретну мету. Наприклад, якщо ви не можете дозволити собі підключити до кожного комп'ютера високошвидкісний кольоровий плоттер, то вашим завданням буде “впровадження системи поділу високошвидкісного кольорового плоттера”.

Представлення проблеми у якості мети дає можливість більш точно оцінити результати аналізу. Наприклад, ви можете сказати, що “поділ кольорового плоттера збереже майже тисячу доларів, порівняно з витратами на покупку декількох аналогічних пристроїв, які потрібно було б поставити на кожний стіл”.

За аналогією ви можете поставити перед собою мету — “централізація інформації про надходження замовлень і записів про постачання товарів”. Цю мету можна виправдати, сказавши: “збір інформації на диску сервера допоможе нам наполовину знизити витрати на обслуговування системи збереження даних (збереження записів на папері в одному місці, а не в декількох). Це надає нам можливість виконувати замовлення за один день, а не за два, що призведе до збільшення обсягу продажів, завдяки більш швидкому обслуговуванню клієнтів”.

На цьому кроці не потрібно забувати виписувати все, що може сприяти одержанню додаткового прибутку, і сформулювати проблеми у вигляді мети. Після цього розглядайте комп'ютерну мережу, як ефективний інструмент для їх досягнення.