Развернутая классификация АИС-БУ

Развернутая классификация базируется на множестве самых разнообразных признаков. В их числе: степень охвата задач учета, концепция построения информационной модели бухгалтерского учета, способ построения программной системы, возможность расширения состава базовых учетных функций, порядок распро­странения и тиражирования, программно-аппаратная платформа системы и др.

Среди них выделяются три базовых признака, которые опреде­ляют различия в концепциях построения ПО АИС-БУ. К ним отно­сятся: концепция Построения информационной модели бухгал­терского учета, способ построения программной системы и воз­можность расширения состава ее базовых учетных функций.

Классификация программных средств бухгалтерского учета в со­ответствии с указанными признаками представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Развернутая классификация АИС-БУ

Степень охвата учетных функций. Этот признак характеризу­ет состав учетных задач, решаемых системой. В этой связи про­граммные средства АИС-БУ подразделяются на системы автома­тизации отдельных разделов бухгалтерского учета; системы час­тичной автоматизации бухгалтерского учета; системы комплекс­ной автоматизации бухгалтерского учета; системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативно­го учета; системы автоматизации бухгалтерского учета корпора­тивных систем управления экономическим объектом.

Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета. Такие системы были характерны для начального этапа компьютеризации учета, но и сейчас некото­рые из фирм предлагают программные продукты автоматизации локальных разделов учета. Чаще всего разработчики специализиру­ются на создании и распространении систем автоматизации склад­ского учета, учета труда и заработной платы и др. Такие програм­мы находят спрос и часто используются совместно с другими, пре­жде всего с системами сводного учета. Их разработчики включают в них специальные инструменты, позволяющие экспортировать данные в другие учетные программы для дальнейшей обработки.

Например, программа «ФОЛИО Склад» фирмы «ФОЛИО» предна­значена для решения задач оперативного учета всех видов движения товар­но-материальных ценностей, расчетов с поставщиками и покупателями. Она позволяет формировать проводки для их передачи и последующей об­работки в таких популярных программах, как «1С:Бухгалтерия», «Турбо Бух­галтер», «Инфо-Бухгалтер» и др.

Разработки фирмы «Компьютер-Сервис» учитывают специфику работы складов в различных сферах. Этой фирмой выпущены программы: «Торго­вый склад», «Промышленный склад», «Книжный склад» и т.д. Они также по­зволяют выполнять обмен данными с наиболее распространенными про­граммами для ведения бухгалтерского учета: «1С:Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «Янус» и др.

Системы частичной автоматизации бухгалтер­ского учета. Эти программы ориентированы в основном на реа­лизацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских про­водок и несложного аналитического учета. Они позволяют организо­вать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгал­терского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности. Однако отсутствие функций количественного учета не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, тре­бующих натуральных показателей, таких как оценка себестоимости отпущенных в производство материалов и выпущенной продукции, расчет износа и переоценка основных средств.

В качестве примера можно указать на программу «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт». Она позволяет формировать и печатать большой перечень первичных документов, вводить проводки, получать сводные бух­галтерские итоги, большой перечень выходных форм, формировать стан­дартную отчетность. С ее помощью можно вести несложный стоимостной аналитический учет. Однако отсутствие функций натурального учета не по­зволяет в полной мере решать задачи учета товарно-материальных ценно­стей, калькуляции себестоимости, учета основных средств и нематериальных активов. Не поддерживаются здесь и функции учета труда и заработной платы. Для решения этих задач следует использовать другие программы.

Системы комплексной автоматизации бухгал­терского учета. Такие системы потенциально способны ре­шать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Одна­ко это не означает, что в них изначально реализована возмож­ность решать все задачи бухгалтерского учета без исключения. Часто для решения задач конкретного предприятия эти системы нуждаются в дополнительной настройке.

Например, с помощью профессиональной версии программы «"^Бух­галтерия 7.7» потенциально можно решать любые задачи бухгалтерского учета. Однако ее типовая конфигурация, входящая в комплект поставки, оп­ределяет некоторую обобщенную модель бухгалтерского учета, которая мо­жет не полностью устраивать всех без исключения пользователей. Если ти­повая конфигурация не устраивает того или иного пользователя, он может реконфигурировать программу для полного соответствия своим потребно­стям. Если такую реконфигурацию не выполнить, то нужно либо привести методологию учета на предприятии в соответствие с методологией, реали­зованной в типовой конфигурации, либо часть функций по обработке учет­ной информации выполнять вручную или с помощью других программных средств. Затем полученные результаты в виде готовых проводок вводить в информационную базу программы для получения с ее помощью бухгалтер­ских итогов и составления отчетности. При этом, отступление от заложен­ной в типовую конфигурацию методологии может привести к тому, что часть отчетных форм также придется составлять вручную.

То же касается и многих других программ, например, таких как «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем» и др. Их также можно настроить на решение практически любых задач бухгалтерского уче­та, и если этого не сделать, то часть работ придется выполнять вручную. Следует отметить, что подобная настройка весьма трудоемка и часто требу­ет профессиональных знаний и навыков специалистов по использованию вычислительной техники.

Не все системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета мож­но настроить на решение любых задач, как перечисленные выше програм­мы. В этом случае пользователь должен принять предлагаемую програм­мой (программным комплексом) методологию и ограничиться теми возмож­ностями, которые имеются в системе. Недостающие же функции придется выполнять вручную или с помощью вспомогательных программных средств. Впрочем, большинство наиболее широко распространенных сис­тем автоматизации хорошо продуманы и включают функциональность, дос­таточную для решения важнейших задач бухгалтерского учета и позволяют вести его в комплексе.

С другой стороны, часть функций, реализованных в системе комплексной автоматизации бухгалтерского учета, а иногда и целые модули могут быть не востребованы пользователями в силу отраслевой специфики и особенностей ведения учета на конкрет­ном экономическом объекте. Поэтому следует говорить лишь о потенциальной возможности решения всех задач бухгалтер­ского учета на основе той или иной системы данного класса.

Говоря о системе комплексной автоматизации бухгалтерского учета, бу­дем подразумевать систему, созданную одной фирмой-производителем. Она может включать одну программу или набор программ, предназначен­ных для решения задач по основным разделам бухгалтерского учета. Из на­бора программ пользователь волен выбрать только ту их часть, которая его интересует. Например, только программы для ведения сводного учета, уче­та основных средств, банковских и кассовых операций. Если это одна про­грамма, то можно использовать только часть ее возможностей. В этом слу­чае, созданная на основе комплексной системы автоматизации АИС-БУ, мо­жет оказаться не полностью автоматизированной.

С другой стороны, в АИС-БУ предприятия могут быть использованы про­граммы различных производителей. Однако обычно этого стараются избе­гать, поскольку могут возникнуть проблемы состыковки программ, разрабо­танных разными фирмами.

Следует также отметить, что если система комплексной автоматизации бухгалтерского учета состоит из набора модулей, то модуль сводного учета, рассматриваемый сам по себе, является системой частичной автоматиза­ции, а автономно эксплуатируемые модули для ведения иных разделов уче­та — системами автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета.

Системы автоматизации бухгалтерского уче­та, интегрированные с функциями оперативного учета. Эти системы, обладая всеми возможностями предыдущей группы, являются ступенью к программам следующего класса — корпоративным информационным системам управления. Многие системы автоматизации изначально создавались исключительно для решения задач бухгалтерского учета. По мере развития в них включали задачи автоматизации управления других подразделений хозяйствующих субъектов и, прежде всего, таких, в которых возни­кает первичная информация: склада, цеха, отдела снабжения, отде­ла сбыта и т.п. Таким образом, помимо задач бухгалтерского учета стали автоматизироваться задачи оперативного управления. Такие системы в настоящее время представлены достаточно широко.

Например, программы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Торговля и Склад», рас­сматриваемые в комплексе, являются системой автоматизации бухгал­терского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, в то время как сама по себе «1С:Бухгалтерия» является системой комплекс­ной автоматизации бухгалтерского учета. Система «БЭСТ-4» фирмы «Интеллект-сервис», рассматриваемая как единое целое, также является системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, поскольку помимо обработки бухгалтер­ской информации позволяет решать задачи складского учета, управления закупками и продажами, взаимодействия с интеллектуальными кассовыми аппаратами и т.д. В то же время, если выделить из нее только набор моду­лей, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, то его следует считать системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Часто в одной АИС могут использоваться продукты разных про­изводителей: система автоматизации оперативного учета одного раз­работчика и система автоматизации бухгалтерии другой фирмы.

Системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управле­ния экономическим объектом. В основе такого рода сис­тем лежит технология комплексного управления бизнесом орга­низации. Они ориентированы на управляющих, менеджеров, бух­галтеров и другой управленческий персонал. Именно поэтому их и называют корпоративные информационные системы управле­ния (КИС). Бухгалтерская подсистема рассматривается здесь как составляющая общей системы управления и функционирует со­гласованно с подсистемами планирования, оперативного учета, делопроизводства и т.д.

Прототип таких систем в России и странах СНГ — автоматизи­рованные системы управления (АСУ), созданные на больших ЭВМ (ЕС ЭВМ) и получившие распространение в 70-80 годах. Од­нако в настоящее время технологические решения таких систем со­ответствуют новой программно-технической базе, а организацион­но-методологическое обеспечение — новым экономическим усло­виям — рыночной экономике, которая, в отличие от плановой, тре­бует решения совсем иного спектра функциональных задач.

Появление персональных компьютеров на территории бывше­го СССР сначала резко затормозило разработку корпоративных систем управления финансами и бизнесом, и на первый план вы­шли задачи автоматизации бухгалтерского и оперативного учета. Однако вскоре стало ясно, что учет — это только одна из функ­ций управления, и для эффективной работы организации, воз­можности извлечения максимальной прибыли от деятельности не­обходимо автоматизировать и другие функции управления. Кро­ме того, многие организации начинали свою деятельность с не­больших офисов, но потом расширились, обзавелись удаленными филиалами. Управлять деятельностью корпорации без автомати­зации всех сторон деятельности стало затруднительно. Появился спрос, и началось создание крупных информационных систем на новой компьютерной инфраструктуре и организационно-методи­ческой базе. Создание таких систем требует проведения модерни­зации всей системы управления на базе внедрения корпоратив­ных стандартов — соглашений о единых правилах организации технологии управления.

По своим функциям бухгалтерская составляющая в корпора­тивных системах аналогична классу систем комплексной автома­тизации бухгалтерского учета, но здесь добавляются проблемы взаимодействия с другими функциональными подсистемами.

Решение задач учета в КИС интегрировано с задачами всех дру­гих подсистем управления: технологической подготовки произ­водства, планирования, оперативного управления, управления маркетингом, делопроизводством и т.д. Информация бухгалтер­ского учета доступна любой подсистеме, которая нуждается в ней, но и сама бухгалтерия при решении своих задач использует информацию других подсистем.

Например, программный комплекс «Галактика» (разработка корпорации «Галактика»), включает около 40 модулей, обеспечивающих решение за­дач технологической подготовки производства, планирования, оперативно­го управления, управления маркетингом, делопроизводством, бухгалтер­ского учета и т.д. Из них чисто бухгалтерскими являются только 5 модулей. При этом большая часть информации, обрабатываемой ими, вводится в мо­дулях других подсистем. Поэтому, назначение бухгалтерских модулей со­стоит, большей частью, в том, чтобы с той или иной степенью автоматиза­ции порождать и обрабатывать проводки по данным первичных докумен­тов, вводимых в подсистемах других контуров управления, формировать бухгалтерские итоги и стандартную отчетность. Важно отметить и то, что здесь большинство необходимых для управления показателей может быть получено вообще без использования модулей бухгалтерского контура, что в большинстве других программных средств часто просто невозможно.

Западные КИС, такие как R/3 фирмы SAP, Oracle Applications фирмы Oracle, Concorde XAL фирмы Columbus и т.д., включают еще больше подсис­тем. Обычно они несут в себе строго отработанную и довольно жесткую схе­му организации бизнеса, позволяющую оптимизировать управление фир­мой (корпорацией) на основе общепризнанных мировых стандартов ERP (Enterprise Resource Planning) и более современных. Однако говорить о воз­можности повсеместного применения в России этих стандартов в силу ряда причин пока не приходится. Имеются и существенные различия в методоло­гии ведения бухгалтерского учета по западным и российским стандартам. И, наконец, цены этих западных разработок непомерно велики для боль­шинства российских предприятий. Поэтому в России и странах СНГ они по­ка не получили широкого распространения.

Приведенная классификация по критерию охвата учетных функ­ций дает лишь общие ориентиры при выборе программных продук­тов. Оценка систем по функциональной полноте предполагает не только изучение состава имеющихся модулей по интересующим раз­делам учета, но и анализ конкретного состава задач, решаемых каж­дым из них. Именно здесь требования пользователей достаточно субъективны — всем нужны разные задачи, например одним при расчете заработной платы необходимо учитывать северные надбав­ки, другим нет. Однако отсутствие средств поддержки решения той или иной задачи в конкретной программной системе совсем не озна­чает, что она непригодна для данного предприятия. Дело в том, что многие программные продукты могут быть дополнены недостающи­ми функциями либо самим пользователем, либо специалистами по внедрению, либо самим разработчиком. Таким образом, пользовате­лю нужно вначале определиться с классом системы, выделенным по степени охвата учетных функций, далее выяснить конкретный на­бор решаемых задач, и, если какие-либо задачи отсутствуют, изу­чить возможности расширения функциональности.

Следующие три классификационных признака являются базо­выми, поскольку именно они определяют различия в концепциях построения АИС-БУ.

Концепция построения информационной модели учета. Впро­граммном обеспечении бухгалтерского учета реализуются две ос­новные модели представления учетных данных, отражающие раз­ные подходы к построению программ: унифицированная модель учетных данных и специализированные модели данных отдель­ных участков учета.

Унифицированная модель учетных данных. Первый подход основан на том, что вся бухгалтерская информация может быть унифицирована и представлена в виде единого массива стан­дартных бухгалтерских записей, основой которого являются про­стые либо расширенные проводки. Такой подход был предложен еще в 60-х годах Алаховым Б.В., но так и не был реализован на больших ЭВМ. Только с появлением персональных компьютеров эта идея была воплощена во многих программах. Например, таких, как: «1С:Бухгалтерия» фирмы «1С», «Турбо Бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Интегратор» фирмы «Инфософт», семействе программ «Лука» фирмы «Плюс-Микро», разработках корпорации «Парус», «Инфо-Бухгалтер» фирмы «Информатик» и многих других.

Специализированные модели данных отдельных участков учета. Второй подход предполагает специализированное представление данных отдельных участков учета в соответ­ствии с потребностями решаемых задач. Он был вызван создани­ем комплексных систем автоматизации учета и корпоративных информационных систем. Комплексная автоматизация процес­сов управления организацией предполагает интеграцию обработ­ки данных бухгалтерского, оперативно-технического учета и дру­гих функциональных подсистем управления на основе единой ба­зы данных. Использование единой базы данных для решения за­дач разных подсистем не позволяет всю учетную информацию вписать в шаблон бухгалтерских проводок. Поэтому формирование информационной базы стало рассматриваться с позиций раз­деления функций по участкам учета с выделением отдельных за­дач конкретных подсистем и наиболее полным отражением спе­цифики их документооборота. Такой подход также не нов. Воз­ник он в 70-е годы и был связан с созданием АСУ. Он стал основой большого числа современных компьютерных систем уче­та. Типичными представителями данного класса являются, напри­мер, разработки корпорации «Галактика», фирм «Авэр», «Интеллект-Сервис», «Омега» и т.д.

Способ построения программной системы. Различия в концеп­ции построения информационной модели учета определяют и способы построения пакетов программ. В этой связи можно выде­лить: системы, построенные на основе единого программного яд­ра и комплексы специализированных программных модулей.

Системы, построенные на основе единого программного ядра. Такие системы предполагают наличие центрального (головного) программного модуля, интегрирующего основные функции обработки учетной информации. Функционирование этого модуля основано на унифицированной модели представления учетной информации, основой которой является расширенная проводка. Это позволяет реализовать не только функции синтетического (сводного) учета, но функции аналитического учета, включая учет в натуральных показателях, а также учет в иностранной валюте. Помимо головного модуля в систему могут входить вспомогательные модули, которые не вписываются в концепцию расширенной проводки, как, например, учет труда и заработной платы, складской учет и пр. (рис. 2).

Вспомогательные модули

Рис. 2. Системы автоматизации учета, построенные на основе единого программного ядра

Взаимодействие между центральным и вспомогательными модулями идет только по вертикали. Горизонтальная связь между вспомогательными модулями обычно отсутствует. В конкретной АИС-БУ центральный (головной) модуль и вспомогательные модули могут быть одного или разных производителей. Таким обра­зом, в последнем случае система строится из программных моду­лей разных производителей и центральное место в ней занимает головной бухгалтерский модуль.

К данной группе относятся, например, разработки фирм «Ин-фин» и «Парус», Система «Интегратор» фирмы «Инфософт»,

«1С:Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Инфо-Бух-галтер» фирмы «Информатик», «Финансы без проблем» фирмы «Хакере Дизайн» и т.д.

Следует отметить, что целостная АИС-БУ может строиться как на осно­ве набора основного и вспомогательных модулей, так и на основе одной единственной программы. Например, программы «Турбо Бухгалтер» и «Финансы без проблем» могут быть настроены на решение практически лю­бых задач, не только бухгалтерского, но и оперативного учета. Однако про­цесс этой настройки достаточно трудоемок и требует высокой компьютер­ной квалификации. Для создания же, например, АИС-БУ на основе системы программ «1С:Предприятие», помимо «1С:Бухгалтерии» может потребо­ваться еще и программа «1С:Зарплата и Кадры», в которую изначально встроены процедуры решения большинства задач расчета заработной пла­ты. Решение задач учета труда и заработной платы на ее основе может осу­ществляться более полно и эффективно, чем только с применением «1С:Бухгалтерии», которую к тому же для решения многих задач по этому разделу учета следует специально настраивать. То же касается и разрабо­ток фирмы «Инфин». Здесь центральный бухгалтерский модуль при создании конкретной АИС-БУ обычно стоит дополнять модулем расчета заработ­ной платы, а в случае, если предприятию требуется сложный учет товар­но-материальных ценностей, то и программой складского учета.

АИС-БУ может быть построена на основе программ различных произво­дителей. Так, например, в качестве центрального бухгалтерского модуля в АИС-БУ многих предприятий часто используется программа «Инфо-Бухгал-тер», которая для решения задач оперативного учета дополняется той или иной разработкой для ведения складского учета и управления закупками и продажами, например, программой «ФОЛИО WinCKnafl», которая по резуль­татам своей работы может формировать проводки для их последующей за­грузки в систему «Инфо-Бухгалтер».

Комплексы специализированных программных модулей, интегрированные по данным. Системы авто­матизации учета этого вида состоят из совокупности взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных разделов учета и поэтому наиболее полно отражают специфику алгоритмов обработки данных. Естественно, что в основе построения таких систем лежат специализированные модели представления учетной информации отдельных участков учета. Взаимодействие модулей выполняется через общую базу данных. При построении такой системы также обязательно наличие центрального (головного) модуля, на который возлагаются функции сводного 1 синтетического учета. Состав и количество иных модулей может 1 формироваться в соответствии с потребностями пользователя. В отличие от систем, построенных на основе единого программного яд- j pa, здесь взаимодействие между модулями осуществляется как по вертикали (модулей отдельных участков учета с головным), так и по горизонтали (между модулями отдельных участков учета).

Типичными примерами комплексов специализированных программных модулей являются системы «Галактика» корпорации § «Галактика», «БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис», «Abacus Professional» фирмы «Омега», уже упоминавшийся выше программный комплекс «ФинЭко» фирмы «Авэр». Множество других разработок также построено по этому принципу.

В качестве примера системы автоматизации, построенной как набор специализированных программных модулей, рассмотрим структуру программного комплекса «ФинЭко» фирмы «Авэр». Главное меню этой системы представлено на рисунке 3.