Идентификация и прослеживаемость

«Если это возможно и целесообразно, организация должна идентифицировать продукцию при помощи соответствующих средств на всех стадиях ее жизненного цикла.

Организация должна идентифицировать статус продукции по отношению к требованиям мониторинга и измерений.

Если прослеживаемость является требованием, то организация должна управлять обеспечивающей реализацию данной цели идентификацией продукции и регистрировать ее (4.2.4)» (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Иидентификация означает знание того, какой продукт или услуга находятся на выходе определенного производственного процесса даже в том случае, если этот процесс промежуточный. Если организации требуется идентификация продукции или услуг, то должны быть определены исполь­зуемые для этого методы и отчетность. Некоторыми примерами идентифи­кации могут служить: регистрация номеров деталей, номеров выполняе­мых работ, штрих-кодов, фамилий исполнителей, цветовых кодов, редак­ций и номеров версий разрабатываемых программных средств и т. д.

Прослеживаемость означает знание того, откуда поступила продук­ция или услуга, где она находится в данный момент и (в случае услуг) на какой стадии выполнения. На большинстве предприятий, независимо от их масштаба, для некоторых операций требуется отслеживание того, где и что делается, что уже сделано и что еще следует закончить. Если прослеживаемость является обязательной, то для ее обеспечения могут применяться: данные из карточек учета работ; отчеты о контроле, например записи о том, что изделие проверено и принято; отчеты об оказанных услугах, на­пример инициалы банковского кассира; применение ярлыков; компьютер­ное отслеживание.

В качестве примера отслеживания состояния отеля, где должна про­водиться уборка номеров после отъезда предыдущих постояльцев, для ка­ждого номера установлены два состояния «готов» и «не готов». Обслужи­вающий персонал обычно сообщает информацию о готовности номеров по телефону на стойку портье, который учитывает эти данные любым подхо­дящим способом.

При техническом обслуживании автомобилей состояние каждой операции на проверочном листе меняют с «должно быть сделано» на «сде­лано» путем пробивания отверстия в соответствующем месте после завер­шения операции.

В телефонной справочной службе поступившие запросы имеют на­чальный статус «сообщение принято». После отправки ответа клиенту ста­тус запроса меняется на «сообщение отправлено». Такие службы должны иметь адекватные способы идентификации статуса запросов.

Некоторые из перечисленных выше способов могут быть использо­ваны и для идентификации. Следует иметь в виду, что выполнение требо­вания прослеживаемости может повлечь за собой дополнительную бумаж­ную работу и лишние расходы. Поэтому следует соблюдать баланс между желанием знать побольше и появлением избыточной информации.

Причины, по которым может возникнуть потребность в идентифика­ции и прослеживаемости, могут быть разными. Вот некоторые примеры.

При производстве одежды материалы из партии одного цвета долж­ны перерабатываться также партиями, чтобы избежать несовпадений от­тенков.

В курьерской службе необходимо отслеживать подбор и доставку отправлений, чтобы выдерживать графики и обязательства по доставке.

Необходимо установить и задокументировать внутренние требова­ния организации по этой части.

Если возникает необходимость отзыва поставленной продукции, на­личие эффективной системы идентификации и обеспечения прослеживаемости значительно облегчает выполнение этой задачи. Хотя сложно ото­звать предоставленную услугу в случае поступления претензии от потре­бителя, эффективная система идентификации и обеспечения прослеживаемости способна облегчить задачу исправления некачественного обслужи­вания и инициировать шага, направленные на предупреждение его повтор­ного появления, такие как переподготовка персонала или пересмотр техно­логии выполнения процессов обслуживания.

В некоторых отраслях промышленности наличие идентификации и прослеживаемости предписано контрактами или контролирующими орга­низациями. Например, при производстве сосудов под давлением, обяза­тельным являются регистрация идентификационных параметров, выдан­ных на производство материалов и их прослеживание по всему производ­ственному циклу. Таким образом, конечную продукцию сопровождает оригинал сертификата на материал. Требования в отношении идентифика­ции и прослеживаемости также включаются в заказ потребителя и прини­маются в расчет при выявлении и анализе требовании потребителя (п. 7.2).

Отчетные материалы, необходимые для обеспечения прослеживаемости, включая заказы потребителей, сохраняются (п. 4.2.4). Методы идентификации и обеспечения прослеживаемости, признанные наиболее подходящими для предприятия, описываются (например, в рабо­чих инструкциях) так, чтобы все сотрудники были с ними знакомы.