Управленческой деятельности

Информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Они включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппа-ратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Структура автоматизированной информационной

технологии компьютерных технологий информационного

обслуживания управленческой деятельности

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса технических средств информационных технологий и предназначены прежде всего для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в управленческой деятельности.

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности – передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т.ч. с применением компьютерной техники.

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К ним относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Современная организационная техника предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода затруднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для обработки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

- объем документооборота;

- временные характеристики документопотоков;

- объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

- объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

- фирма-производитель оборудования;

- стоимость оборудования;

- стоимость расходных материалов, частота их замены;

- технические и эксплуатационные характеристики оборудования;

- способ эксплуатации технических средств;

- стоимость эксплуатации;

- эргономические характеристики оборудования.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.

Наиболее многочислен класс прикладных программ, которые можно разделить на две группы:

- проблемно-ориентированные, предназначенные для формирования информационной и аналитической среды для пользователя;

- функционально-ориентированные обеспечивают реализацию тех или иных конкретных функций управления.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:

- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в т.ч. по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управ-ленческой деятельности

Создание автоматизированных информационных технологий управления представляет собой эволюционный процесс. Развитие автоматизации управления происходило по пути создания функциональных подсистем аналогично функциональным подразделениям административно-орга-низационного управления. Этим определяется и структура системы и состав решаемых в подсистемах задач.

Рассматривая информационную систему в технологическом аспекте, можно выделить несколько информационно и технологически взаимоувязанных компонент: информационную технологию, информационную систему решения функциональных задач и систему поддержки принятия решений (рис. 2.4).

Информационная технология представляет собой информационно-технологический базис для функционирования информационной системы решения функциональных задач и системы поддержки принятия решений.

Объектами проектирования информационных технологий являются обеспечивающие подсистемы, реализующие процедуры сбора, передачи, накопления и хранения информации, ее обработки и формирования, результатов расчетов в нужном для пользователя виде.

Рис. 2.4. Структурные составляющие информационных систем

и информационных технологий организации

Различают следующие виды обеспечения:

- Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления. Оно включает нормативно-справочную информацию, необходимые классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации, массивы информации в базах и банках данных на машинных носителях.

- Лингвистическое обеспечение – совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения пользователей со средствами вычислительной техники, а также лингвистической базы (словарей, тезаурусов, рубрикаторов) и методов их ведения.

- Техническое обеспечение – комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу информационной технологии.

- Программное обеспечение –совокупность общесистемного и прикладного программного обеспечения, реализующего функции и задачи информационной системы и обеспечивающего устойчивую работу комплексов технических средств.

- Математическое обеспечение – совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ.

- Организационно-методическое обеспечение – комплекс документов, регламентирующий деятельность персонала в условиях функционирования информационной системы. Данный вид обеспечения определяет взаимодействия работников управленческих служб и технологического персонала с техническими средствами и между собой и реализуется в различных методических и руководящих материалах по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации.

- Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении информационной системы, например, нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием различных отклонений в ходе этого процесса и т.п.

- Эргономическое обеспечение – совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высококачественной деятельности человека в информационной системе, например, комплекс документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам.

Рассмотренные обеспечивающие подсистемы информационной технологии, как правило, аналогичны по составу для информационной системы различных экономических объектов. Другое дело набор функциональных подсистем – их состав зависит от типа основной деятельности объектов (экономическая, производственная, административная, сбытовая и т.п.), сферы функциональной направленности (производящие продукцию того или иного вида, оказывающие услуги транспортные, финансовые, банковские, страховые и т.п.), от уровней управленческой деятельности (общегосударственный, региональный, муниципальный и т.п.).

Общими для всех задачами, решаемыми в системах управления, являются комплекс технических средств и информационное обеспечение.

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы – информационного обеспечения. Информационное обеспечение – это важнейший элемент информационной системы и информационной технологии, который предназначен для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

В ходе разработки информационного обеспечения информационной системы определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-вре-менные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки информационного обеспечения информационной технологии – повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений. Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с персональным компьютером при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Рассмотрим подробнее варианты организации внутримашинного информационного обеспечения, включающего в себя все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки ее техническими средствами. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т.е. конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

Данные во внутримашинном информационном обеспечении могут храниться непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.