Организация данных в СУБД Access

5.1. Запустите Microsoft Access.

5.2. Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнут повторяться данные. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально. Таким образом, создадим 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

Таблица 1. Сотрудники

Таблица 2. Клиенты

Таблица 3. Заказы

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т.е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. Нажмите кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевой поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.

5. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы – Код заказа.

6. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

7. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопку Далее. В списке доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопку со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните по кнопке Далее.

8. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка. Установите флажок «Скрыть ключевой столбец» и нажмите кнопку Далее.

9. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

10. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

11. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существуют несколько типов отношений между таблицами:

- при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

- при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

- при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

12. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных – кнопка . Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно откроется окно добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

13. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рисунок 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рисунок 1. Создание связи между таблицами

14. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

15. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно. В результате должна появиться схема данных, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2. Схема данных

В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц.

16. В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках

17. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.

18. В таблицу Заказы оформите несколько заявок, поступающих на фирму.