Работа с электронной почтой

Организация информации в директории, поддиректории и файлы значительно облегчает и ускоряет поиск документов.

Некоторые люди получают по электронной почте от 150 до 200 сообщений в день. Чтобы управиться с этим потоком информации, нужно использовать большинство принципов, применяемых при работе с бумажной информацией. Системы хранения информации весьма разнообразны, но чтобы сделать их работающими, необходимо придерживаться определенных общих правил.

Подобно вашим корзинам или лоткам, электронный почтовый ящик может заполняться очень быстро. Некоторые системы могут вмещать сотни сообщений. Они могут оказаться неуправляемыми и вызвать большие затраты времени. Перегрузка ресурсов компьютера может замедлить поиск сообщений. Поэтому при пользовании электронной почтой придерживайтесь двух правил: Сделайте это сейчас же и Удалите сообщение сразу.

Реагируйте на сообщения сразу после ознакомления с ними. Не допускайте загромождения вашего электронного почтового ящика письмами, которые вы уже прочли, чаще используйте команду «удалить»! Сообщения, которые вы храните, должны быть помещены в соответствующую директорию или электронную папку или, если они уже распечатаны, в соответствующий рабочий файл.

Многие программы электронной почты позволяют создавать электронные папки для тех сообщений, которые вы хотите сохранить, но не хотите держать в том месте, куда они поступили. Вы можете назвать одну из этих папок Pending (Для рассмотрения), помещая туда сообщения, для обработки которых вы ожидаете поступления данных или ответов на запросы. Можно также создать папку под названием Procedure для сообщений, содержащих методические материалы.

Вероятнее всего, вы захотите создать каталоги, аналогичные вашим рабочим или справочным файлам. Данные, которые нужно сохранить для кратковременного использования, перемещайте немедленно в соответствующую директорию. Методы хранения справочной информации длительного пользования и архивных документов должны обеспечивать легкий доступ к ним, будь то дискеты или распечатки.

Избегайте распечаток, если без них можно обойтись! Не стоит добавлять к имеющейся у вас массе бумаг новые; к тому же совершенно бессмысленно распечатывать одну или две строки на отдельном листе бумаги. Если сообщение нужно присоединить к какому-нибудь документу, который представлен на бумаге, сделайте краткую приписку к этому документу в виде дополнения. Однако лучше, если вы станете хранить эти дополнения в электронной форме, используя предназначенное для этого программное обеспечение.