Построение текста письма

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, документы, даты.

Письма могут составляться:

– от первого лица единственного числа (прошу, направляю и т.п.);

– от первого лица множественного числа (просим, сообщаем и т.п.);

– от третьего лица единственного числа (предприятие просит, университет направляет и т.п.);

– от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и коллектив трудящихся просят и т.п.).

При написании письма необходимо придерживаться определенных общепринятых правил.

Любое письмо (как деловое, так и частное) состоит обычно из 5 частей:

– адрес отправителя, дата (шапка);

– приветствие (обращение);

– текст письма;

– дополнительные заключительные фразы;

– подпись.

В деловых письмах иногда добавляется еще адрес человека, компании, организации, кому адресовано письмо.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

– «Уважаемый Игорь Леонидович!»

– «Господин Зорин!»

– «Игорь Леонидович!»

– «Уважаемый г-н Зорин!»

– «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Затем уместны были бы слова благодарности:

– «Мы были рады получить Ваше письмо»

– «Большое спасибо за факс от 04.06.03»

– «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

Большинство писем продолжаются далее словами:

– «В связи с…»

– «Согласно контракту от № …»

– «В соответствии с …» и т.п.

Письма рекомендуется заканчивать фразами:

– «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»

– «Мы рассчитываем на Вашу заинтересованность в расширении связей»

– «С уважением…»

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то на нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Образцы писем приведены со всеми необходимыми реквизитами для входящих и исходящих писем (визами, резолюциями, регистрационными номерами и т.д. (прил. 3.22, 3.23)).

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.