Основные требования организационного этикета.

Составление юридических, документов. Множество этических проблем в организации имеют своим источником неправильно, недостаточно четко или небрежно составленные документы. Поэтому правильная разработка и оформление корпоративных документов являются для юриста одновременно требованием и организационного, и профессионального этикета.

Хорошим тоном при составлении корпоративных документов является соблюдение следующих правил:

1) из текста документа должно быть понятно, каким образом, с помощью каких механизмов и процедур происходит регулирование данной сферы отношений;

2) документ, например должностная инструкция или договор, должен учитывать особенности регулируемых отношений и распространяться на широкий круг отношений;

3) текст документа должен быть логически последовательным и не должен содержать логических ошибок;

4) язык документа должен быть ясным и доступным, формулировки, выражения и термины – точными и лаконичными. Необходимо использовать термины и выражения, знакомые и доступные широкому кругу лиц, но в то же время избегать бытовой, повседневной речи; не следует злоупотреблять специальной юридической терминологией;

5) текст документа должен быть компактным и правильно структурированным на разделы, главы, части, статьи, параграфы, пункты;

6) должна быть соблюдена этичность изложения материала юридический документ не должен содержать оскорбительных или откровенно льстивых, а также унижающих человеческое достоинство слов и выражений недопустимо использовать метафоры, жаргонные и сленговые выражения. Исключением из этого правила являются ситуации, когда в тексте документа необходимо привести цитату. Например, в исковое заявление, связанное с защитой чести и достоинства, может потребоваться включить те оскорбительные выражения, которые были высказаны в отношении заявителя.

Соблюдение требований служебного этикета. От юриста в любой организации руководители и сотрудники ожидают, что он будет образцом в служебных отношениях и будет не только сам выполнять требования служебного этикета, но и требовать их выполнения от других сотрудников. Согласно этим требованиям:

1) необходимо оберегать престиж той организации, где работаешь, отзываться о ней хорошо, соблюдать требования корпоративных документов и этические организационные стандарты: порядочность, ответственность, честность, лояльность, заботу, компетентность, субординацию;

2) нужно поддерживать доброжелательную рабочую обстановку в коллективе, проявлять по отношению к коллегам, клиентам, руководителям вежливость, такт, внимание, уважение, в случае необходимости оказывать коллегам помощь;

3) надо стараться избегать конфликтов, а в случае возникновения конфликтной ситуации конструктивно разрешать конфликт и уметь идти на компромисс;

4) необходимо соблюдать дистанцию в общении с клиентами, коллегами и администрацией и не смешивать личную и деловую жизнь;

5) недопустимо срывать свое плохое настроение на других людях, жаловаться на других людей, на свои проблемы. Если все же «срыв» произошел, необходимо сразу же извиниться. Нельзя обсуждать чью-либо внешность, одежду, фигуру, делиться подробностями личной жизни с коллегами и руководителями;

6) все посторонние дела в рабочее время должны быть полностью исключены;

7) надо всегда здороваться с коллегами и отвечать на их приветствия (делать это достаточно один раз в день);

8) ко всем коллегам, независимо от того, руководитель это или подчиненный, надо относиться с уважением и тактом;

9) надо вставать, если в комнату входит руководитель. Не надо вставать, если входят коллеги;

10) в любом случае нельзя отвечать грубостью на грубость, агрессию, несправедливую или справедливую критику. Если грубость допускает начальник по отношению к подчиненному, то последнему, если он уверен в своей правоте, желательно попросить руководство о личной встрече;

11) нельзя никому делать замечания в присутствии третьего лица – это необходимо делать конфиденциально. В случае критики (обоснованной или необоснованной) желательно не оправдываться, не винить других, не защищаться, а задать нужные вопросы критикующему. Если ошибка действительно была допущена и критика справедлива, хорошим тоном является честное признание данной ошибки;

12) нельзя употреблять жаргонные и сленговые слова и выражения, оскорбительные слова, злоупотреблять специальной терминологией. Надо говорить, соблюдая правила грамматики;

13) недопустимо прислушиваться к чужим телефонным разговорам и рассматривать бумаги на чужом столе.

Для налаживания и поддержания конструктивного делового общения необходимо следовать определенным принципам, а именно:

• принципу истинности, который состоит в том, чтобы преднамеренно не искажать действительность;

• принципу искренности, который состоит в том, чтобы выражать в процессе коммуникации свое истинное отношение |с действительности;

• принципу взаимодействия, который состоит в том, чтобы:

а) предоставлять партнеру ровно столько информации, сколько необходимо;

б) не предоставлять заведомо ложной или недостаточно обоснованной информации;

в) не отклоняться от темы и оперировать только уместной (относящейся к делу) информацией;

г) избегать непонятных выражений, ненужного многословия, неоднозначных выражений;

• принципу вежливости, который предполагает, что партнеры будут соблюдать:

а) «правило такта», согласно которому нельзя нарушать границы личной сферы партнера: например, иногда нельзя спрашивать о цели коммуникации, если она не задана; нельзя затрагивать темы частной жизни, вкусов, личных предпочтений (они считаются опасными, так как могут вызвать напряжение и конфликт).

б) «правило одобрения», согласно которому нельзя осуждать других;

в) «правило скромности», которое требует, чтобы партнеры не принимали в свой адрес чрезмерных похвал, отклоняя их как не отвечающие действительности.

г) «правило согласия», которое предполагает отказ от выяснения истины в том случае, если это выяснение может привести к конфликту партнеров, то есть отказ от истины во имя сохранения согласия и самого взаимодействия;

д) «правило благожелательности», требующее от партнеров выражения благожелательности по отношению друг к другу в ситуации с намечающимся конфликтом. (См. Клюев Е. В. Речевая коммуникация. Уч. пособие. М., 1998 С. 78–124).

Соблюдение требований речевого этикета способствует снижению коммуникативного риска Партнеры по общению должны.

• соблюдать сдержанность в суждениях, не использовать в речи категоричные утверждения;

• исходить из порядочности партнера (презумпции порядочности);

• выражать несогласие вежливо;

• использовать доброжелательные интонации.

Слушающий должен выражать свое внимание и интерес к говорящему, смотреть на него доброжелательно, не перебивать, выслушивать до конца, не исправлять во время разговора замеченные речевые ошибки.