Анализ данных

Набор данных, связанных с определенным объектом или темой называется базой данных. База данных оформляется в виде таблицы , строки которой содержат набор сходных сведений на определенную тему, а в столбцах располагаются одинаковые поля. Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор фамилий, адресов и телефонов абонентов.

В Excel имеются средства для создания и работы со списками, позволяющие обобщать и анализировать данные из существующих списков, осуществлять поиск, сортировку и выборку данных. При выполнении обычных операций с данными, списки автоматически распознаются как базы данных.

Столбцы списков становятся полями базы данных. Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных. Каждая строка списка преобразуется в запись данных. Для работы с отдельными полями и фрагментами таблицы удобно присваивать им имена и в дальнейшем использовать их при обработке данных списка.

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

На листе не следует помещать более одного списка. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

После того, как списки созданы, можно выполнять работы, типичные для баз данных.