ВХОД ВЫХОД
и наличие выходов, через которые организация передаёт потребителям произведённый продукт, блага (материальные, информационные, духовные).
Исходя из этой общей модели, жизнедеятельность организации, как системы, может укрупнено и условно классифицироваться на 3 основополагающих макропроцесса:
1. Получение ресурсов (всех видов) из внешней среды
2. Производство продукта/услуг (основная деятельность +
обеспечивающая деятельность)
3. Продажа продукта/услуг потребителям (во внешнюю среду)
Обеспечивающая деятельность в основном реализуется через менеджмент, через его многоаспектность, многоплановость и многогранность.Поэтому рассмотрение менеджмента организаций может вестись с разных позиций (различные подходы к структурированию) в зависимости от того, какие процессы рассматриваются как доминирующие на данном этапе. Наиболее значимыми подходами к рассмотрению управления организациями являются следующие:
1) С точки зрения процессов, происходящих внутри организации, т.е. – процессов преобразования входов в выходы (применяется наиболее часто).
2) С позиции процессов включения организации во внешнюю среду, т.е процессов, реализующих входы ресурсов и выходы результатов.
3) С точки зрения процессов осуществления самой управленческой деятельности.
Внутриорганизационные процессы весьма разнообразны. Выделяют обычно следующие 5 групп функциональных процессов (функциональных областей), охватывающих деятельность большинства организаций и являющихся объектами МО:
1) Маркетинг
2) Производство/Основная деятельность
3) Учёт и анализ хозяйственной деятельности
4) Бюджетирование/ управление финансами, управление эффективностью
(экономические методы управления)
5) Работа с кадрами (управление персоналом)
Каждая группа процессов включает различные их количества в зависимости от масштабов и специфики организации.
Может быть и другая классификация видов процессов…
Структурирование бизнес-процессов часто целесообразно делать в рамках комплексных или целевых организационных систем (КОС или ЦОС).
Процессы взаимодействия с окружающей средой (взаимодействие с поставщиками, потребителями и др.) позволяют организации органично вписываться в среду и адаптироваться к ее изменениям.
По характеру адаптивности организации к изменениям окружения выделяют 2 типа организаций и управление ими:
· Механистический
· Органический
Механистический тип характеризуется набором следующих особенностей:
- консервативная негибкая структура
- устойчивые цели и задачи
- сопротивление изменениям
- строго иерархическая система власти, команд и контроля
- содержание коммуникаций заключается преимущественно в доведении принятых свыше решений, команд, инструкций
Для органического типа управления организациями характерны:
- гибкая структура
- гибкие и даже динамичные цели и задачи
- готовность к изменениям
- власть базируется на знаниях и опыте
- практикуется контроль коллег и самоконтроль
- многонаправленность коммуникаций (вертикальные, горизонтальные, диагональные и т.д.)
Каждый из типов имеет определённое ситуационное преимущество при различном характере внутренней и окружающей среды и степени их неопределённости. Механистический тип предпочтителен при стабильном окружении с низким уровнем неопределённости. Органический – при динамичном окружении с высоким уровнем неопределённости.
В процессах собственно управления реализуют различные специфичные функции менеджмента, конкретный набор и характер которых зависит от особенностей организаций (типа, масштаба, этапа развития, сферы деятельности и других факторов).
- Как отмечалось функционально-структурные модели процессов всех видов могут иметь 2 состояния : - «как есть» (as is) и «как надо» (to be).
Дерево функций (ДФ) является методическим инструментом описания, анализа и синтеза функциональной организации системы на разных уровнях ее иерархии.
ДФ представляет собой результат декомпозиции функций системы и является одним из способов описания вертикальной структуры функциональной организации системы.
Исходными для формирования ДФ являются основные и дополнительные функции системы.
Часто заказчик бизнес-системы ограничивается формулировкой наиболее существенных, по его мнению, функций системы. В этом случае разработчик дерева должен тщательно проанализировать полную совокупность функций, которые должна реализовать система на всем протяжении ее жизненного цикла.
Дерево функций может строиться сверху вниз в процессе декомпозиции общей функции системы, а также в обратном направлении – процесс «восстановления» дерева функций.
Построение ДФ системы основано на использовании стандартных процедур, направленных на определение содержания функций, проверку их достоверности и согласованности с содержанием других функций.
Каждый последующий уровень ДФ получается из предыдущего в результате декомпозиции функций, расположенных на предыдущем уровне.
Каждый последующий уровень ДФ отличается уменьшением уровня абстракции и повышением степени детализации описания функций.
Из двух данных функций функция, включающая в себя другую, называется функцией высшего порядка (макрофункцией)по отношению к функции, которую она содержит. Последняя называется функцией низшего порядка (подфункцией или микрофункцией).
Любая функция высшею порядка считается исходной по отношению к совокупности образующих ее функций низшего порядка.
Функции, образующие исходную функцию, называются детализирующими или обеспечивающими.
Каждая обеспечивающая функция, детализирующая исходную, должна быть независимой в смысле существования.
Примечание.Независимость отдельных обеспечивающих функций означает, что найдены такие отличительные и устойчиво различимые стороны исходной функции, которые можно исследовать независимо от остальных.
Каждая обеспечивающая функция должна отличаться от других подфункций и быть необходимой для выполнения исходной.
Функции, обеспечивающие одну и ту же исходную функцию, должны быть взаимно исключающими.
Выполнение всех обеспечивающих функций должно быть достаточным для выполнения рассматриваемой исходной функции.
Переход от исходной функции к множеству функций, обеспечивающих ее выполнение, осуществляется посредством формального или эвристического оператора преобразования, обосновывающего необходимость перехода на следующий уровень детализации.
Правила согласования функций, детализирующих некоторую исходную функцию, одинаковы для любой функции, принятой в качестве исходной.
Все структурные уровни ДФ должны быть строго упорядочены по принципу увеличения информации о функциях каждого последующего уровня, детализирующего исходный.
При построении ДФ выделяют 3 группы уровней системы, определяющие степень детализации описания функций.
1. Первая группа включает нулевой уровень. Этому уровню соответствует общая функция системы.
2. Вторая группа содержит основные и дополнительные функции системы. Уровни второй группы соответствуют функциям отдельных подсистем.
3. Третья группа - уровни функций, выполняемых элементами системы.
Процесс построения ДФ системы состоит из циклов, шагов и операций.
Под циклом понимается процесс построения ДШ на i-м уровне иерархии. Цикл состоит из последовательности шагов. Шагом насыпается совокупность операций, необходимых и достаточных для декомпозиции исходной функции на обеспечивающие функции i + 1-го уровня. Операцияохватывает совокупность действий, направленных на формирование отдельной обеспечивающей функции.
Основой построения ДФ является совокупность операций в пределах одного шага. Они сгруппированы в последовательность процедур:
П1 – определение содержания функций;
П2 – установление соответствия рассматриваемому уровню декомпозиции;
П3- выделение оператора перехода oт исходной к обеспечивающим функциям;
П4 - проверка необходимости каждой обеспечивающей функции,
П5 - проверка достаточности совокупности обеспечивающий функций для выполнения исходной.
Процедуры П1-П3 относятся к процедурам построения ДФ, процедуры П4, П5 - к процедурам проверки ДФ.
Процедура П1 по определению содержания функции направлена на установление информации о функции бизнес системы как некоторых ее нормативных действиях.
Одним из условий формирования детализирующих функций является обеспечение их различия. Для этого необходимо найти отличительные признаки содержания каждой функции. В зависимости on конкретных условий выбирается наиболее полный способ задания функции, обеспечивающий получение достоверной информации.
Процедура П2 выполняется в соответствии правилами описания функций бизнес-систем.
Процедура П3по установлению соответствия функции рассматриваемому уровню детализации заключается в нахождении фактического уровня детализации функции и сопоставлении его с заданным уровнем. Для рассматриваемой функции находится набор признаков, характеризующих фактический уровень ее детализации. Определяются признаки, задающие требуемую степень детализации данного уровня. Осуществляется проверка соответствия признаков.
Процедура П4по установлению оператора перехода заключается в поиске и формулировании идеи, гипотезы или перечня общих правил, которые обеспечивают представление рассматриваемой исходной функции в виде совокупности детализирующих ее подфункций.
На основе анализа содержания исходной функции, а также признаков уровня обеспечивающих функций определяются требования к оператору перехода. Далее формулируется идея, гипотеза либо перечень общих правил, которые удовлетворяют сформулированным требованиям.
Процедура П5 по определению необходимости детализирующей функции с точки зрения достижения исходной заключается в проверке факта невозможности выполнения исходной функции при отсутствии (исключении) рассматриваемой обеспечивающей функции. При выполнении этой процедуры устанавливаются:
1) наличие обшей части исходной и обеспечивающей функций;
2) подчиненность обеспечивающей функции;
3) невозможность выполнения исходной функции при исключении рассматриваемой обеспечивающей.
Процедура П6по определению достаточности совокупности обеспечивающих функций для достижения исходной направлена на выяснение возможности се реализации при условии выполнения всех детализирующих ее функций.
Представление дерева функций ввиде однокорневого графа не всегда удобно при большом количестве функций системы. В подобных случаях, как показано ниже на примере функции "планирование продукта", используют текстовое описание с многоуровневой индексацией обозначении функций:
Тема4: «Моделирование бизнес-процессов»
Бизнес - модель - совокупность графических и текстовых описаний, пзволяющая представлять и понимать рассматриваемые бизнес - процессы.
Бизнес-моделирование представляет собой разработку моделей процессов деятельности организации с целью решения ряда задач, основными их которых являются анализ и совершенствование БП.
Модель должна предполагать возможность трансформирования БП в ответ на изменения и вызовы внешней среды.
Использование специального инструментария типа IDEF для моделирования бизнеса дает определенные преимущества, в т.ч. создает основу для корпоративной (т.е. в рамках компании) стандартизации БП.
Основные элементы и понятия IDEF.0
В основе методологии IDEF.0 лежит 4 основных понятия:
1. функциональный блок - графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию рамках рассматриваемой системы (т.е.-БП). Название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (глагольное существительное). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет определенное значение (роль), а именно - верхняя - "управление", левая - "вход", правая - "выход", нижняя - "механизм реализации".
2. интерфейсеая дуга или стрелка - отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает определенное влияние на функцию, отображенную блоком. Дуга - однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование. С помощью дуг отображаются различные потоки: материальные, потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и др.), финансовые потоки и др. "Источником" может быть только выходная сторона блока, а "приемником" - любая из 3-х оставшихся. Любой функциональный блок должен иметь не менее чем одну входящую и не менее чем одну исходящую дугу.
3. декомпозиция. Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции, при этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легкоусваиваемой.
Модель IDEF.0 с одним блоком называется контекстной (концептуальной) и обозначается идентификатором АО. В пояснительном тексте контекстной диаграммы должна быть указана цель построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксированной точки зрения.
4. глоссарий - набор соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д. для выражения и описания элементов диаграмм.
Тема 5: «Регламентация бизнес-процессов»
Система бизнес-моделирования должна иметь простые и понятные средства создания и представления процессов, которые могут быть использованы в качестве документированных процедур и рабочих инструкций, отражающих актуальные на текущий период бизнес-правила.
Внедрив технологии бизнес-моделирования с последующей разработкой регламентов выполнения смоделированных процессов, предприятие получает в свое распоряжение новый вид «информационных» ресурсов.
Идеология моделирования бизнес-процессов выросла из области описания технологических процессов и рассматривает любую деятельность как технологический процесс.
Построение бизнес-модели на предприятии, например, в виде бизнес-процессов, как правило, решает 3 задачи:
- оптимизация технологии работы предприятия;
- формирование нормативной базы предприятия: положения подразделений, должностные инструкции, регламенты;
- формирование требований к информационным системам предприятия.
Кроме того, модели бизнеса:
- вводят точность и методологичность;
- обеспечивают единое системное представление;
- интегрируют процессы, организационную структуру, информацию и данные, позволяют увидеть и проанализировать существующие взаимосвязи;
- помогают оценить правильность процессов;
- обеспечивают информативную среду для оценки сценариев типа «А что, если?»;
- создают основу для быстрого проектирования процессов.
Обычно бизнес-модель формируется в целях усовершенствования процесса управления, когда есть понимание, что предприятие должно перейти на новую ступень развития, например, повысить качество производимой продукции или оказываемых услуг, выйти на внешний рынок и т.п.
Таким образом, одна из основных целей бизнес-моделирования во многих компаниях в настоящее время – анализ и совершенствование организации деятельности компании.
Типовые варианты описания бизнес-процессов:
1. Словесное описание в произвольной форме, то есть инструкции, руководства и т.п. Язык – универсальная моделирующая система, которая справится и с этой задачей. Но, как правило, такое описание настолько громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся неизбежными, а сам документ обречен на неприменение.
2.Формальное описание. Это некоторое ограничение языка, при котором вводятся специальные внутренние формы, с помощью которых процесс описывается через систему частных документов: таблиц документооборота, формуляров действий и т.п.
3.Графическое описание. Большим шагом в описании бизнес-процессов является переход к графическому языку – диаграмм процессов, деревьям структур данных и т.п. Здесь уже необходим какой-то стандарт – универсального графического языка не существует. Возможны варианты: принять собственный стандарт предприятия или перейти на международные стандарты.
Данные типовые варианты можно комбинировать и использовать несколько из них. Например, возможно использование как графических, так и словесных инструментов для описания одного и того же бизнес-процесса. Именно такой комбинированный подход используется при выполнении данного цикла ПЗ.
Правила реализации процессов (т.е. регламенты) должны быть понятны и доступны персоналу. Человеку, исполняющему определенную роль в процессе должно быть ясно содержание всего процесса, способы его осуществления, а также связь его задач с целями и задами организации.
Разработку регламентов в виде «стандартов предприятия», «Положений», «Инструкций», Регламентов» рекомендуется вести в соответствии с методическими указаниями, приведенными ниже в «Положении о стандартах предприятия», которое является референтным примером соответствующего регламента.
Разработка положений и процессных должностных инструкций осуществляется путем закрепления структурных функций за определенными организационными звеньями (функционально – руководящим должностям), структурными подразделениями(основные, функциональные), специалистами, исполнителями.
В результате закрепляется ответственность!
Получаемые в итоге схемы и описания называются матрицами организационных проекций.
Такая матрица содержит схему исполнительной структуры, отражающей иерархию исполнительных звеньев, наложенную на схему функциональной структуры, показывающей иерархию функций.
В итоге получается организация проекции, устанавливающая распределение функций по исполнительным звеньям.
Тема 6: «Функционально-стоимостной анализ»
Функционально-стоимостной анализ (ФСА, Activity Based Costing, АВС) - это технология, позволяющая оценить реальную стоимость продукта или услуги безотносительно к организационной структуре компании. Как прямые, так и косвенные расходы распределяются по продуктам и услугам в зависимости от объема ресурсов, требуемых на каждом из этапов производства. Действия, производимые на этих этапах, в контексте метода ФСА называются функциями (activities).
Функционально-стоимостной анализ требует комбинированного применения процессного и структурного подходов к организации и управлению деятельностью предприятия. Как правило, структурный подход используется для получения отдельных исходных данных для проведения ФСА/АВС-расчетов.
Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат, имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика.
Бизнес-процессы реализуют бизнес-функции предприятия. Под бизнес-функцией понимают вид деятельности предприятия. В свою очередь “дерево бизнес-функций” отражает реализацию “дерева целей” предприятия.
ФСА позволяет выполнить следующие виды работ: - определить и провести общий анализ себестоимости бизнес-процессов в организации; - осуществить функциональный анализ, связанный с установлением и обоснованием выполняемых структурными подразделениями функций с целью обеспечения выпуска продукции высокого качества и оказания услуг; - изучить и определить основные, дополнительные и излишние функциональные затраты; - провести сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в различных функциональных блоках за счет упорядочения функций подразделений организаций; - провести анализ полученных результатов, улучшающих в будущем деятельность организаций.ФСА – один из методов, позволяющий указать на возможные пути улучшения.
Основные направления использования ФСА-модели для реорганизации бизнес-процессов - это повышение производительности, снижение стоимости, трудоемкости, времени и повышение качества.
Повышение производительности включает в себя три этапа. На первом этапе осуществляется анализ функций для определения возможностей повышения эффективности их выполнения. На втором - выявляются причины непроизводительных расходов и пути их устранения. И, наконец, на третьем этапе осуществляется мониторинг и ускорение нужных изменений с помощью измерения основных параметров производительности.
Что касается снижения стоимости, трудоемкости и времени, то с помощью ФСА-метода можно так реорганизовать деятельность, чтобы было достигнуто устойчивое их сокращение. Для этого необходимо сделать следующее:
· сократить время, необходимое для выполнения функций;
· устранить ненужные функции;
· сформировать ранжированный перечень функций по стоимости, трудоемкости или времени;
· выбрать функции с низкой стоимостью, трудоемкостью и временем;
· организовать совместное использование всех возможных функций.
Тема 7: «Управление изменениями»
Дата добавления: 2015-01-09; просмотров: 2714;