Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от поряд­ка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на зада­чу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 3.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содер­жащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорцио­нальное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таб­лице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диа­граммы Ганта.

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда ис­полнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачива­ются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использова­ния этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты ра­боты уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 3.6, файл l.mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно исполь­зовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоя­щая Краска для вывода пленок — по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.

Рис. 3.6 Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фикси­рованных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи опре­деляется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каж­дой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов ил­люстрирует пример на рис. 3.7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, А и B, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова уста­новлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В — во второй.

Рис. 3.7 Использование различных методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у зада­чи D — по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день сумми­руются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.

Анализ и оптимизация плана проекта

После того как стоимость всех ресурсов определена, мы завершили формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта на этом не закончи­лось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы и соответствуют нашим ожиданиям.

План нужно проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям: ведь в процессе определе­ния назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе выделения ресурсов мы могли перегрузить некоторых из них. В-третьих, нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, нашим ожиданиям: в процессе назначения ресурсов мы могли назначить на задачи слишком много дорогостоящих ресурсов и тем самым превысить ожидаемую стоимость. И наконец, нужно оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи и не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

В процессе анализа часто приходится работать с повременными данными. Для того чтобы быстро находить на повременных диаграммах данные (отрез­ки на диаграмме Ганта или ячейки в диаграммах использования), относящие­ся к выбранному назначению или задаче, нужно воспользоваться пред­ставленной ниже кнопкой Go To Selected Task (Перейти к выделенной задаче) стандартной панели инструментов. Выбрав нужную задачу или назначение, нажмите эту кнопку, и диаграмма автоматически про­крутится так, что данные, относящиеся к выбранной задаче или назначению, станут видны на экране.

Анализ не обязательно проводить в той последовательности, в которой его аспек­ты были перечислены. Обычно анализ начинается с аспекта, наиболее актуаль­ного для проекта. Мы рекомендуем начинать его с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа со­трудников сверх нормы, очень высок.