Інформаційне забезпечення розв'язуваних завдань

Менеджери мають можливість ефективно виконувати свої функції тільки тоді, коли вони володіють точною і своєчасною інформацією. Менеджери повинні знати потреби клієнтів і бути впевненими в тім, що інформаційна система організації ефектив­но обробляє необхідні дані, що використовуються для розробки стратегії, забезпечення конкурентоздатності і прийняття управлінських рішень. Досягнення необхідного інформаційного за­безпечення для вироблення рішення — завдання аналітичних і спеціальних служб організації.

Ефективність використання інформації залежить від здат­ності організації збирати первинні дані, що забезпечують менед­жерів необхідною їм інформацією. На мал.4.1 представлений про­цес перетворення первинних даних в управлінську інформацію.

Рис. 4.1. Перетворення даних в інформацію

Первинні дані являють собою вихідні дані, цифри і події. Перетворення даних залежить від ефективності роботи інформа­ційної системи фірми (окремих працівників, процедур, технічно­го оснащення, програмного забезпечення, носіїв і т.д.).

Для ухвалення управлінського рішення необхідно, щоб у відповідні органи керування надходила тільки інформація з не­обхідними якісно-кількісними характеристиками в належному обсязі й у потрібний час.

Якщо інформації недостатньо, то ухвалення рішення буде здійснюватися в умовах невизначеності, якщо інформація надлишкова, то створюються труднощі для її переробки. Рано прий­шла інформація — може загубитися в текучці справ, а пізно прийшла — вже не має актуальності і споживчої вартості.

Звичайно інформацію розділяють на два класи: об'єктив­ну і суб'єктивну. Співвідношення суб'єктивного й об'єктивного у відбитій інформації залежить від багатьох факторів, утому числі, від рівня професійної підготовки і культури людини, потреб та інтересів, складності процесу, ліміту часу, рівня і технічних за­собів керування.

Саме джерело інформації носить об'єктивний характер, але інформація про нього суб'єктивна, тому що при відображенні відбувається прийом, перетворення і передача її людиною. Працівник, у тому числі і ЛПР, може і сам організувати інфор­мацію (складання інструкцій, наказів, розпоряджень, вибір аль­тернатив і т.д.). У цьому випадку суб'єктивність інформації за­кладена на самому початку.

Суб'єктивність інформації не можна ототожнювати з по­милковістю, невірогідністю — це різні категорії. Суб'єктивна ін­формація може лише мати високий рівень об'єктивності і вірогід­ності.

Людина може бути одночасно інформатором (джерелом)
і інформантом (одержувачем). Здійснюючи управлінський вплив
на об'єкт керування, ЛПР виступає як інформатор, а коли одер­
жує інформацію про хід впливу і результати діяльності об'єкта
керування (зворотний інформаційний зв'язок) — знаходиться в
ролі інформанта.

Завдання ЛПР в інформаційному середовищі керування досить багатогранне і вимагає:

· відокремлювати цінну інформацію від «шумів»;

· виділяти з інформації найбільш важливу частину, що доз­воляє аналізувати поточний стан об'єкта керування і ви­робляти правильне рішення;

· працювати зі слухами, уміло керувати такого роду інформацією, що істотно може поліпшити мікроклімат у колек­тиві і його керованість.

Інформаційне забезпечення вирішення завдань керування базується на наступних характеристиках інформації: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість і відкритість. Розглянемо ко­ротко сутність цих характеристик.

Обсяг інформації, як правило, розглядається з двох сторін — як обсяг символьної і сприйманої інформації.

Обсяг символьної інформації визначається кількістю буки, знаків, символів і звичайно виражається в байтах.

Обсяг сприйманої інформації має три рівні:

· інформаційна надмірність;

· субмінімальний рівень;

· недолік інформації (інформаційний голод).

Інформаційна надмірність про об'єкт керування підвищує якість рішення, однак, збільшує час на ухвалення рішення і підви­щує вартість інформації. Іноді ЛПР навмисно створює надмір­ність інформації (якщо це можливо) чи йде на її дублювання при прийнятті важливих рішень.

Недолік інформації утрудняє вироблення правильного рішення, збільшує ступінь ризику, невизначеність ситуації, вима­гає сучасних економіко-математичних методів для підвищення ймовірності вірного рішення, за яке відповідають фахівці-аналітики, що, у цілому, так само здорожує вартість прийнятих рішень.

Субмінімальний рівень інформації — це мінімально повний обсяг інформації для конкретної людини, при якому він може прийняти обґрунтоване управлінське рішення. Зрозуміло, що цей рівень — величина суб'єктивна і його варто підбудовувати під конкретну людину.

Вірогідність інформації полягає в долі реальної інформа­ції в загальному обсязі даних, що надійшли, (зведень). Вірогід­ність має також три рівні:

· абсолютний (100%);

· довірчий (80%);

· негативний (менш 80%).

Чим менше людей беруть участь у зборі, переробці й об­робці інформації (до визначеної межі), тим вище звичайно буває її вірогідність. Вона значною мірою залежить від часу проход­ження інформації. Навіть абсолютно достовірна інформація, що прийшла інформанту занадто пізно, може стати помилковою (на­приклад, про курси акцій на біржі).

Вірогідність інформації може бути штучно підвищена в результаті обробки більшого, ніж звичайно, обсягу інформації чи меншого, ніж необхідно, за рахунок ефективних систем її оброб­ки по спеціальних методиках і алгоритмах (прикладом такого роду служить розвідувальна інформація, одержувана по уривчастих веденнях навіть у відкритій пресі).

Цінність інформації характеризується зниженням рівня витрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на ухвалення правильно­го рішення. Вона має чотири рівні: нульовий; середній (скорочен­ня рівня витрат чи підвищення прибутку більш ніжна 10%); висо­кий (скорочення рівня витрат більш ніж у 2 рази); надвисокий (скорочення рівня витрат більш ніж у 10 разів). Цінність характе­ризує інформацію як ресурс, товар, що мають споживчу вартість.

Нульову цінність представляє інформація, що повторює раніше відомі чи непотрібні для ухвалення рішення зведення.

Середній рівень цінності може мати інформація, створюва­на сумлінними, але такими, що втратили інтерес до роботи, фахівцями.

Високу цінність представляють імітаційні моделі ор­ганізацій, що дозволяють керівнику правильно передбачити можливі наслідки реалізації при різних варіантах рішення.

Надвисоку цінність представляє інформація, зв'язана з інноваційними технологіями, маркетинговими дослідженнями, а іноді, має і кримінальний відтінок.

Насиченість інформації — це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація служить для кращого сприйняття корисної (професійної) інформації за рахунок:

· поліпшення настрою;

· підняття емоційного рівня;

· попереднього настроювання уваги на задану тему.

Фонова інформація може включати: жарти, анекдоти, зве­дення про матеріальне стимулювання, відхилення від теми, до­поміжну і вступну інформацію. При відсутності фонової інфор­мації основна часто слабко сприймається людиною (як «суха» і нав'язувана посилено зверху). Однак при великій кількості фоно­вої інформації можна пропустити необхідний і корисний обсяг основної. У таких випадках говорять, що в повідомленні, до­повіді, розпорядженні багато води. Насиченість має три рівні:

· високий (80-100%);

· нормативний (50-80%);

· низький (менш 50%).

Вироблення найкращого співвідношення корисної і фо­нової інформації поки ще відноситься до мистецтва керування і залежить від індивідуальних рис ЛПР.

Відкритість інформації — це можливість представляти її різним контингентам людей і суспільству.

Існує три рівні відкритості інформації:

· секретна (державна таємниця), зв'язана з безпекою держави І відображена в грифах: особлива важливість, абсолют­но секретно, секретно;

· конфіденційна інформація (для службового користування) — відбиває інтереси суспільства, потреби чи групи ко­лективу людей. Має обмеження на використання. До конфіденційної інформації відносяться зведення про потенціал організації, програми інвестицій, способи виробництва про­дукції і ціни, умови контрактів, зведення про партнерів і угоди, а також інформація з високим рівнем цінності;

· публічна (відкрита) інформація відбиває інтереси суспільства й інтереси людей і не має обмежень на використання.

Розглянуті п'ять характеристик інформації тісно між со­бою зв'язані і впливають один на одного (рис. 4.2)

Коректування однієї з них впливає на зміну інших. Так, Підвищення вірогідності інформації викликає необхідність збільшення її обсягу і відкритості.

Кінцева, оброблена інформація, використовувана керів­ником для розробки управлінського рішення, повинна мати на­ступні рівні характеристик:

· обсяг: субмінімальний рівень (Q);

· цінність: середній і високий рівні (Ц);

· вірогідність: абсолютний рівень (D);

· насиченість: середній рівень (Н);

· відкритість: конфіденційний і відкритий рівні (ПРО).

Узагальнюючим показником кінцевої інформації як ре­сурсу є ефективність її використання. Вона оцінюється за наступ­ним співвідношенням:

Кожен рівень характеристики інформації має вартісний еквівалент, тому розрахунок ефективності може вироблятися по­рівнянням варіантів використовуваних рівнів характеристик ін­формації.