Организация обработки информации при бухгалтерском учете.

Первичная документация, поступающая в бухгалтерию, по форме представлений весьма разнообразна. Основным документом бухгалтерского учета является так называемый счет.

Графически счет строится в виде таблицы, состоящей из двух половин : левая- дебет- служит для записи ценностей, поступающих в хозяйство; правая- кредит- для записи вырабатывающих либо расходуемых в хозяйстве ценностей.

Кроме того, счет содержит еще некоторые реквизиты: словесное наименование счета, шифр. После перечисления этих реквизитов должен следовать остаток средств по данному счету за прошлый отчетный период т. е., начальное сальдо, записанное в дебетовую или кредитовую часть счета в зависимости от знака. После записи всех операций по данному шифру (типу средств) необходимо подвести итоги по приходу и расходу средств и вычислить и вычислить конечное сальдо, которое также в зависимости от знака от знака может быть записано либо по дебету, либо по кредиту счета.

Основное требование, которое в условиях АСУ предъявляется к системе бухгалтерских счетов,- это возможность ведения учета во всех показателях, необходимых для построения принятой системы отчетности.

Применения счетов позволяет реализовать так называемый балансированный метод учета. В процессе хозяйственной деятельности средства в зависимости от характера их использования могут находиться не в виде, материалов, оборудования, зданий, денежных средств и т. Все виды основных и оборотных средств образуют актив предприятия . Источники получения средств предприятием также могут быть различными, например, уставной фонд, прибыль и убытки, ссуды банков, расчеты с поставщиками и потребителями. Следовательно, средства для хозяйственной деятельности предприятия можно сгруппировать как по источникам средства- пассив, так и по видам средства- актив. Такая группировка называется двусторонней, двойственной и в ней заложена идея балансового метода.

Балансовый метод используется для характеристики состояния средств на любой момент времени и для отражения их движения. На основе балансового соотношения периодически составляется бухгалтерский баланс- отчет о состоянии средств предприятия по их размещению и источниках покрытия. Бухгалтерский баланс при этом как бы отражает хозяйственный процесс предприятия по объектам учета на определенный момент времени, т.е. описывает статистику хозяйственной деятельности.

На основе балансового соотношения на счетах записываются некоторые конкретные операции процесса, их движение с подсчетом оборотов. Таким образом счета как бы отражают движение хозяйственного процесса по объектам учета во времени, т.е. описывают динамику процесса. При этом между балансом и счетами при одинаковой группировке объектов учета есть определенная взаимосвязь.

Состояние объекта на конец данного периода времени соответствует конечного сальдо счета и определяется следующим образом:

С_jk=C_jH+C_jполО_jотр ,

где j- вид объекта учета (вид средств);

C_jH , С_jk - соответственно начальное и конечное сальдо.

Здесь К_{j пол} - приход оборотных средств данного типа;

К_jотр - расход оборотных средств заданного наименования .

Структура счета приведена в таблице 1

Табл.1

Взаимосвязь между балансом и счетами отображены в табл. 2 и 3, где 1, 2, 5 графы балансовой таблицы, а любая строка- свернутая запись счета.

В таблице 3

Должны выполняться следующие условия баланса:

С_АН=С_ПК С_АК=С_ПК ,

где С_АН , С_ПК , С_АК , С_ПК - начальное и конечное состояние актива и пассива соответственно.

Табл. 2

Под структурой баланса понимают систему показателей, положенных в основу группировки средств и подразделения актива и пассива на отдельные статьи, а также порядок расположения статей в балансе.

Структура баланса должна удовлетворять следующим требованиям :

- должна отвечать потребностям оперативного контроля и руководства хозяйственной деятельностью предприятия.

Отражая состояние средств предприятия в обобщенном виде на данный момент , строение баланса должно в тоже время раскрыть структуру средств по отдельным группам и их видам, удельный вес каждой группы в составе средств:

- строение баланса должно быть таким, чтобы из него легко можно было бы получить законченное и цельное представление не только о состоянии на данный момент, но и о тех изменениях, которые произошли на объекте за отчетный момент времени;

- проводимые в балансе показатели предприятия должны обеспечивать возможность составления отчетных сводок по отдельным отраслям региона.

Так как невозможно предположить структуру баланса, отвечающего сразу всем изложенным требованиям, на предприятии можно составить балансы с различной степенью детализации в зависимости от конкретных целей. Однако из-за большой трудоемкости составления баланса в настоящее время в бухгалтерском учете применяется лишь одна схема баланса- форма № 1 годового отчета: “Баланс по основной деятельности промышленного предприятия на 1 января следующего за отчетным года”.