Ввод и редактирование данных таблицы.

Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. В режиме таблицы данные отображаются в строках и столбцах. Строки (записи) таблицы в зависимости от выполняемых операций помечаются маркерами:

► - маркер текущей операции;

! («карандаш») – маркер редактируемой записи;

Æ - маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме;

*- маркер новой записи.

Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.

Ввод данных осуществляется после установки курсора в поле таблицы. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка данных типов: числовой, денежный, дата/время, логический. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля «Условие на значение». Для ввода в поле текущей записи значения того же поля предыдущей записи следует нажать комбинацию клавиш CTRL+’ (апостроф), для ввода текущей даты – CTRL+; для ввода текущего времени – CTRL+:.

Сохранение введенной записи выполняется автоматически при переходе к другой записи или при закрытии таблицы.

Настройка отображения записей в режиме таблицы

Access позволяет:

Изменить порядок следования полей в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить столбец или группу столбцов и перетащить их в нужное место. Изменение порядка следования столбцов в режиме таблицы не вызывает изменения в структуре таблицы.

Изменить ширину поля. Это можно сделать командой ФОРМАТ/Ширина столбца или перетаскиванием правой границы столбца (указатель мыши должен принять вид крестика с двунаправленной стрелкой ½½®). Если дважды щелкнуть мышью у правой границы столбца, ширина столбца будет выровнена по значению поля.

Изменить высоту записи. Это действие можно выполнить командой ФОРМАТ/Высота строки или перетаскиванием верхней границы строки таблицы. Установленная высота будет применена ко всем записям. Высота строки указывается в пунктах.

Изменить шрифт отображения данных с помощью команды ФОРМАТ/Шрифт.

Столбцы можно скрывать и отображать.

Сортировка записей

Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям. Для этого необходимо установить указатель в поле на уровне любой записи или выделить один или несколько столбцов и выполнить команду ЗАПИСИ/Сортировка по возрастанию (по убыванию)или воспользоваться кнопками панели инструментов.

Для восстановления первоначального порядка расположения записей следует выполнить команду ЗАПИСИ/Удалить фильтр.

Фильтрация записей

Фильтрация – это способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Установить критерий отбора можно с помощью следующих команд:

- фильтр по выделенному;

- исключить выделение;

- изменить фильтр;

- расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному отбирает записи таблицы на основании текущего выделения (выделяется значение поля). Фильтр обладает свойством накопления условий отбора. Условия добавляются одно к другому и образуют итоговый критерий, связывающий условия отбора логической функцией «И». Функция «Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.

Команда Изменить фильтр позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ».

Команда Расширенный фильтр позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». В результате выполнения команды появится окно расширенного фильтра для формирования условия отбора (фактически запроса).

Команда Применить фильтр позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.