Шаблоны, формы и бланки.

Каждый документ WORD основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа, а сам остается неизменным. Он содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Существует два основных вида шаблонов — общие шаблоны и шаблоны документов (файлы с расширением .dot). Общие шаблоны содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблон Normal.dot разработан специально для использования в качестве общего шаблона. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны для всех документов. Это универсальный шаблон для любых типов документов. При запуске программы WORDили при нажатии кнопки на основе шаблона Normal.dotсоздается новый пустой документ.

Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне Созданиедокумента (вызывается командой Файл/Создать), содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне. Например, при создании записки на основе шаблона записок могут использоваться как настройки шаблона записок, так и настройки общих шаблонов.

В WORD имеется набор шаблонов документов и, кроме того, можно создавать шаблоны самостоятельно. Для создания нового шаблона документа надо выполнить следующие действия. Дать команду Файл/Создать, выбрать шаблон, похожий на вновь создаваемый, установить переключатель Создать в положение Шаблон и нажать кнопку ОК. При этом появится новый документ с заголовком Шаблон1. Дать команду Файл/Сохранить как. В окне Сохранение документа в поле Тип файла выбрать значение Шаблон документа. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны(в диалоговом окне Создание документа этой папке соответствует вкладка Общие). В поле Имя файла ввести имя для нового шаблона и нажать кнопку Сохранить. Добавить в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалить все те элементы, которых в документах быть не должно. Внести необходимые изменения в размеры полей и страниц, определить ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. Нажать кнопку Сохранить и дать команду Файл/Закрыть.

Впоследствии шаблон можно изменить. Для этого надо открыть нужный шаблон командой Файл/Открыть, внести изменения и сохранить их. Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существующих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при открытии существующих документов, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили. Он устанавливается в окне Шаблоны и надстройки, которое открывается командой Сервис/Шаблоны и надстройки.

Анкеты, контракты, платежные поручения и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк называют также формой. Программа WORD позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере. Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон.

Бланк содержит статические данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. В этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы, которая открывается командой Вид/Панели инструментов/ Формы.

В программе WORD возможны три вида полей формы. Текстовые поля служат для ввода строк текста. Флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос. Раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры. Чтобы открыть его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы . Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы щелчком по кнопке Защита .

Для использования формы надо дать команду Файл/Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Поля формы выбираются клавишами [Tab] и [Shift]-[Tab]. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.