Створення звітів при допомозі майстра.

Лекція 8.

Звіт як продукт аналізу БД.

У звіті користувач може розташувати інформацію, отриману ним з БД в процесі аналізу, в найбільш зручній для нього формі. Для оформлення звітів Access пропонує користувачу повну свободу дій. Користувач сам може вибрати елементи інформації з БД, елементи управління, елементи оформлення, що дає можливість створити закінчений продукт комп’ютерного діловодства. В Access передбачена стандартна структура звіту у вигляді головної частини і колонтитулів але він дає повну свободу щодо змісту і оформлення звіту.

Проектування звіту.

Для користувача доступні два способи проектування звіту:

· Використання майстра по створенню звітів.

· Створення звіту “вручну”, використовуючи набір інструментів, котрий запропонує Вам конструктор звітів.

Якщо користувач має навички роботи з Access то краще користуватись другим способом створення звітів.

Створення звітів при допомозі майстра.

Майстер по створенню звітів бере управління процесом створення на себе. Він ставить перед користувачем питання щодо структури, змісту і оформлення звіту. На кожне запитання майстер звітів пропонує декілька варіантів відповідей, зводячи роботу користувача до вибору одного з них.

Майстер звітів дозволяє створити наступні види звітів:

· Звіт, котрий містить інформацію, оформлену у вигляді однієї колонки.

· Звіт з групуванням даних і обчисленням результуючих величин.

· Адресні етикетки.

Для звернення до майстра необхідно у вікні БД вибрати розділ “Звіти” (Reports) і клацнути на кнопці “Створити” (New).

В діалоговому вікні, котре відкриється вводиться ім’я вихідної таблиці чи запиту на основі якої буде створюватись звіт.

Рис.7.1. Вибір засобів для створення звітів.

На наступному етапі можна вибрати додатково запити чи таблиці котрі будуть використовуватись у звіті. При цьому слід уважно поставитись до реляційних зв’язків між таблицями. Ці зв’язки автоматично забезпечують логічну зв’язаність інформації у звіті.

Далі необхідно вибрати спосіб створення звіту. Слід зауважити, що можна користуватись комбінованим способом при створенні звітів – створити звіт при допомозі майстра а потім провести коректування в режимі конструктора звітів.

Рис. 7.2. Приклад звіту.

Рис.7.3. Звіт в режимі проектування.