Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса

 

1. Идентифицируйте систему файлов электронной почты и факса.

2. Если ваше программное обеспечение позволяет заносить документы, пересылаемые через электронную почту и факс, в директории папок I Working, 2Reference или 3Archive, идентифицируйте эти сообщения, чтобы или сохранить их (переименовать, перенести в соответствующие директории), или удалить (удаляйте все лишнее!).

3. Если ваши программы не позволяют переместить сообщения, пересылаемые по электронной почте и факсу, создайте с помощью программного обеспечения электронной почты и факса параллельные системы папок для всех сохраняемых сообщений. Соотнесите названия этих папок с названиями разделов бумажных документов и директорий на диске С: вашего компьютера.

Переносите сохраняемые документы в соответствующие папки (см. рис. 2. 10).

4. Если вы начинаете работать с большим количеством неупорядоченных документов, присланных по электронной почте или факсу, вы можете просто решить, с какой даты вы начнете рассматривать информацию (например, с начала года), создать папку-архив, поместить туда всю более старую информацию (или перенести ее на дискету или zip-диск) и забыть про нее. Затем вы уже сможете перераспределить оставшиеся сообщения в рамках новой файловой структуры.








Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 813;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.007 сек.