Інвентаризація як один із методів контролю, її види і роль при здійсненні контролю за роботою матеріально відповідальних осіб

Інвентаризація – метод перевірки стану і зберігання сировини, матеріалів, готової продукції та інших цінностей на об’єктах підприємств промисловості, що є важливим засобом контролю за роботою матеріально відповідальних осіб.

Основним завданням інвентаризації на підприємствах промисловості є контроль за збереженням цінностей шляхом перевірки їх фактичної наявності і співставлення з їх залишками, що відображені за даними бухгалтерського обліку. Шляхом інвентаризації виявляються також такі зміни в залишках цінностей, які при поточному обліку не підлягають оформленню документами (природний убуток, зміна вологості, усихання тощо). При інвентаризації виявляються неточності у прийманні і відпуску цінностей, помилки при обліку, у первинній документації, крадіжки, обважування і пересортиці сировини, матеріалів, готової продукції та інших цінностей.

Інвентаризація проводиться згідно Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджену Міністерством фінансів України від 11.08. 1994 року № 69, зі змінами і доповненнями від 05.03.2008р. №353.

У процесі інвентаризації також перевіряються умови зберігання цінностей на об’єктах зберігання й організація складського обліку на складах, у кладових тощо.

Отже, інвентаризація є не тільки однією із складових частин методу бухгалтерського обліку, але і важливим методом ревізії, засобом перевірки збереження цінностей на об’єктах підприємства.

Хоч поняття інвентаризації має конкретний зміст, що являє собою перевірку фактичної наявності цінностей, грошових засобів і співставлення цієї наявності з даними бухгалтерського обліку, все ж функції її не у всіх випадках однозначні. Залежно від охоплення перевіркою цінностей і об’єктів їх зберігання, періодичності, змісту і планування інвентаризації, способів узагальнення результатів та інших ознак розрізняють такі види інвентаризацій: повна, часткова, суцільна, вибіркова, планова, позапланова, повторна, контрольна, перманентна (безперервна).

Повна інвентаризація передбачає перевірку фактичної наявності всіх видів цінностей на тому чи іншому підприємстві, а також тих, які прийняті на відповідальне зберігання, здані на переробку. Повні інвентаризації є найбільш ефективними при забезпеченні збереження цінностей на підприємствах промисловості. На практиці такі інвентаризації проводяться дуже рідко, що пояснюється необхідністю значних затрат коштів і праці. Нерідко проведенню таких інвентаризацій заважають надмірні запаси цінностей у певні періоди часу. У цих випадках доцільно провести інвентаризацію окремих видів цінностей чи окремих місць їх зберігання.

Часткова інвентаризація охоплює перевіркою наявність окремих видів цінностей підприємства: готова продукція (за її видами), продукція переробки (за її видами), сировина, матеріали тощо. Перевагою такої інвентаризації є те, що вона не потребує значних затрат праці і засобів.

Суцільна інвентаризація передбачає перевірку всіх без винятку цінностей, що знаходяться під звітністю тієї чи іншої матеріально відповідальної особи чи однієї бригади цих осіб підприємства або об’єднання. На відміну від повної інвентаризації, вона стосується тільки перевірки певних цінностей, що знаходяться під звітом у окремих матеріально відповідальних осіб.

Вибіркова інвентаризація охоплює перевіркою тільки деякі цінності у певної матеріально відповідальної особи. Таку інвентаризацію легко організувати в будь-який час без шкоди для роботи підприємства.

Планова інвентаризація проводиться за заздалегідь складеними планами підприємства чи об’єднання. З метою забезпечення раптовості план її проведення не підлягає розголошенню і конкретні дати проведення в плані не проставляються.

Позапланові інвентаризації здійснюються за ініціативою ревізуючих у процесі проведення ревізій підприємств чи об’єднань за сигналами про зловживання матеріально відповідальних осіб, при зміні матеріально відповідальних осіб, у період зупинки підприємства (цеху) на довготривалий ремонт тощо.

Повторна інвентаризація проводиться в основному тоді, коли порушена раптовість попередньої інвентаризації чи остання проведена недоброякісно.

Контрольна інвентаризація проводиться під час інвентаризації чи відразу після її закінчення. Вона повинна охопити не менше 10–15 % найменувань найбільш цінних видів цінностей, що вказані в описі, не менше 10 % від загального числа фактично проведених інвентаризацій. У випадку виявлення значних розходжень даних контрольної інвентаризації з даними інвентаризаційного опису збираються письмові пояснення від членів комісії і матеріально відповідальних осіб. У цьому випадку призначається новий склад комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації. Поряд з цим керівник підприємства (об’єднання) розглядає питання про відповідальність першого складу інвентаризаційної комісії за допущені приписки, пропуски цінностей і інші порушення під час проведення інвентаризації цінностей.

Перманентна (безперервна) інвентаризація проводиться за закритим планом роботи бухгалтерської служби протягом календарного року, в різні дати. Для проведення такої інвентаризації виділяються спеціалісти, які перевіряють певні види цінностей. Цим забезпечується:

– систематичний контроль за цінностями, які знаходяться на об’єктах, шляхом перевірки їх у натурі і своєчасне виявлення розходжень між даними обліку;

– виявлення недоліків у роботі складів і інших об’єктів у період здійснення операцій і оформлення їх документами;

– контроль за правильністю ведення кількісного обліку.

Увесь процес підготовки і проведення перманентної інвентаризації цінностей зводиться до наступного. Одержавши розпорядження про перевірку певних найменувань цінностей, інвентаризаційна комісія разом із працівниками обліку перевіряє повноту і правильність записів документів у складських книгах чи картках. У період, коли записи в книгах (картках) звіряють із даними бухгалтерського обліку, комісія перевіряє залишки окремих видів цінностей у натурі і заповнює інвентаризаційний опис. Це дає можливість встановити залишки за тим чи іншим видом цінностей, співставити їх із фактичними даними. Але важливою умовою успіху такої інвентаризації є добре організована робота господарства і документооборот у ньому.

Якщо на підприємствах промисловості не налагоджений документооборот і відсутній достатній складський майданчик для розміщення продукції за її видами і найменуваннями, то перманентна інвентаризація цінностей не може забезпечити ефективність контролю.

Одним із недоліків перманентної інвентаризації цінностей є і те, що не завжди можна завчасно визначити їх номенклатуру і правильно організувати перевірку їх залишків раціонально і рівномірно протягом року. Немає також упевненості в тому, що всі цінності будуть проінвентаризовані в необхідні строки. Частина цінностей може виявитися непроінвентаризованою, а недостачі приховуватимуться.

При організації перманентної інвентаризації цінностей необхідна також сувора раптовість, тому що найменше порушення її створює можливість для приховування фактичного стану залишків цінностей. Щоб уникнути цих недоліків, таку інвентаризацію організовувати необхідно планомірно, з урахуванням усіх видів цінностей. Перевага перманентної інвентаризації полягає в тому, що вона дозволяє здійснити контроль у період здійснення операції. Недоліком є і те, що вибіркова перевірка залишків цінностей не дозволяє виявити всю їх фактичну наявність і визначити результати роботи матеріально відповідальних осіб.

На підприємствах промисловості працюють десятки тисяч матеріально відповідальних осіб. У зв’язку з цим важлива роль належить інвентаризації та контролю за їх діяльністю. Для посилення контролю доцільно проводити інвентаризацію цінностей з участю відповідних спеціалістів.

У ряді випадків крадіжки в міжінвентаризаційний період приховуються шляхом виписки безтоварних документів на закупівлю цінностей. Так, окремі завідувачі складами виписують фіктивні документи як для приймання цінностей від постачальників. Тому на початку інвентаризації потрібно, перш за все, детально перевірити документи на надходження й інші документи, які прикладені до звіту, що складений на момент інвентаризації. Особлива увага звертається на номери документів, дати їх складання і перевірку законності операцій. Неоформлені документи не повинні братися до уваги. З метою попередження безтоварних документів ревізори зобов’язані перевірити достовірність складених перед інвентаризацією і представлених у бухгалтерію звітів, систематично здійснювати обстеження всіх об’єктів і детально перевіряти документи і записи в картках чи книгах складського обліку.

Для здійснення контролю за переміщенням цінностей між окремими об’єктами зберігання цінностей необхідно забезпечити одержання звітів від усіх матеріально відповідальних осіб, де проводиться інвентаризація і де вона не проводиться.

Для виявлення безтоварних документів перед початком інвентаризації необхідно детально перевіряти документи, правильність записів і виведених залишків цінностей у картках чи книгах складського обліку. Важливо також, щоб бухгалтерія на момент інвентаризації забезпечила звірку бухгалтерського обліку зі складським і склала акт звірки. Одночасно комісія повинна перевірити, чи немає випадків, коли кількість окремих видів чи сортів цінностей у картках чи книгах завідувача складом позначається червоним записом.

Важливою умовою для прискорення інвентаризації і якісного проведення цінностей є правильне їх зберігання за найменуваннями, видами, сортами. Це забезпечує швидкий огляд і перерахунок цінностей під час інвентаризації. Тому комісія повинна перевірити, чи немає в одному і тому ж приміщенні одного і того ж виду цінностей у різних місцях, чи не змішані сорти.

На початку інвентаризації цінностей комісія повинна перевірити їх зберігання, дотримання температурного режиму і відносну вологість повітря й інші умови, що забезпечують збереження цінностей. Така перевірка необхідна, тому що підвищення відносної вологості матеріалів, сировини, готової продукції веде до погіршення їх якості, а заниження – до втрати ваги.

Практика показує, що процес проведення інвентаризації цінностей на об’єктах зберігання (особливо повних і суцільних інвентаризацій) потребує значних затрат праці та часу. Часто це пояснюється працеємністю процесу і дублюванням при перенесенні фактичних залишків цінностей в інвентаризаційні описи.

Повторний перепис цінностей з карток складського обліку в інвентаризаційні описи, а потім і в порівнювальні відомості забирає у членів комісії багато часу і потребує значних затрат праці на заповнення дублюючих один одного бланків інвентаризаційних описів. У результаті створюються умови для виникнення різного роду помилок.

З метою ліквідації дублювання записів при оформленні матеріалів інвентаризації, полегшення праці, своєчасності виявлення результатів інвентаризацій і підвищення їх оперативності рекомендується проставляти фактичну наявність цінностей картках складського обліку окремим рядком. Ці картки стають дублікатом опису фактичних залишків цінностей та їх дані завіряються підписом членів комісії. Відомість фактичних залишків потрібно складати тільки на ті цінності, в яких є розходження з обліковими даними. Такий досвід проведення інвентаризації є на багатьох підприємствах, що дозволяє зменшити працеємність інвентаризації і затрати часу на її проведення приблизно на 60 %.

Процес проведення інвентаризації цінностей є досить працеємним і пов’язаний з уважністю членів комісії і матеріально відповідальних осіб при перерахунку, зважуванні, перемірюванні цінностей, підрахунками і таксуванням даних їх фактичної наявності. При проведенні інвентаризації цінностей на підприємствах доцільно використовувати вимірювальну та обчислювальну техніку. Таксування, підрахунок натуральних одиниць і суми цінностей здійснюють на відповідних обчислювальних машинах. Такий порядок значно прискорює і полегшує інвентаризацію цінностей і складання інвентаризаційних описів.

На деяких підприємствах матеріали інвентаризації цінностей можуть розроблятися на комп’ютерах і результати оформляються порівнювальними відомостями. У цьому випадку комп’ютерограми на день інвентаризації (за даними бухгалтерського обліку) поєднують з інвентаризаційними описами фактичних залишків цінностей. На інших підприємствах результати інвентаризації оформляють поєднанням оборотних і порівняльних відомостей.

Процедури проведення інвентаризацій і особливо їх оформлення можна полегшити, використовуючи інвентаризаційні ярлики. Суть такої інвентаризації полягає в тому, що кожне найменування цінностей записують у раніше підготовлені бланки – інвентаризаційні ярлики, де відображають кількість, одиниці виміру, ціну. Ці ярлики комісія підбирає і періодично здає для таксування і підрахунку на відповідних засобах обчислювальної техніки. Для попередження зловживань ярлики завчасно нумеруються і записи у них суворо контролюються. Після одержання інвентаризаційних ярликів і розпорядження про проведення інвентаризації на конкретному об’єкті на комп’ютері проводиться інвентаризаційний опис фактичних залишків цінностей на складі. Для цього на кожній сторінці інвентаризаційного опису у порядковій послідовності записуються дані кожного інвентаризаційного ярлика (таблиця 5.1.).

Таблиця 5.1.

У кінці інвентаризаційного опису комп’ютер автоматично друкує підсумки цінностей щодо кількості і суми. Після цього інвентаризаційна комісія звіряє дані опису з інвентаризаційними ярликами, для чого складає порівнювальну відомість щодо кожної назви цінностей, за якими виявлені розходження їх фактичних залишків із даними обліку під час інвентаризації. У кінці цієї відомості записують підсумки виведених нестач і лишків цінностей у кількісному і сумовому вираженні. Потім складають відомість пересортиць за результатами інвентаризації тих чи інших цінностей.