Средства форматирования таблиц. Пользовательские форматы. Условное форматирование

Форматирование рабочего листа – это оформление табличных данных, находящихся на рабочем листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия. Форматирование рабочего листа сводится к форматированию его ячеек, т.е. к определению параметров форматирования ячеек рабочего листа. Различают следующие параметры форматирования:

- формат данных;

- формат шрифта. Шрифт – это гарнитура, рисунок цифр и символов;

- выравнивание содержимого ячеек;

- обрамление ячеек. Рамка – это линия, очерчивающая ячейку или выделяющая одну из ее сторон;

- палитра. Палитра – это совокупность используемых для оформления цветов;

- узоры;

- ширина и высота ячеек.

Форматы могут задаваться для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек, до ввода данных или после него. Над форматами можно выполнять действия: применить, копировать, изменить.

Форматирование данных заключается в задании форматов чисел и текста. По умолчанию Excel вводит значения в соответствии с числовым форматом «Общий». Значения отображаются в том виде, в каком они были введены с клавиатуры. При этом Excel анализирует значения и автоматически присваивает им нужный формат, например 100 – число 100, а 10:52 – числовой формат даты и времени.

Выбор формата данных осуществляется на вкладке Число диалогового окна команды Ячейки меню ФОРМАТ. Поле списка Числовые форматы содержит категории форматов.

Для форматирования дробей и чисел с десятичной точкой в форматах используются следующие символы шаблонов:

# - символ указывает, что в данную позицию выводятся только значащие цифры, незначащие нули не отображаются. Например, ###,# 123,46 => 123,5; 0,12=>,1

0 (ноль) – символ указывает на отображение незначащих нулей. Например, #,00 1,2=>1,20; 1=>1,00.

? –при использовании этого символа до или после десятичной точки вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Например, ???,??? 1,2=> 1,2 .

(пробел) - символ указывает на необходимость вставки пробела в качестве разделителя групп разрядов числа. Например, # ### 10000=>10 000

Запятая - как символ определяет положение десятичной точки.

Количество символов шаблона в формате определяет правила округления числа при выводе. Если дробная часть числа содержит больше цифр, чем символов шаблона в формате, то число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству символов в шаблоне. Если целая часть числа содержит больше цифр, чем количество символов в шаблоне, то отображаются все значащие разряды. Если в формате целой части числа представлены только символы #, а число меньше 1, то число начинается с десятичной точки.

В числовом формате можно задавать цветовое представление значений. В этом случае первым элементов в шаблоне должен быть код цвета . Например, [синий]# ##0,00;[красный]-# ##0,00 => все положительные значения будут выведены синим цветом, все отрицательные – красным.

В числовом формате можно задавать формат, используемый только для чисел, удовлетворяющих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения, заключенных в квадратные скобки. Например, [красный][<1000]0;[синий][>1000]0 => все значения, большие тысячи, будут выведены синим цветом, остальные – красным.

Форматы даты и времени

Для форматирования данных типа данных и времени используются следующие символы:

Д – для отображения дней: Д – дни 1 – 31; ДД – 01 –31; ДДД – Пн –Вс; ДДДД – Понедельник – Воскресенье.

М – для отображения месяца: М – 1 – 12; ММ – 01 – 12; МММ – янв – дек; ММММ – январь – декабрь; МММММ – первая буква месяца.

Г – для отображения лет: ГГ – 00 – 99; ГГГГ – 1900 – 9999.

ч – для отображения часов: ч – 0 – 23; чч – 00 – 23.

м – для отображения минут: м – 0 – 59; мм – 00 – 59.

с – для отображения секунд: с – 0 –59; сс – 00 – 59.

0 (ноль) – для отображения долей секунд: ч:мм:сс.00

AM/PM – для отображения двенадцатичасовой системы

[ ] – для отображения интервалов времени. Позволяет выводить значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд.

Форматы могут быть составными, т.е. иметь числовую и текстовую часть. Текстовая часть всегда является последней в формате. Символы шаблона:

“” \ - двойные кавычки или обратная косая черта указывают на необходимость вставки, начиная с позиции шаблона, текстовых символов, следующих за ним в формате. Например, 0,00р.»Излишки»;[красный]-0,00р.»Недостатки»

@ - указывает, что, начиная с этой позиции формата, могут выводиться любые символы (текст);

* - указывает, что, начиная с позиции символа в формате, необходимо многократно вывести символ, следующий за * (пока столбец не окажется заполненным по ширине);

_ - символ подчеркивания, используется для выравнивания содержимого ячейки; вместо него проставляется пробел, по ширине равный следующему за ним символу.

Пользовательские форматы чисел, дат и времени.

Если ни один формат вывода из стандартного набора не устраивает пользователя, он может создать свой пользовательский формат, сохранить его и применять. Пользовательский числовой формат создается путем описания его с помощью символов шаблона для отображения данных: числа, даты, времени, текста. Пользовательский формат может состоять из четырех частей (секций), которые разделяются знаком « ; »:

формат полож.чисел;формат отриц.чисел;формат нулевых знач.;текст

Можно указать пустую секцию, если для данного вида значений формат отсутствует. Для этого следует сразу ввести знак «;«

Условное форматирование - это форматирование выделенных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами. Предназначено для выделения данных. Если данные ячейки удовлетворяют заданным условиям, то к ячейке будут применены установленные форматы.

Критерий условного форматирования состоит из условных форматов. В критерии можно указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:

<что сравниваем> операция сравнения <с чем сравниваем>

Параметр Что сравниваем может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Параметр С чем сравниваем может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.

Операции сравнения кроме всех известных операций содержат также операцию Между - для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра «что сравнивать» и операцию Вне для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра Что сравнивать..

В Excel существует возможность поиска ячеек, имеющих условный формат. Для этого следует:

1). Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат.

2). Выполнить команду Перейти меню ПРАВКА.

3). Выбрать кнопку Выделение.

4). В диалоговом окне Выделение группы ячеек выбрать и установить переключатель Условные форматы.

5). Для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель Всех.

6). Для выделения ячеек листа с теми же условными форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель Этих же.