Списки и средства их обработки

Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т.д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1) Заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.

2) Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы).

3) Поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при формировании списка, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

Правила формирования списка таковы:

1) Рабочий лист должен содержат только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2) Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3) Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

4) Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

5) Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

6) Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

7) При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

8) В списках можно использовать формулы

Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы. Т.е. для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню ДАННЫЕ. Использование формы данных позволяет:

- добавить записи в список;

- организовать поиск записей в списке;

- редактировать данные записи;

- удалять записи из списка.

Диалоговое окно команды Форма содержит шаблон для ввода и обработки записи, представленный в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует полю записи списка. Значения полей записи могут выводиться в шаблон по-разному:

- если поле содержит значение-константу, то его можно отредактировать, и значение выводится в поле ввода;

- если поле содержит формулу, то в шаблон выводится значение, полученное в результате вычислений. Такое значение не может быт отредактировано с помощью формы данных.

Перед значениями полей в шаблон выводятся имена полей, составленные на основании заглавной строки, а если она отсутствует – на основе первой строки списка.

Перемещение между полями в шаблоне формы осуществляется нажатием клавиши Tab или установкой мышью места ввода в нужное поле ввода.

Добавляемая с помощью формы данных запись всегда вставляется в конец списка. Если необходимо добавить запись в середину списка, необходимо вставить пустую строку в нужное место командой Строки меню ВСТАВКА (вставка всегда осуществляется перед выделенной строкой), а затем отредактировать пустую строку командой Форма меню ДАННЫЕ.

Данные в форме можно редактировать, но только значения, являющиеся константой. Отредактировать поля, содержащие формулы, нельзя.

Существует три способа для поиска записей в списке:

- с помощью командных кнопок Далее/Назад;

- с помощью полосы прокрутки;

- с помощью командной кнопки Критерии.

В последнем случае осуществляется поиск записи, значения полей которой удовлетворяют некоторым условиям. Эти условия представляют собой критерии поиска, задаваемые в окне поиска. Шаблон формы окна поиска содержит имена полей записи и поля ввода для задания критериев. Поиск может осуществляться по значению в одном поле или по значениям нескольких полей.

При задании критериев можно использовать операторы сравнения.

В критериях поиска можно использовать символы подстановки для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию:

* - для указания произвольного количества символов;

? – для указания одного символа.

Поиск записей по заданному критерию осуществляется нажатием на кнопку Далее. Последующее нажатие на эту кнопку или на кнопку Назад позволяет просмотреть се найденные записи в любом направлении. Восстановление доступа ко всему списку осуществляется нажатием кнопки Очистить в окне поиска команды Форма меню ДАННЫЕ.

Сортировка списков – это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется с помощью одноименной команды меню ДАННЫЕ. Excel позволяет упорядочить записи списка по трем столбцам (полям).

Для быстрой сортировки по одному (выделенному) столбцу можно использовать кнопки стандартной панели инструментов. Если список не содержит заглавной строки, то необходимо указать, что будет использовано в качестве меток столбцов. Для этого в области Идентифицировать поля по окна команды сортировки следует выбрать переключатель:

- Подписям - если в качестве меток столбцов использовать данные первой строки;

- Обозначениям столбцов листа – если в качестве меток столбцов использовать заголовки столбцов рабочего листа (А, В, С и т.д.).

Командная кнопка Параметры в окне команды сортировки выводит окно Параметры сортировки, в котором можно

- установить параметр Учитывать регистр, для различия строчных и прописных символов при сортировке;

- указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам;

- задать пользовательский порядок сортировки.

По умолчанию, списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев и т.д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан на вкладке Списки команды Параметры меню СЕРВИС.