Правила нотариального делопроизводства и совершения удостоверительных надписей нотариусами

261. — Значение нотариального делопроизводства.От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация работы нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов. Вместе с тем в настоящее время порядок ведения делопроизводства является одним из самых неурегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

В соответствии со ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако требование названной статьи не исполнено, правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, хотя и значительно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР

19 августа 1976 г. № 32. В целях единства практики ведения нотариального делопроизводства и за неимением иного нормативного акта нотариусы руководствуются названной Инструкцией с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

262. — Язык нотариальных актов.Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

При этом документ оформляется на русском языке. После текста документа, например доверенности, перед подписью представляемого делается указание, что ввиду незнания им русского языка текст доверенности переведен ему устно на соответствующий язык нотариусом или переводчиком с указанием фамилии, имени и отчества последнего. После подписи представляемого и переводчика делается надпись об удостоверении доверенности с аналогичным указанием, при этом не только удостоверяется сама доверенность, но и свидетельствуется верность перевода либо подлинность подписи переводчика.

263. — Ответственностьза организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контрольза исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции субъектов Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

264. — Элементы нотариального делопроизводства.Делопроизводство нотариуса включает:

1) организационно-распорядительную документацию;

2) работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

3) составление номенклатур;

4) ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

5) ведение архива нотариальной конторы.

265. — В документах организационно-распорядительного характерауказывается фамилия, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило,

воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа. К документу составляется заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

При написании адресана документе необходимо соблюдать следующие правила:

· документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

· наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

· при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном;

· почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ; в том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя; перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

В состав подписивходят:

· обозначение должности лица, подписывающего документ;

· личная подпись и ее расшифровка.

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

К ведению документации организационно-распорядительного характера относится также издание различного рода приказов и распоряжений, в том числе по штатам нотариальной конторы, составление статистических отчетов о нотариальной деятельности, оформление документации о финансовой и хозяйственной деятельности, ведение протоколов производственных совещаний и т. п.

266. — Все документы, поступившие в нотариальную контору и требующие исполнения, подлежат регистрации.Не регистрируются

лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, не связанные с деятельностью нотариуса. Конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются и уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления и учитываются в Журнале входящей корреспонденции. На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в Журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения. Документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа и включает краткую справку об исполнении и указание номера дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге.

267. — Действующая в нотариальной конторе номенклатура дел(нарядов) составляется на основе Примерной номенклатуры. В действующую номенклатуру должны быть включены все дела

(наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы (нотариуса) состоит из двух разделов:

I раздел— "Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы" (документы финансовой и хозяйственной деятельности; статистические отчеты; справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы; приказы и трудовые договоры по личному составу; заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них; журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции и др.);

II раздел— "Совершение нотариальных действий" (договоры об отчуждении недвижимого имущества; договоры о залоге имущества; прочие договоры; доверенности; завещания; наследственные дела и др).

Действующая номенклатура утверждается нотариусом, в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов). Экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества и иные документы, связанные с оформлением наследственных прав, формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел, ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по поступившему заявлению. Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы

систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

268. — Ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий,предполагает составление необходимых реестров, книг, журналов, а также заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Формы реестров для регистрации нотариальных действий утверждены приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. № 99 "Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах" и содержатся в приложении к нему:

· реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса (форма № 1);

· реестр для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (форма № 2).

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника министерства юстиции субъекта Федерации и скрепляется печатью соответствующего органа.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью нотариуса.

В реестре регистрации нотариальных действий содержится следующая информация:

· порядковый номер нотариального действия с начала года, который указывается также в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах;

· дата совершения нотариального действия (она должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном нотариусом);

· фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводников; в отношении юридических лиц — полное наименование, документы, подтверждающие их правоспособность и сведения о представителе;

· реквизиты документа, удостоверяющие личность обратившегося гражданина;

· наименование документа и краткое его содержание;

· сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа);

· подпись лица, получившего документ.

Необходимость существования реестра по форме № 2 в настоящее время представляется сомнительной по следующим причинам. Во-первых, нотариусы в настоящее время не налагают запрещений на отчуждение имущества. Статья 76 Основ носит бланкетный характер: наложение запрещений на отчуждение имущества осуществляется на условиях и в порядке, установленном законодательством. На сегодняшний день таких законодательных актов не существует. Даже если исходить из того, что в дальнейшем какими-либо нормативными актами будет предусмотрена обязанность и определен порядок наложения нотариусами запрещений, то запрещения, как любые иные нотариальные действия, должны быть зарегистрированы в реестре регистрации нотариальных действий. Во-вторых, обязанность по регистрации арестов, обременении (ограничений) прав на недвижимое имущество действующим законодательством возложена не на нотариусов, а на учреждения юстиции, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

269. — Нотариальные свидетельства(о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, об удостоверении фактов) должны содержать изображение Государственного герба РФ. Оформляются они на чистых листах, бумаги либо на специальных типографских бланках. Содержание нотариальных свидетельств может изменяться в зависимости от вида свидетельства и конкретных обстоятельств того или иного нотариального дела.

Так, в свидетельстве о праве на наследстводолжна содержаться следующая информация:

· место и дата выдачи;

· фамилия, инициалы нотариуса и наименование нотариального округа, в котором он назначен на должность;

· фамилия, имя, отчество и дата смерти наследодателя;

· основания наследования (по завещанию или по закону);

· фамилия, имя, отчество, дата рождения, место проживания наследников, а также реквизиты документов, удостоверяющих их личности;

· родственное или иное отношение наследников к наследодателю (при наследовании по закону);

· доли наследников в наследстве;

· состав наследственного имущества, его наименование, характеристика, место нахождения и оценка;

· имеющиеся обременения и ограничения прав;

· указание о необходимости регистрации возникшего у наследников права (в установленных законом случаях);

· номер наследственного дела, номер, за которым зарегистрировано свидетельство в реестре регистрации нотариальных действий, суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа);

· печать и подпись нотариуса.

270. — Удостоверительные надписи.Удостоверение договоров, доверенностей, завещаний и иных документов производится путем проставления после текста документа специальных удостоверительных надписей, формы которых утверждены вышеупомянутым приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. № 99. Текст удостоверительных надписей может быть изготовлен с помощью каких-либо технических средств, ясно написан от руки либо выполнен с использованием мастичных штампов. Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя, отчество нотариуса, наименование нотариального округа.

Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись проставляется на лицевой стороне, обратная сторона документа против надписи прочеркивается. Если удостоверительная надпись излагается на оборотной стороне документа, в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования города (поселка, села), где расположена нотариальная контора, а на оборотную переносится остальная часть наименования.

Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются и пронумеровываются, число листов заверяется подписью государственного нотариуса с приложением печати нотариальной конторы. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с приложением печати, оттиск которой должен быть частично изображен на подклеенном листе. Прикрепление и

подклейка листов бумаги для надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускаются.

Даты оформления в текстах договоров, доверенностей, завещаний, иных документов, а также даты удостоверения в удостоверительных надписях указываются полностью словами.

В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в удостоверительной надписи, так же как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия и его адрес.

Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы недопустимо. Согласно ст. 104 Основ нотариусы вправе также совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.

271. — Порядок хранения и уничтожения нотариальных документов.Нотариальные документы (свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены), а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в. делах, производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. В конце наряда на отдельном чистом листе делается надпись о количестве листов в нем.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании.

272. — Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г. В соответствии с указанным Перечнем нотариальные документы по срокам хранения можно разделить на три группы:

1) документы постоянного хранения (реестры регистрации нотариальных действий);

2) документы долговременного хранения — от 10 до 75 лет (например, договоры отчуждения недвижимости, свидетельства о праве на наследство, завещания — 75 лет; договоры отчуждения иного имущества и прочие договоры — 25 лет; документы, на основании которых удостоверены договоры отчуждения недвижимости и выданы свидетельства о праве на наследство, — 10 лет);

3) документы кратковременного хранения — до 10 лет (доверенности — 3 года со дня истечения срока их действия, документы по обеспечению доказательств — 5 лет и др.).

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.

Часть II. Правила совершения нотариальных действий

Раздел V. Нотариальные действия в гражданском обороте России

Глава 11. Правила совершения нотариальных действий