Создание таблицы в режиме конструктора

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно Конструктора

2. Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором);

3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;

4. Задать ключевое поле:

o щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и

o в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

5. Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.

Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора

Создание межтабличных связей

Целостность данных - это набор правил, гарантирующих, что Access будет работать только с непротиворечивыми данными и разрешёнными операциями.

Активизировать команду Сервис \ Схема данных в диалоговом окне Схема данных:

Щёлкнуть по кнопке Добавить таблицу.

В диалоговом окне из списков выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Закрыть окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных.

Выделить в 1-й таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле 2-й таблицы. При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Связи.

Установить флаг Обеспечение целостности данных.

Щёлкнуть по кнопке Создать. Появится связь 1:1.

Тема 2.3. Работа с данными в Microsoft Access

Рассматриваемые вопросы: Использование запросов и фильтров. Мастер и конструктор запросов. Вычисляемые поля в запросах. Запросы с параметра­ми. Запросы из фильтра. Печать результатов запроса. Выражения в Access: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения, логические операции, операция кон­катенации, операторы идентификации, сравнения с образцом, идентификаторы объектов, константы. Функции в Access. Построитель выражений.

Запрос - это отбор записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Виды запросов

На выборку;

Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь)

Итоговые запросы (производят вычисления по заданному полю и выдают результат);

Запросы на изменение (позволяют автоматизировать - заполнение полей таблиц);

Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц)

Специфические запросы - запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL

Для подготовки используем закладку Создание и выбираем способ создания запроса.

Окно создания запросов

Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком - фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

для просмотра отдельных полей таблицы;

для выполнения вычислений над значениями полей.

Тема 2.4. Визуальные возможности Microsoft Access

Рассматриваемые вопросы: Работа с формами: создание форм для ввода данных, авто­матическое создание формы на основе таблицы или запроса, соз­дание формы с помощью мастера. Режимы работы с формами. Работа с формами в режиме конструктора (окно приложе­ния: инструменты формы, параметры работы, элементы управ­ления, их создание и удаление).

Формы позволяют:

Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;

Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Существует два вида формирования структуры форм:

На основе таблицы;

На основе запроса.

Возможен и комбинированный (творческий) подход.

Тема 2.5. Вывод данных в Microsoft Access

Рассматриваемые вопросы: Создание и печать отчетов. Работа с отчетами в различных режимах: мастер отчетов, режим конструктора, режим предва­рительного просмотра, режим просмотра образца. Структура отчета, создание и редактирование отчетов, эле­менты управления отчетами, визуальное оформление отчетов, применение шаблонов, просмотр и печать отчетов. Группировка и сортировка отчетов. Принципы создания и работы со сводными таблицами и диаграммами.

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

Здесь существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования.

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Мастер отчётов работает в шесть этапов.

выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;

выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

выбор полей и методов сортировки;

выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.)

выбор стиля оформления (из предложенного списка);

на последнем этапе выполняется сохранение отчёта под заданным именем.

Более подробно работу с СУБД Microsoft Access можно изучить по специальной литературе, а практические навыки приобрести, выполнив лабораторные работы по созданию баз данных.

Тема 2.6. Работа с макросами в Microsoft Access

Рассматриваемые вопросы: Работа с макросами. Создание, выполнение, отладка и при­менение макросов.

Раздел 3. Структурированный язык запросов SQL

Тема 3.1. Общая структура языка SQL и его разновидности Рассматриваемые вопросы: Функции и основные возможности языка SQL. Отличие SQL от процедурных языков программирования. Интерактивный и встроенный SQL.

Язык для взаимодействия с БД SQL появился в середине 70-х и был разработан в рамках проекта экспериментальной реляционной СУБД System R. Исходное название языка SEQUEL (Structered English Query Language) только частично отражает суть этого языка. Конечно, язык был ориентирован главным образом на удобную и понятную пользователям формулировку запросов к реляционной БД, но на самом деле уже являлся полным языком БД, содержащим помимо операторов формулирования запросов и манипулирования БД средства определения и манипулирования схемой БД; определения ограничений целостности и триггеров; представлений БД; возможности определения структур физического уровня, поддерживающих эффективное выполнение запросов; авторизации доступа к отношениям и их полям; точек сохранения транзакции и откатов. В языке отсутствовали средства синхронизации доступа к объектам БД со стороны параллельно выполняемых транзакций: с самого начала предполагалось, что необходимую синхронизацию неявно выполняет СУБД.

SQL сочетает в себе возможности языка определения данных, языка манипулирования данными и языка запросов. При этом он реализует и основные функции реляционных СУБД:

Определение данных.SQL позволяет определить структуру поддерживаемых данных и организацию используемых реляционных отношений.

Доступ к данным.SQL обеспечивает доступ к хранимым данным из приложений.

Манипулирование данными.SQL позволяет пользователю или прикладной программе изменять содержимое базы данных путем вставки новых данных, удаления или модификации существующих данных.

Управление доступом.SQL обеспечивает синхронизацию обработки базы данных различными прикладными программами, защиту данных от несанкционированного доступа.

Разделение данных.SQL может координировать работу конкурирующих пользователей, обеспечивая их одновременную работу с базой данных.

Обеспечение целостности данных.С использованием SQL можно определить достаточно сложные ограничения целостности, удовлетворение которым будет проверяться при всех модификациях базы данных.

Тема 3.2. Типы данных в SQL

Рассматриваемые вопросы: Типы данных. Использование разделителей и символов SQL.

Современные СУБД позволяют обрабатывать данные самых разнообразных типов, среди которых наиболее распространёнными являются:

Целые числа. В столбцах, имеющих этот тип данных, обычно хранятся данные о ценах, количествах, возрасте сотрудников и т.д. Целочисленные столбцы часто используются также для хранения идентификаторов, таких как идентификатор клиента, служащего или заказа.

Десятичные числа (дроби). В столбцах данного типа хранятся числа, имеющие дробную часть, но которые необходимо вычислять точно, например курсы валют и проценты. Кроме того, в таких столбцах часто хранятся денежные величины.

Числа с плавающей запятой. Столбцы этого типа используются для хранения величин, которые можно вычислять приблизительно, например значения весов и расстояний. Числа с плавающей запятой могут представлять больший диапазон значений, чем десятичные числа, однако при вычислениях возможны погрешности округления.

Строки символов постоянной длины. В столбцах, имеющих этот тип данных, обычно хранятся инициалы, телефоны, коды товаров и т.п.

Строки символов переменной длины. Столбцы этого типа позволяют хранить строки символов, длина которых изменяется в некотором диапазоне.

Денежные величины. Во многих СУБД поддерживается тип данных MONEY или CURRENCY, который обычно хранится в виде десятичного числа или числа с плавающей запятой. Наличие отдельного типа данных для представления денежных величин позволяет правильно форматировать их при выводе на экран.

Дата и время. Поддержка значений даты/времени также широко распространена в различных СУБД, хотя способы её реализации довольно сильно отличаются друг от друга. Как правило, над значениями этого типа данных можно выполнять различные операции. Стандарт SQL2 включает определение типов данных DATE, TIME, TIMESTAMP и INTERVAL, а также поддержку часовых поясов и возможность указания точности представления времени (например, десятые или сотые доли секунды). Отметим, что наиболее универсальным способом хранения времени является т.н. unixtime, в котором время представлено целым числом, равным количеству секунд, прошедших с 1 января 1970 года до момента, сохранённого в виде unixtime.

Булевые (логические) величины. Некоторые СУБД явным образом поддерживают логические значения (TRUE или FALSE), а другие СУБД разрешают выполнять в инструкциях SQL логические операции (сравнение, логическое И/ИЛИ и др.) над данными.

Длинный текст. Многие СУБД поддерживают столбцы, в которых хранятся длинные текстовые строки (обычно длиной до 32000 или 65000 символов, а в некоторых случаях и больше). Это позволяет хранить в базе данных целые документы. Как правило, СУБД запрещает использовать эти столбцы в интерактивных запросах.

Неструктурированные потоки байтов. Современные СУБД позволяют хранить и извлекать неструктурированные потоки байтов переменной длины. Столбцы, имеющие этот тип данных, обычно используются для хранения графических и видеоизображений, исполняемых файлов и других неструктурированных данных. К примеру, тип данных IMAGE в SQL Server позволяет хранить потоки данных размером до 2 миллиардов байтов.

Азиатские символы. В последнее время все больше поставщиков СУБД стали включать в свои продукты поддержку строк переменной и постоянной длины, содержащих символы азиатских алфавитов. Однако над такими строками, как правило, нельзя выполнять операции поиска и сортировки.

Тема 3.3. Операторы определения и манипулирования схемой БД

Рассматриваемые вопросы: Команды работы с таблицами. Команды манипулирования данными. Использование подзапросов с insert, delete, update.

Для изменения содержимого базы данных SQL предусматривает три операции INSERT (вставка строк в таблицы), DELETE (удаление строк из таблицы) и UPDATE (обновление значений в существующих строках таблиц).

Операция вставки INSERT может быть единичной либо групповой. Для единичной вставки необходимо явным образом определить значения колонок новой строки. Если указан неполный перечень колонок таблицы. то оставшиеся колонки получают неопределенное значение (NULL).

Операция групповой вставки предполагает добавление строк в таблицу из некоторой другой таблицы, указанной явно или с помощью SELECT-предложения.

Операция удаления DELETE является групповой, т.е. применяется ко всем строкам таблицы, удовлетворяющим требуемому условию. В отличие от запись-ориентированных языков манипулирования данными, SQL не использует понятия текущей строки в таблице, предполагая. что любая строка может быть однозначно идентифицирована в таблице с помощью значения первичного ключа. Если условие отсутствует, то удаляются все строки таблицы. Условие может использовать функцию проверки вхождения значения в некоторую другую таблицу, заданную с помощью SELECT-конструкции.

Операция обновления значений в строках таблицы UPDATE также является групповой. Условие определяет, к каким строкам требуется применить операцию обновления. В условии, аналогично DELETE, можно использовать SELECT-конструкции.

В SQL большое внимание уделяется обеспечению целостности данных при выполнении операций обновления данных. Предусмотрена возможность учета специальных ограничений целостности. Любые операции, нарушающие такие ограничения, отклоняются.

Команды работы с таблицами

Тема 3.4. Синтаксис оператора SELECT. Назначение и использование основных блоков операции SELECT

Рассматриваемые вопросы: Общий вид оператора выборки SELECT. Назначение и ис­пользование основных блоков операции SELECT. Примеры ис­пользования оператора SELECT.

В предложении SELECT, с которого начинаются все инструкции SELECT, необходимо указать элементы данных, которые будут возвращены в результате запроса. Эти элементы задаются в виде списка возвращаемых столбцов, разделённых запятыми.

Для каждого элемента из этого списка в таблице результатов запроса будет создан один столбец. Столбцы в таблице результатов будут расположены в том же порядке, что и элементы списка возвращаемых столбцов. Возвращаемый столбец может представлять собой:

• имя столбца, идентифицирующее один из столбцов, содержащихся в таблицах, которые перечислены в предложении FROM; СУБД просто берёт значение этого столбца для каждой из строк исходной таблицы и помещает его в соответствующую строку таблицы результатов запроса;

• константу, показывающую, что в каждой строке результатов запроса должно содержаться одно и то же значение;

• выражение, показывающее, что СУБД должна вычислять значение, помещаемое в таблицу результатов запроса, по формуле, определённой в выражении.

Инструкция SELECT извлекает информацию из базы данных и возвращает её в виде таблицы результатов запроса.

Вывести список офисов с их плановыми и фактическими объемами продаж:

SELECT CITY, TARGET, SALES FROM OFFICES

CITY TARGET SALES

Denver $300,000.00 $18 6,042.00

New York $575,000.00 $692,637.00

Chicago $800,000.00 $735,042.00

Atlanta $350,000.00 $367,911.00

Los Angeles $725,000.00 $835,915.00

На рисунке приведена синтаксическая диаграмма инструкции SELECT. Инструкция состоит из шести предложений. Предложения SELECT и FROM являются обязательными. Четыре остальных включаются в инструкцию только при необходимости. Ниже перечислены функции каждого из предложений.

Рисунок 3.4.1 – Структура предложения

В предложении SELECT указывается список столбцов, которые должны быть возвращены инструкцией SELECT. Возвращаемые столбцы могут содержать значения, извлекаемые из столбцов таблиц базы данных, или значения, вычисляемые во время выполнения запроса.

В предложении FROM указывается список таблиц, которые содержат элементы данных, извлекаемые запросом.

Предложение WHERE показывает, что в результаты запроса следует включать только некоторые строки. Для отбора строк, включаемых в результаты запроса, используется условие отбора.

Предложение GROUP BY позволяет создать итоговый запрос. Обычный запрос включает в результаты запроса по одной записи для каждой строки из таблицы. Итоговый запрос, напротив, вначале группирует строки базы данных по определённому признаку, а затем включает в результаты запроса одну итоговую строку для каждой группы.

Предложение HAVING показывает, что в результаты запроса следует включать только некоторые из групп, созданных с помощью предложения GROUP BY. В этом предложении, как и в предложении WHERE, для отбора включаемых групп используется условие отбора.

Предложение ORDER BY сортирует результаты запроса на основании данных, содержащихся в одном или нескольких столбцах. Если это предложение не указано, результаты запроса не будут отсортированы.

Тема 3.5. Возможности Microsoft Access

по администрированию и защите данных в БД

Рассматриваемые вопросы: Администрирование БД в Access. Архивирование, сжатие и восстановление БД. Защита информации шифрованием и паролем. Управление правами доступа к БД и учетными записями. Защита объектов БД на SQL Server.

2. Вопросы для самоконтроля

1. Понятия «информационная система», «база данных», «сис­темы управления базами данных». Общие функции всех СУБД.

2. Классификация моделей представления данных: полнофунк­циональные БД, серверы БД, клиенты БД, средства разра­ботки программ работы с БД.

3. Модели представления данных: системы, основанные на ин­вертированных списках, иерархические и сетевые СУБД.

4. Банк данных и его компоненты (БД, СУБД, словарь данных, вычислительная система, обслуживающий персонал, админи­стратор БД, приложения).

5. Сетевая модель данных. Достоинства и недостатки.

6. Иерархическая модель данных. Достоинства и недостатки.

7. Реляционная модель данных. Основные концепции и терми­ны (домен, схема отношений, схема БД, кортеж, отношение, ключ).

8. Первичный и внешний ключи. Индексы.

9. Реляционная алгебра. Базовые операции реляционной алгеб­ры (объединение, пересечение, разность, произведение).

10. Реляционная алгебра. Операции реляционной алгебры (вы­бор, проекция, соединение, присвоение, деление).

11. Реляционное исчисление. Основные понятия: целевой спи­сок, квантор существования, квантор всеобщности.

12. Реляционное исчисление. Исчисление кортежей, исчисление доменов.

13. Проектирование реляционных БД с использованием норма­лизации.

14. Целостность БД. Каскадное удаление и изменение данных.

15. Основные сведения о Microsoft Access. Возможности и об­ласти применения.

16. Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel.

17. Рабочая среда Microsoft Access. Меню и панели инструментов.

18. Функциональное назначение объектов Access: таблиц, форм, отчетов, запросов.

19. Таблицы и режимы работы с ними. Создание таблиц.

20. Определение полей в таблице. Типы данных. Свойства по­лей таблицы. Вставка, удаление и переименование полей таблицы.

21. Связи между таблицами. Модификация структуры таблиц, схемы данных.

22. Работа с таблицами: навигация по таблице, сортировка, по­иск, замена и фильтрация данных в таблице.

23. Работа с таблицами: импорт, экспорт, использование внеш­них данных таблиц.

24. Назначение и виды запросов. Общие правила решения задач с помощью запросов.

25. Режимы работы с запросами: конструктор запросов, мастер запросов.

26. Фильтрация записей в запросе.

27. Выражения в Access: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения.

28. Выражения в Access: логические операции, операция конка­тенации, операторы идентификации.

29. Выражения в Access: операторы сравнения с образцом, иден­тификаторы объектов, константы.

30. Построитель выражений в Access. Встроенные функции СУБД Access.

31. Использование вычисляемых полей в запросах.

32. Запросы с параметрами.

33. Использование групповых операций в запросах.

34. Запросы на изменение: запрос на создание новой таблицы, запрос на добавление новых записей в таблицу, запрос на обновление записей таблицы, запрос на удаление записей из таблицы.

35. Перекрестный запрос.

36. Назначение и типы форм. Работа с формами. Режимы работы с формами.

37. Работа с формами в режиме конструктора. Использование мастера форм.

38. Сортировка и фильтрация данных в форме.

39. Многотабличные формы.

40. Технология создания форм. Конструктор форм.

41. Назначение отчетов. Многотабличные отчеты.

42. Создание и печать отчетов. Работа с отчетами в различных режимах (мастер отчетов, режим конструктора, режим пред­варительного просмотра, режим просмотра образца).

43. Структура отчета, создание и редактирование отчетов, эле­менты управления, визуальное оформление отчетов.

44. Применение шаблонов, просмотр и печать отчетов. Группи­ровка и сортировка отчетов.

45. Принципы создания и работы со сводными таблицами и диа­граммами.

46. Работа с макросами. Создание, выполнение, отладка и при­менение макросов.

47. Функции и основные возможности языка SQL.

48. Отличие SQL от процедурных языков программирования.

49. Интерактивный и встроенный SQL.

50. Типы данных SQL.

51. Использование разделителей и символов SQL.

52. Команды работы с таблицами (создание, удаление и модифи­кация таблиц).

53. Команды манипулирования данными (insert, update, delete).

54. Использование подзапросов операторами insert, delete, update.

55. Общий вид оператора выборки SELECT. Назначение и ис­пользование основных блоков операции SELECT. Примеры использования оператора SELECT.

56. Операторы in, between, like, is null.

57. Агрегирование и групповые функции.

58. Администрирование БД в Access. Архивирование, сжатие и

восстановление БД.

59 Защита информации шифрованием и паролем в Microsoft

Access.

60. Управление правами доступа к БД и учетными записями. За­щита объектов БД на SQL Server.

3. Методические указания

по выполнению контрольной работы

Номер варианта задания определяется в соответствии с по­следней цифрой шифра учащегося.

Контрольная работа содержит десять вариантов и состоит из двух частей: теоретической и практической.

Теоретическая часть содержит вопросы по курсу СУБД.

Практическая часть состоит из четырех заданий. Условие первого задания общее для всех вариантов: необходимо создать базу данных Магазин. Последующие три задания индивидуаль­ны для каждого учащегося и заключаются в составлении кон­кретных запросов.

Все задания практической части должны быть выполнены в СУБД Access и включать следующее:

- постановку задачи;

- выполненное задание, представленное в электронном виде и на листах формата А4 (приводится копия экрана с результатом выполнения задания);

- описание технологии выполнения задания.

3.1. Требования к оформлению контрольной работы

Контрольная работа должна быть выполнена на листах фор­мата А4, подшитых в скоросшиватель.

Структура контрольной работы: первый лист - титульный, второй лист - оглавление, ответ на каждый вопрос оформляется с новой страницы.

В нижнем колонтитуле - номер страницы (титульный лист не нумеруется), в верхнем колонтитуле - номер группы, номер варианта, фамилия, имя и отчество учащегося.

Размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - не ме­нее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм. Размер шрифта - 12-14 пт, междустрочный интервал - одинар­ный, выравнивание - по ширине.

Общий объем контрольной работы - 10-15 страниц пе­чатного текста, включая рисунки, таблицы, графики и схемы.

К работе обязательно должен прилагаться электронный ва­риант на любом носителе информации.