Организация деятельности персонала вспомогательных служб.

Руководитель по организации деятельности персонала вспомогательных служб организации - может работать и с персоналом уже имеющихся служб или привлекать на контрактной основе исполнителей из обслуживающих фирм. В последнем случае его деятельность будет заключаться в следующем.

1.Выбор вариантов предоставления услуг:

· обеспечение безаварийного функционирования тепло-, газо- и электросети, элементов системы водоснабжения и водоотведения;

· проведение ремонтных и перепланировочных работ в офисе;

· доставка элементов интерьера, оргтехники;

· уборка помещений.

2.Юридическое оформление и организационное сопровождение договоров, контроль сроков выплат и качества исполнения.

Напомним, что отказ от собственного бизнес процесса, например ремонта, или составление бухгалтерского баланса, и приобретение этого бизнес – процесса у другой организации называется аутсорсингом. Русский аналог слова аутсорсинг – кооперация.

В России давно назрела потребность в профессиональном обслуживании помещений, но пока что немногие организации уделяют ей достаточно внимания. В лучшем случае попытки поднять качество содержания офисов сводятся к закупке импортных средств и оборудования, которые используются неграмотным персоналом и потому недостаточно эффективны. Вряд ли будет ошибочным вывод о том, что этот сектор обслуживания в России практически пуст, несмотря на то, что многие фирмы готовы платить за качественную уборку фасадов зданий (например, сезонное мытье стекол) и внутренних помещений.

Эффективная работа любой организации зависит от эффективности работы его персонала. Важная роль среди мер по обеспечению эффективности труда в сфере управления принадлежит рациональной организации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда, ведь от этого напрямую зависят показатели работоспособности и производительности труда, степень использования творческого потенциала, сохранение здоровья и продолжительность жизни работников управленческого труда.

Социотехническое проектирование. Социотехническое проектирование – это дизайн организационных единиц с учетом двойственного характера организационных подсистем и процессов: социального и технического. При этом и социальные, и технические компоненты проектирования могут содержать самые разнообразные прикладные аспекты. Например, психологические, эргонометрические, культурологические, политические, инженерные, финансовые и др. Одно из направлений обеспечения эффективной деятельности персонала - это следование эргономическим принципам формирования рабочего пространства.

Термин «эргономика» был принят в Великобритании в 1949 г. когда группа английских ученых организовала Эргономическое исследовательское общество. В СССР эргономические исследования выполнялись в рамках научной организации труда (НОТ) - системы организации трудовых процессов на производстве и управлении производством, основанной на учете социальных, экономических, психологических и других факторов.

Известно множество определений этого становящегося все более популярным термина. Одно из самых полных звучит следующим образом: эргономика - научно-прикладная дисциплина, занимающаяся изучением и созданием эффективных систем, управляемых человеком. Эргономика изучает движение человека в процессе производственной деятельности, затраты его энергии, производительность и интенсивность при конкретных видах работ.

И раньше, и сейчас оптимизацией труда занимались специалисты разных направлений (гигиенисты, физиологи, психологи и др.), поэтому эргономика объединяет и дополняет знания, накопленные в других областях.

Эргономика состоит из таких частей, как:

■макроэргономика - занимается исследованием и проектированием систем «человек - общество», «организация - система организаций»;

■мидиэргономика - изучает системы «человек - коллектив» «коллектив - машина», «человек - сеть», «коллектив - организация»;

■микроэргономика - посвящена разработкам на уровне «человек - машина».

Эргономика базируется на двух подходах: приспосабливание человека к работе и приспосабливание работы к человеку. Это отнюдь не одно и то же. Если в первом случае во главу угла ставится эффективность, то во втором решающим будет удобство (этот подход перекликается с другим направлением - Usability Engineering, которое для краткости часто называют «юзабилити»). Это вовсе не означает, что высокоэффективная система обязательно будет неудобной, а удобная система - неэффективной. Дело просто в расстановке акцентов.

Эргонометрические стандарты в Российской Федерации охватывают практически все условия производственной деятельности в частности в определении требований к микроклимату и воздушной среде производственных помещений, освещению, нормализации зрительных условий труда, цветовому оформлению оборудования и производственного помещения и рассматриваются в дисциплинах, касающихся охраны труда и безопасности производственных процессов.

Устройство и планировка помещений и рабочих мест.Устройство служебных помещений предполагает выбор для структурных подразделений или отдельных работников помещений рациональных форм, габаритов и размеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них.

Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам, и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивает экономное использование площади и сохранение здоровья работающих. Планировка служебных помещений определяется характером осуществляемой в них работы. При этом учитывается функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда.

При планировке служебных помещений и размещении рабочих мест в них необходимо учитывать следующие рекомендации:

· движение рабочего потока должно происходить без лишних возвращений и пересечений;

· структурные подразделения и часто вступающих в деловые контакты работников следует размещать в непосредственной близости друг от друга;

· шкафы, стеллажи и другое оборудование коллективного пользования необходимо располагать так, чтобы было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

· в помещении не должно находиться ничего лишнего, ненужного для работы;

· площадь отдельных рабочих мест должна соответствовать санитарным нормам и специфике выполняемой работы;

· подразделения, связанные с приемом сторонних посетителей (отдел снабжения, сбыта, отдел кадров), целесообразно размещать вблизи входов, лифтов или на первых этажах здания;

· рабочие места сотрудников, связанных с приемом большого числа посетителей, следует размещать поблизости от входа в служебное помещение отдела, службы;

· подразделения, услугами которых пользуются все другие подразделения (например, канцелярия), должны размещаться приблизительно на равном расстоянии от всех отделов;

· рабочие столы целесообразно располагать перпендикулярно линии окон, так, чтобы свет падал слева (справа менее рационально, но допустимо, размещение работника лицом к окну нерационально, а спиной - недопустимо);

· рабочие столы не рекомендуется размещать вблизи отопительных приборов (в крайнем случае эти приборы должны быть закрыты специальными щитами).

Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов (рабочих зон).

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной и вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают, нормальную и максимальную зоны.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно' опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В зоне, где работник действует вытянутыми руками, располагаются реже используемые средства труда. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для обеих рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

Организация питания и отдыха работников.Руководитель пищевого комплекса, являющегося структурным подразделением организации, подотчетен фэсилити-менеджеру и несет ответственность за эффективность работы следующих секций:

· кухня;

· ресторан, буфет, мини-бары;

· уборка и мойка посуды.

Требования, предъявляемые к руководителю такого ранга, как директор пищевого комплекса, обычно включают не только его должностные обязанности, но и особые способности, знания и опыт, без которых эти обязанности выполнять просто невозможно.

Анализ зарубежного опыта показывает, что руководитель пищевого комплекса должен иметь большой опыт работы и быть преданным своему делу. Опыт можно приобрести двумя путями: путем производственной практики в период обучения в специализированном колледже или последовательно работая во всех секциях пищеблока. В любом случае, это должен быть многообразный опыт работы на кухне хотя бы в течение 1 - 2 лет, затем необходимо по несколько месяцев поработать в снабжении, на складе, в секции мойки посуды. Очень полезно поработать хотя бы по году в ресторане, баре и в секции обслуживания конференций.

Зона отдыха персонала, без преувеличения, - важнейшая зона в офисе. В зарубежной практике зоны отдыха планируют исходя из расчета 0,4 - 0,5 м2 на человека. Независимо от того, какое помещение отведено под зону отдыха, здесь нужно предусмотреть удобную мягкую мебель, на которой можно сесть в непринужденной позе, вытянув ноги, расслабиться. Непременный атрибут - место, где можно попить чаю или кофе, перекусить. Это может быть небольшой бар, кафетерий или стол с самоваром. Прекрасно, если в другом помещении, относящемся к зоне отдыха, расположен тренажерный зал. Недостаток движения - бич сотрудников офисов, и с этим надо бороться, в том числе с помощью правильного подбора мебели и оборудования всех помещений.

Организация уборки помещений.К функциям фэсилити-службы в числе прочих относится уборка помещений. Повседневное поддержание в должном порядке огромного числа производственных помещений и помещений общего пользования требует, большой ответственности и пунктуальности.

Управляющему службой уборки в своей работе необходимо руководствоваться следующими правилами:

1)использовать людские ресурсы эффективно, чтобы добиться своевременного выполнения работы; распределять задания и распределять обязанности среди подчиненных;

2)стараться стандартизировать рутинные работы;

3)регулярно проводить инвентаризацию;

4)координировать работу своей службы с другими, особенно с административными и инженерно-эксплуатационными.

К уборке помещений могут привлекаться как постоянные сотрудники, так и внештатные работники службы уборки (подрядчики) - для проведения генеральной уборки, мытья окон и т.п.

Управляющему этой службы следует:

· руководить людьми, следить за оборудованием и поставками инвентаря;

· обеспечивать чистоту и порядок в производственных помещениях и помещениях общего пользования;

· вести отчетную документацию;

· предотвращать несчастные случаи среди работников;

· руководить службой в соответствии с финансовой политикой организации.