Створення баз даних і таблиць

Запуск програми Microsoft Access виконують за допомогою команд Пуск - Програми - МS Access або відповідної кнопки на панелі MS Office. Для створення нової БД необхідно активізувати перемикач Новая база данных. У вікні Файл новой базы данных обирають папку, у якій буде розміщатиметься БД, а в нижній частині вікна вказують ім’я файлу (розширення .mdb система додасть автоматично). Після чого натискають кнопку Создать.

У відкритому вікні бази даних відображаються всі об’єкти, з яких вона може складатися (рис. 1):

· таблиці – основні об’єкти бази даних, призначені для збереження;

· запити – вибірки з однієї чи декількох таблиць, що задовольняють якісь умови;

· звіти – інформація з таблиць, підготовлена для друку;

· форми – відображення даних із таблиць на екрані у вигляді, зручному для перегляду і коригування інформації;

· сторінки – Web-сторінки, що забезпечують перегляд і роботу з базами даних у Internet;

· макроси – містять опис дій, які мають бути виконаними у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою;

· модулі – програми нестандартних процедур обробки даних, що зберігаються в БД на мові VBA.

·

Рис. 1. Вікно нової бази даних

У БД інформація зберігається у одній або декількох таблицях.

Створення таблиці БД складається з двох етапів:

1) створення структури таблиці;

2) заповнення таблиці даними.

Під створенням структури таблиці розуміють визначання її складу. Таблиця складається із записів (рядків), які в свою чергу поділені на поля (стовпці). Для кожного поля користувачем задається ім’я, тип та інші додаткові властивості. Поле – це мінімальна частка інформації, для якої можливі операції введення, виведення, перетворення тощо. Структура таблиці відповідає структурі її запису.

Для створення структури нової таблиці у вікні БД необхідно вибрати вкладнику Таблицата натиснутикнопку Создать. В правій частині вікна Новая таблица обрати режим Конструктор - ОК.

Рис. 2. Структура таблиці у режимі Конструктор

У вікні конструктора (рис. 2) для кожного поля вказується:

1. ім’я може бути довжиною не більше як 64 символи. Воно повинно бути унікальним, коротким та інформативним.

2. тип даних добирається зі списку, що розкривається, якщо натиснути кнопку зі стрілкою. Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля. Існують такі основні типи даних: