Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется указанием места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив.

Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранениеэлектронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов м поиск идет по ним. Примеры атрибутов: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известногодокумента используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4.Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизацияв системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известна

1. Свободнаямаршрутизация: последовательная или параллельная.

При последовательноймаршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной- он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободнаямаршрутизация с контролем исполнения.

Под контролем понимается:

-контроль доставки документа;

-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.