Элементы логистики в работе СМИ.

План: Логистика как алгоритм организации производственного процесса. Непрерывность процесса. Построение единого алгоритма работы редакции как компании. Внутренние нормы, должностные инструкции, разделение функций. Производственные совещания (планерки) как инструмент текущего управления. Планирование рабочего дня.

Всегда встает закономерный вопрос: как же управиться со всем сложным хозяйством казалось бы небольшого предприятия или коллектива какой-то редакции, как правильно организовать работу. Этим вопросом занимается логистика. Дол недавнего времени ее трактовали как науку об управлении материальными потоками и транспортными перевозками. Наиболее подробно проработана такая дисциплина как логистика грузоперевозок и логистика строительных работ. Это связано с необходимостью организовать и упорядочить движение целой группы транспортных средств, которые в течение рабочего дня или недели решат разные задачи. Важной задачей тут становилось сведение к минимуму порожних пробегов автотранспорта или четкая организация движения поездов на железной дороге.

В последнее время логистика сформировалась как общая дисциплина имеющая отношение к экономике предприятия в разных отраслях. Она занимается организацией производственного процесса как единого алгоритма работы предприятия. Этот алгоритм включает в себя не только движение материальных потоков, но и всю технологическую последовательность действий персонала в процессе подготовки и выпуска готовой продукции. В нашем случае -- газетного номера или передачи.

Есть несколько существенных принципов которые надо учитывать руководителям вводя основы логистики в реальную жизнь предприятия.

Все действия производятся в реальном режиме времени, поэтому от того как вы спланируете свой рабочий день во взаимосвязи с тактическими и стратегическими задачами фирмы, будет зависеть практически все.

Применяйте ко всем процессам принцип декомпозиции: разбивайте любой самый сложный процесс на простые шаги, понятные исполнителю, эти шаги должны поддаваться легкому контролю. Если вам что-то непонятно в каком-то процессе, вашему подчиненному, у которого нет необходимых мотиваций и видения всей картины происходящего в редакции, это будет неясно тем более.

Установите для себя все производственные взаимосвязи фирмы: документооборот, должностную подчиненность, систему контроля, уровни полномочий и так далее, на их основе после изучения интеллектуального потенциала персонала и расстановки людей разрабатывают внутренние должностные инструкции. Контракты могут быть заключены на основании таких инструкций.

НЕ торопитесь устанавливать сложные компьютерные системы управления предприятием -- сначала пусть все отстоится на бумаге, и жизнь сама поставит рамки внедрения АСУ.

Применять в управлении следует производственные совещания как основной инструмент управления редакцией и ее подразделениями. Это повод постоянно видеть людей, говорить с ними, мобилизовать их на сотрудничество, на работу в команде.

Надо быть логичным во всех своих действиях, не стоит проявлять волюнтаризм, не стоит резко менять систему координат. Логистика в общем -то сформировалась как наука линейных, последовательных построений любого процесса.

Бизнес-план становится основой для решений в области логистики, и тесно связан с ней.

Руководитель, главный редактор становится главным логистиком своего предприятия, вряд ли следует отдавать эту сугубо управленческую работу на откуп другим сотрудникам или приглашать специалиста - консультанта извне. Вы-то лучше знаете свои внутренние проблемы.

Как вы организуете процессы в редакции так и будете в ней жить.

Универсальный инструментарий логистики.

Таким универсальным инструментарием для организаций транспорта и сложных промышленных производств становится общая технологическая схема или схема организации грузопотоков и материальных потоков. В редакции как и в любой небольшой организации связанной с информационными потоками на первое место выходит сводная таблица функционально-должностных обязанностей и таблица планирования рабочего дня сотрудника. Такие таблицы позволяют учесть все взаимосвязи на производстве газеты или передачи, выявить трудные проблемные этапы, привести в соответствие с потребностями производства нагрузку каждого работника.

Рабочий день может планироваться детально или в общих чертах, или работник может всего лишь планировать какие-то действия в своем ежедневнике или календаре и согласовывать их с руководителем. Для большинства редакций тут нет жесткости. Но там когда дело связано с технологией и сроками выпуска готовой продукции, наступает пора жестких норм и требований. Телепередачу надо отснять, смонтировать, выпустить в строго отведенные для этого промежутки времени, поскольку все зависит от услуг технических служб и от наличия свободных камер, студий и транспорта. Газету надо выпустить и сдать в типографию в оговоренной форме (по электронной почте, на дискете, в виде оригинал-макета) в твердый срок по графику. поэтому журналист работающий в номер сталкивается с цейтнотом, ограниченностью времени, которое в англо-американской журналистике именуется дэдлайн -- крайний срок, когда надо сдать законченную работу текст материала или фото, представив их редактору или ответственному секретарю. Иначе будет поломан график выпуска.

Итак, когда строится таблица функционально-должностных обязанностей, то прописывается, кто чем занят: общее руководство, кадры (гл.редактор), текущее руководство (заместители), выпуск номера (ответственный секретарь, секретариат, компьютерный цех, набор, верстка, специалисты компьютерной графики), дежурство по номеру (заместители, ответственный секретарь, журналисты), текущая финансовая отчетность и планирование (гл.редактор и главбух), формирование рекламной политик (отдел рекламы, секретариат), текущая работа с рекламодателями (отдел рекламы), подготовка журналистских материалов (журналисты), доставка тиража, вопросы распространения и подписки (маркетоолог, экспедитор, отдел распространения, коммерческий директор), фото и иллюстрации (фотокорреспондент, художник-дизайнер, специалисты компьютерной графики), делопроизводство (секретарь редакции).

Еще раз можно напомнить, что от того как организован процесс нет ли дублирования, пересечений и лишних звеньев зависит четкость выпуска продукции и соблюдение установленных типографией и распространителем графиков выхода. Все просто: как организуете работу, какой порядок наведете, так и будете жить. Дополнительно по логистике можно почитать в учебнике Филипа Котлера, а также в учебниках по экономике предприятия.