Проект как временное явление

Теоретическая часть

Планирование проектов

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании вы­полнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.

1.1.1 Что такое проект?

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми и на их вы­полнение выделяются ограниченные ресурсы.

Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут по­стоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.

Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие — более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства.

Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информационной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и под­готовка номера журнала.

Проект как временное явление

У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Конец проекта на­ступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается. Временность не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут продолжаться не­сколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.

Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент рабо­та на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству опре­деленной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, по­скольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной дея­тельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект кончается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.

Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной дея­тельности. Например, проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них си­туация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в дру­гие проекты.

В отличие от конвейера по сборке автомобилей, хорошим примером проекта мо­жет быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограничен­ные временные сроки и для достижения определенного результата — прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в про­изводство, а проектная команда — конструкторы, дизайнеры, инженеры и пр. — могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.

Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управле­нием группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколь­кими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например, разработка веб-сайта явля­ется проектом, тогда как поддержка его в течение длительного времени — это операционная деятельность.

Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, на­пример издание журнала: периодическое издание само по себе является непре­рывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера — это проект.

Составляющие проектного плана

Проект предпринимается для достижения определенного результата в опреде­ленные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назна­чения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.

Задачи

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала зада­чей будет Проведение редколлегии. Поскольку обычно проект содержит много за­дач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.

Фазы

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, вхо­дящих в фазу, формируют ее результат.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для дос­тижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заклю­чается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача).

Например, результатом фазы Подготовка материалов будут материалы номера жур­нала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осущест­вить как минимум две задачи: Подготовка обложки, результатом которой будет об­ложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все тексты статей журнала.

Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, Подготовка обложки тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три задачи: Отбор модели, результатом которой будет фамилия модели для фотосъемки, Фото­съемка модели, заканчивающаяся получением фотографии отобранной модели, и Верстка обложки. По завершении последней задачи сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет подготовлена к публикации.

Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполне­нию следующей фазы проекта.

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых ре­зультатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.