Повседневный материал: сохранение и передача знаний

Работая в стандартном ежедневном режиме, вы не волнуетесь о решении не­виданных стратегических задач. Вы заботитесь о стандартных, основных за­дачах, которые вы выполняете постоянно и регулярно. Вы не одиноки. Другие люди в разных уголках вашей организации посто­янно делают то же самое.

Несмотря на различия между стандартны­ми задачами и стратегическими, у организа­ции возникает тот же основной вопрос: как сохранять и передавать эти знания, чтобы вы­полнять определенные требования бизнеса.

В консалтинговых фирмах необходимость обращения к вопросу стандартных задач очевидна. Наилучший пример — создание предложений. Это долгий и дорогостоящий, процесс, необходимый для открытия бизне­са. Возможность уменьшить время подготов­ки предложений оборачивается выгодами.

Кроме того, использование коллективных знаний организации позволяет соз­дать лучшее предложение.

Руководящий принцип для ВР в об­ласти программ управления знания состоит в том, что нужно избегать сухих, бесцветных, безжизненных элементов. Цель - создавать публи­кации, которые будут читать, а не складывать со вздохом облегчения в ящики столов. Различные истории и цитаты используются для того, что­бы оживить документы.

Решение этой проблемы, предложенное компанией Ernst&Young, получило название «PowerPack». Сначала PowerPack был всего лишь многотомным собра­нием подшивок на креплении из трех колец — то есть не совсем тем, что легкие на подъем консультанты-рыцари могли бы с радостью бросить в свои кейсы, от­правляясь в командировку. Но компания признала, что для глобальных передач знаний необходима особая информационная технология. Так, к 1995 году у каж­дого консультанта был лэптоп со стандартными приложениями. Сегодня же все PowerPack'n являются составной частью E&Y Knowledge Web.

Относительно каждой конкретной темы PowerPack является собранием всего наилучшего:

- предложений;

- презентаций;

- информации о конкурентах;

- моделей;

- специальных инструментов;

- статей;

- рабочих планов;

- множества других релевантных деловых ресурсов.

PowerPack'и созданы при использовании компактной базы данных Lotus Notes. Поскольку консультанты Носят с собой лэптопы, PowerPack'и должны быть достаточно обширными, чтобы обладать самой лучшей и самой нужной информацией, и в то же время достаточно небольшими, чтобы их можно бы­ло загрузить на лэптопы. Потом консультанты могут работать с ними в гости­ницах и конференц-залах, не имея нуж­ды обращаться к более обширным базам данных компании.

У каждого PowerPack'а один и тот же общий вид и способы работы с ним, не зависящие от конкретной темы. Благода­ря использованию такого подхода кон­сультанты не отвлекаются на различия, связанные с форматом, и получают воз­можность сфокусироваться на содержа­нии. Общее знакомство с системой так­же уменьшает время, требуемое на рабо­ту с тем или иным PowerPack'oM.

Меньше - лучше. При работе как со стандартными, так и со стратегически­ми задачами цель состоит в том, чтобы дать достаточно материала - но не слишком много. Опытные люди могут найти путь в горе материалов, но обычно на это им не хватает терпения и времени. А новичок в такой ситуации будет обескуражен и подавлен. Причина, по которой и PowerPack'n, и активы знания стали чистым золотом, состоит в том, что их создание пред­полагает удаление шлаков. Остается на самом деле только золото.

PowerPack'n производятся людьми в соответствующем сообществе практи­ки, которое называется «Communities of Interest Networks» («Сообщества сетей по интересам», COINs). Каждая сеть от­вечает за развитие и поддержание сво­их PowerPack'oв, а также за новое со­держание, предоставляемое сообщест­ву. Индивидуальные консультанты по­лучают доступ к PowerPack'ам благодаря сетям собственных сообществ. В этих сетях также имеются базы данных дискуссий, программы-навигаторы, профили команд, внешнее содержание и бюллетени.