Обеспечение поиска и фильтрации.

Наиболее часто используемыми операциями над базами данных в Excel является поиск и фильтрация.

Для этого имеется ряд средств, от самых простых до самых сложных.

· Форма данных для поиска и изменения записей списка

· Автофильтр для выборки данных на базе простых критериев

· Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев

Типы критериев.

Поиск и фильтрация данных в Excel осуществляется по критериям.

Под критерием понимается условие, заданное с помощью данных, находящихся либо в таблице, либо вводимых пользователем и некоторых операций, в соответствии с которыми производится фильтрация или поиск искомых данных.

Excel поддерживает несколько типов критериев:

· Критерий на основе сравнения

В данных критериях используются только операторы сравнения

Таблица – Операторы, используемые в критерии на основе сравнения

· Критерий в виде образца-шаблона

Для этого критерия используются символы шаблонов

Таблица – Символы шаблонов

· Критерий на основе множественных условий

Зачастую можно задать критерий с несколькими условиями для выборки данных. В таком случае используется критерий на основе множественных условий с помощью логических операций, описанных в таблице ниже

Таблица – Логические операторы, используемые в критерии на основе множественных условий

· Критерий на основе логических формул

Иногда бывает удобнее воспользоваться более сложными формами критериев. К данным случаям можно причислить задание условий поиска и фильтрации с помощью логических функций, т. е. функций возвращающих либо значение true (истина), либо false (ложь), и вычисляемых выражений, дающих результат в такой форме. При этом допускается создавать условия фактически неограниченного размера и уровня вложенности. Особенностью критериев на основе логических формул является ограничение на их применение в средствах обработки данных — такие критерии допустимы только при использовании расширенного фильтра.

Выражение, определенное таким образом, включается в диапазон критериев.

Такой способ задания критерия очень удобен, ввиду своей компактности, — в одном выражении можно определить условия на все поля.

Средства поиска и фильтрации данных по критерию

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Раньше мы уже говорили, что для поиска и фильтрации данных имеется ряд средств, от самых простых до самых сложных.

· Форма данных для поиска и изменения записей списка

· Автофильтр для выборки данных на базе простых критериев

· Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев

Критерий предназначен, для задания условий поиска/фильтрации данных в списке. Excel располагает очень гибким набором средств разной сложности для фильтрации/поиска данных, позволяющим наиболее целесообразно решать фактически любые задачи подобного рода.

Форма данных для поиска и изменения записей списка

Для того чтобы воспользоваться формой данных для поиска в списке:

· Определить нужный список

· Меню-Данные-Форма

· В ДО «Форма» команду Критерии

· В полях ввода задать критерий поиска

· С помощью кнопок Назад и Далее выбрать нужную запись, если критерий соответствует несколько записей

· Отредактировать нужную запись

· Нажать кнопку Закрыть для окончания работы с формой

Автофильтр для выборки данных на базе простых критериев

Средство автофильтрации, или автофильтр, позволяет произвести фильтрацию данных в списке очень простым и легким в использовании методом.. При этом строка заголовка базы данных преобразуется в группу выпадающих списков, позволяющих задать условие фильтрации для каждого из полей.

Автофильтр производит скрытие строк, не удовлетворяющих критерию, что очень удобно для представления данных и их распечатки. Однако стоит помнить, что Excel скрывает при этом всю строку, и данные, находящиеся слева и справа от списка могут стать недоступными после фильтрации списка.

Для выполнения автофильтрации необходимо:

· Определить нужный список

· Меню-Данные-Фильтр-Автофильтр. После этого строка названия полей изменяется

· Для того, чтобы задать условие фильтрации для поля со списком, необходимо открыть выпадающий список в заголовке поля

· Выбрать в этом списке необходимый способ фильтрации. Данные будут отфильтрованы в соответствии с выбранным вариантом.

Автофильтр позволяет задать несколько вариантов условия фильтрации по полю

Все –Фильтрация по полю отключена. – выводятся все поля

Первые 10… – позволяет осуществлять выбор элементов списка, являющихся наименьшими или наибольшими значениями.

Для этого

· Выбрать в выпадающем списке нужного поля элемент Первые 10 и

· в появившемся ДО Наложение условия по списку в левом выпадающем списке выбрать количество выбираемых записей (от 0 до 500)

· В центральном списке –Наибольших или Наменьших

· В правом выпадающем списке определить способ задания количества нужных записей – в элементах списка или % от количества элементов

Примечание:

С помощью команды Первые 10можно обрабатывать только числовые данные. Использование этой команды с текстовыми данными не дает никакого результата.

Условие.. -позволяет задать сложное (множественное) условие фильтрации в поле списка (пользовательский автофильтр)

Для этого

· Выбрать в выпадающем списке нужного поля элемент Условие..

· В ДО Пользовательский автофильтр задать условия сравнения с помощью выпадающих списков. В левых списках задаются способы сравнения, в правых – значения, с которыми производятся сравнения. С помощью переключателя И или ИЛИ задается способ объединения условий

· И ОК

Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев

Форма данных и Автофильтр сильно ограничены в выборе способов фильтрации/поиска и возможностях задания критериев поиска. В случаях, когда нужно произвести действительно сложный поиск/фильтрацию, следует пользоваться другим средством - Расширенным фильтром

Расширенным фильтром рекомендуется использовать в следующих случаях:

• когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столбцов;

• когда к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора:

• когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Для этого

· Задать критерий для поиска информации, и область извлечения данных если это необходимо

· Меню-Данные-Фильтр-Расширенный фильтр

· В ДО Расширенный фильтр с помощью переключателя поля Обработка выбрать нужный результат: Фильтровать список на месте или Скопироватьрезультат в другое место

· В поле Исходный диапазон указать месторасположение исходного списка

· В поле Диапазон условий указать диапазон критериев

· В поле Поместить результат в диапазон указать диапазон извлечения. Данное поле доступно в том случае, когда установлен переключатель Скопировать результат в другое место

· Установить флажокТолько уникальные записи, еслинеобходимо, чтобы одинаковые записи не повторялись, а выводились только один раз

· ОК