Основные возможности баз данных на примере MS Access

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных. Отметим несколько причин такой популярности.

· Высокая степень универсальности и продуманности пользовательского интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации, делает MS Access особенно привлекательной в качестве средства решения задач организации и обработки данных для не имеющих опыта в профессиональном программировании специалистов. Возможности MS Access помогают специалистам создавать приложения для собственного пользования.

· Богатый набор визуальных средств разработки, позволяющий пользователю постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их, легок в усвоении и применении для конструирования и модифицирования объектов MS Access. Важным средством, облегчающим работу с MS Access для пользователей всех уровней, являются "шаблоны" и "мастера" – специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательных диалогов. Работа в режиме конструктора предполагает более гибкое управление ресурсами и возможностями объектов СУБД.

Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями. Например, шаблоны базы данных помогают сформировать таблицы из имеющихся вариантов таблиц и предоставляют набор форм и отчетов, соответствующих создаваемому типу базы.

При помощи мастеров можно создавать таблицы, запросы, формы и отчеты, основываясь на типовых решениях. Мастера ведут разработчика по шагам, высвечивая на экране вопросы и подсказывая, что необходимо сделать, или предлагая возможность выбора из имеющихся образцов. Используя мастер запросов, можно сконструировать простой запрос или запрос на основе главной и связанной таблиц. Мастер форм предлагает свободный выбор полей, отображаемых на форме. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами. Мастер отчетов, подобно мастеру форм, создает отчет на основании ответов пользователя. Построенный таким образом отчет можно использовать без изменений или далее настроить в соответствии со своими требованиями.

Конструкторы предназначены для создания объектов произвольной структуры. Конструктор ("построитель") выражений помогает быстро и без ошибок создать сложное выражение, используемое в критериях или в вычисляемых полях. Построитель выражений упрощает доступ к именам полей и элементов управления и ко многим встроенным функциям, доступным при создании выражений. С помощью построителя выражений можно выбирать готовые выражения для отображения номеров страниц, текущей даты и времени. Построитель выражений можно запустить из большинства мест, где выражения вводятся вручную, например, при задании свойств полей таблицы. Для запуска построителя выражений достаточно нажатия на кнопку Построить ( ).

· В MS Access глубоко развиты возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав MS Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE(Object Link Embedded).

· Специфической особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином неделимом файле, расширение которого .accdb. Такое решение удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Следует отметить, что внутренняя организация данных в базе менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживает технологию конвертирования баз данных, созданных в ранних версиях MS Access (mdb-формат), в формат, используемый в более поздних версиях.

· Обычному пользователю не обязательно знать устройство форм, отчетов, запросов и других объектов. Он работает не с конструкторами объектов базы данных, а с приложением. Создание законченного приложения – задача разработчика базы данных. Приложение может быть построено только с использованием объектов базы данных (форм, отчетов и т.д.), или же при конструировании приложения могут использоваться программные расширения – макрокоманды, записываемые в макросах, или модули, содержащие процедуры на языке VBA.

· В MS Access 2007 при создании новой базы данных или при открытии базы данных, созданной ранее, на экране появляется область переходов (рис.8.3). В этой области доступны типы объектов, которые может содержать база данных Access, и конкретные объекты. Эта область используется в Access 2007 для выполнения большинства задач работы с объектами базы. В предлагаемом обзоре будут рассмотрены только Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули.

Рис. 8.3.Типы объектов MS Access в области переходов

Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. Для объекта любого типа предусмотрены стандартные режимы работы: создание и изменение структуры объекта, запуск или просмотр объекта (собственно работа с содержимым объекта). Реализованная в СУБД система управления объектами базы данных позволяет гибко и оперативно переходить из режима конструирования объекта в режим непосредственной его эксплуатации и обратно. Для открытия объекта базы данных можно использовать команды контекстного меню, которые зависят от типа объекта.