Принципиальная схема НИТ и электронный документооборот

Электронные документы никогда полностью не заменят бумажные, но тем не менее являются наиболее удобным и надежным средством обмена информацией (документооборота). Технология электронных документов широко применяется в бизнесе, особенно в страховых и финансовых компаниях, а также в издательском и рекламном деле.

Способы получения электронного документа:

сканирование,

электронная почта,

дискеты и СД

подготовка документа на ПК.

Функции документооборота:

создание и ведение списка дел на рабочем месте каждого уровня оргструктуры предприятия,

формирование полнотекстовых документов,

классификация документов,

ведение, обработка и контроль исполнения документов,

поиск документов,

рассылка их в подразделения.

Документы различают оригинальные и типовые. Доля оригинальных документов в управлении не превышает 10-15%. Типовые формы документов называют шаблонами. Это письма, резюме, факсы, отчеты, записки, справки, акты, ведомости.

Для полноценного документооборота необходимы программные приложения, реализующие такие технологии, как обработка изображений, оптическое распознавание символов, просмотр документов, обслуживание электронных библиотек и поиск текста.

Сейчас существуют пакеты прикладных программ (ППП) документооборота:

Group Wise 4.1. компании Novel,

Novel Soft Solution компании Soft Integro,

Paper Wise- обработка электронных образцов бумажных документов.

Group Wise – электронный обмен предприятия. Электронная почта + календарь + групповое планирование + межсетевая передача сообщений.

Soft Solution – система управления документами. При размещении в ней документа ему присваивается уникальный номер, заполняется сводка: автор, тип документа, лица, имеющие доступ к документу. Быстрый поиск документа в сети предприятия – Internet – 2-3 сек.

Paper Wise – накопление электронных образцов документов с помощью сканеров, запрос на документ, архивирование.

Направление развития: объединение офисных систем с Internet на базе Web-технологий. Эти системы позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. В качестве клиентской части таких систем используется стандартный Web-броузер, например, Netscape Navigator или Microsoft Explorer. Системы управления документами на базе Web почти не требуют расходов на клиентское ПО (экономия значительных средств).

Преимущества электронного документооборота:

сокращение расходов на инвентаризацию форм и почтовые услуги;

2)увеличение скорости обслуживания клиентов и снижение стоимости услуг на порядок.