Изменение типа диаграммы
Для изменения типа диаграммы также используется кнопка на панели Диаграммаили команда Тип диаграммыв контекстном меню.
Для редактирования диаграммы:
· Дважды нажмите мышью в любом месте диаграммы.
· Команда Формат обозначения легендыустанавливает цвет линий, их стиль и толщину.
· Для замены одного ряда данных в диаграмме другим примените команду Формат ряда.
· Изменяя линии графика, можно изменить данные на рабочем листе.
· Команда Тип диаграммпозволяет изменять тип уже существующей диаграммы.
· Команда Автоформатменяет не только тип диаграммы, но и устанавливает стандартные параметры диаграммы.
· Команда Объемный видизменяет пространственную ориентацию диаграммы.
Работа со Списками и Базы данных в Excel
В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков.
В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.
Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.
При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды Данные | Форма.
· На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.
· Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.
Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.
Формирование списка
Эффективность списка обусловлена следующими характеристиками:
· Каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в списке персонала можно отвести один столбец для личных номеров работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты приема на работу и т.д.
· Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца.
· Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.
· В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.
· Если планируется фильтровать список, не помещайте какие-либо данные на занимаемые им строки.
Чтобы подчеркнуть заголовки, воспользуйтесь вкладками Шрифт или Рамка диалогового окна Формат ячеек. (Оно открывается по команде Формат | Ячейки) Не вставляйте отдельную строку из дефисов или знаков равенства, так как Excel может принять такое подчеркивание за данные.
Новые данные можно добавлять непосредственно в конец списка. Весьма удобным может оказаться построчное редактирование списка с помощью стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-либо ячейку в списке и выполните команду Данные | Форма.
Примечание Перед выполнением команды Данные |Форма должна быть выделена только одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться неверные заголовки столбцов.
Совет. В Excel есть команда Текст по столбцам, которая дает возможность очень просто создавать списки из данных, содержащихся в текстовых файлах. Также можно воспользоваться Мастером преобразований.
Работа с командой Форма
Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.
Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.
Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи. Кнопка Добавитьпредназначена для ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы данных.
Поиск в базе данных
Поиск в базе данных проводится также, как и поиск в таблице с помощью команды Правка | Найти.
Сортировка базы данных
После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.
Команда Данные | Сортировкаустанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.
Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
· Числа
· Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)
· Логические значения
· Значения ошибок
· Пустые ячейки
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.
Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок .
При выборе Данные | Сортировкаоткрывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.
При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.
Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.
Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа.
Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки”. С помощью этого окна вы можете:
· Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по
· Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв
· Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)
Фильтрация данных в списке
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.
В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтри Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр в ячейках выделенных заголовков должны появиться новые элементы: . C их помощью можно устанавливать критерии фильтрации данных.
При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.
Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.
Подведении итогов в базе данных
Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов.
После выполнения команды Данные | Итоги вы можете выполнить следующие операции:
· выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам
· выбрать функцию для подведения итогов
· выбрать данные, по которым нужно подвести итоги
· Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет:
· выводить одну строку итогов по нескольким столбцам
· выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам
· выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки
· скрывать или показывать детальные данные в этом списке
Команда Итогивставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.
Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка)
Номер_функции - это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка.
Номер функции | Функция |
СРЗНАЧ | |
СЧЁТ | |
СЧЁТЗ | |
МАКС | |
МИН | |
ПРОИЗВЕД | |
СТАНДОТКЛОН | |
СТАНДОТКЛОНП | |
СУММ | |
ДИСП | |
ДИСПР |
Ссылка - это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.
Если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ.
Вставка промежуточных итогов
Для каждого товара можно ввести в таблицу промежуточные итоги - суммы по полям: Количество, Сумма закупки, Сумма реализации, Прибыль и среднее значение поля Закупочная цена (руб).
Сначала заполняются поля, содержащие исходные данные: “Наименование”, “Фирма-поставщик”, “цена (руб)” и “количество”. Вычисляемые поля таблицы заполняются формулами. Для создания формулы в поле “цена ($)” и пользуется имя, присвоенное ячейке, содержащей числовое значение текущего курса валюты. Для создания формул в поле “Сумма реализации” и пользуется частичный запрет модификации адреса ячеек (с помощью значка $ перед номером строки), содержащих розничную цену для каждого из товаров.
Промежуточные итоги заполняются через меню Данные | Итоги... | Промежуточные итоги:
Предварительно необходимо выделить область таблицы, в которой Вы собираетесь подводить итоги, включив в нее строку с названиями полей. В приведенном выше примере ‑ это заголовок таблицы ("№ п/п"; "Наименование";..."Валовый доход") и все записи по товарам (запись ‑ это одна строка в таблице, начинающаяся с порядкового номера записи и заканчивающаяся цифрой валового дохода).
Работа с несколькими окнами
При создании больших таблиц со сложными вычислениями появляется необходимость использовать несколько рабочих листов одной рабочей книги, поэтому нужно знать, как осуществлять взаимосвязь между ними.
1. Операциис рабочими листами
С рабочими листами можно выполнять следующие действия:
× вставка
× удаление
× переименование
× перемещение
× копирование
Эти действия выполняются с помощью главного меню или контекстного меню.
С помощью главного менюпорядок выполняемых действий следующий:
Дата добавления: 2015-02-05; просмотров: 856;