Особливості інвентаризації основних засобів

При інвентаризації основних засобів слід керуватися Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ та Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінно­стей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою на­казом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69 (зі змінами, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 5. 11. 2008 р. № 268). Перевірка наявності й стану будівель, споруд, незавершеного будівництва, інвентаря, земельних ділянок проводиться окремо за власними і окремо за орендованими об'єктами.

Відповідно до нормативних актів, кожному об'єкту в описі дають повну характеристику з посиланням на його інвентарний номер. Якщо при надходженні основних засобів не було технічних паспортів, то заводять паспорти з докладною характеристикою об'єкта. У бухгалтерії підприємства слід зберігати технічну й проектну документацію будинків. Під час інвентаризації користуються й виправ­дувальними документами, які послужили підставою для їхнього оприбуткування. Якщо такої документації немає, то слід звернутися до первинних прибуткових документів. В окремих випадках знайомляться з попередніми інвентаризаційними описами, іноді опитують людей для підтвердження, що певний предмет використовується довший час. До інвентаризації технічно складних інвентарних об'єктів залучають фахівців-експертів для з'ясування технічного стану. При інвентаризації основних засобів встановлюється, коли і за чиїм розпорядженням споруджено невраховані об'єкти, виявлені при інвентаризації, за рахунок яких джерел списано затрати на їх спорудження, з відображенням цих відомостей у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. При інвентаризації незавершеного капітального будівництва чи ремонту в інвентаризаційних описах вказується найменування заділу, стадія та ступінь їх готовності, кількість або обсяг робіт. Стосовно збудованих об'єктів, що фактично введені в дію повністю або частково, але прийняті, і введення в дію яких не оформле­но належними документами, а також завершених, але з якихось причин не введених у дію об'єктів в окремих інвентаризаційних актах зазначають причини затримки оформлення здачі в експлуатацію вказаних об'єктів. Зайві предмети й ті, які не використовуються, записують в окремий опис.

При ревізії виявляють також факти надмірностей у придбанні дорогих меблів, килимів, телевізорів та інших непотрібних для службових цілей предметів або незаконного придбання меблів для квартир окремих працівників. З осіб, які незаконно користуються такими предметами, вимагають оплати їх вартості. На орендовані основні засоби складають окремий опис із поси­ланням на документи, які підтверджують прийняття відповідних об'єктів у оренду, та вказують строк оренди. Один примірник опису до складання річного звіту надсилається орендодавцю. У такому ж порядку проводиться інвентаризація земельних ділянок, які перебу­вають у власності підприємства. Виявлені, але не обліковані об'єкти, або за якими вказано непра­вильні дані, комісія заносить до опису із зазначенням правильних даних та технічних показників на ці об'єкти. Однотипні предмети, що обліковуються в типовій інвентаризаційній картці групового обліку, в опис вносяться за найменуваннями й кількістю цих предметів.

Як правило, на непридатні предмети складається окремий опис із зазначенням у ньому часу введення в експлуатацію й причин, внаслідок яких вони стали непридатними. Основні засоби, які на момент інвентаризації перебувають за межами підприємства, інвентаризуються до моменту тимчасового їх вибуття. У всіх випадках при інвентаризації основних засобів поряд із перевіркою їх фактичної наявності встановлюється ступінь зносу, відповідно коригуються записи на рахунку необоротних активів. Під час ревізії необхідно перевірити повноту й своєчасність проведення інвентаризації основних засобів і правильність виведення її результатів та відображення в бухгалтерському обліку.

Щорічно, але не раніше 1 жовтня, перед складанням річної звітності проводиться інвентаризація всіх статей балансу, зокрема майна, машин, обладнання, транспортних засобів, інструментів, робочої худоби, багаторічних насаджень тощо. Інвентаризацію будинків, споруд та інших об'єктів нерухомості можна проводити один раз на три роки, бібліотечних фондів — не менше одного разу на п'ять років. Необхідно звертати увагу на якість оформлення інвентаризаційних описів, тому що трапляються випадки формального проведення інвентаризації, коли дані про об'єкти, їх наявність і технічний стан переносяться в опис із інвентарних карток або торішніх інвентаризаційних описів. На об'єкти, які підлягають реалізації (передачі) або списанню, складаються окремі інвентаризаційні описи. Повноту інвентаризації визначають зіставленням даних інвентаризаційних описів з показниками аналітичного обліку.

Вивчивши всі матеріали інвентаризації, зокрема результати інвентаризації основних засобів та їх відображення на ра­хунках бухгалтерського обліку, ревізор робить висновок про якість інвентаризації й вносить пропозиції щодо удосконалення її методики.