Автоматизация управления проектами

Для управления процессами проектной деятельности используются различные международные практики: ASAP (AcceleratedSAP)-практика, разработанная корпорацией SAP AG, целью которой является сокращения сроков внедрения информационных систем управления (SAP-систем) и снижения проектных рисков, AIM (Applications Implementation Method) практика для внедрения приложений Oracle, практики внедрения готовых приложений, которая представляет собой детальное описание процессов, выполняемых в ходе проекта с указанием ответственности выполнения менеджеров проектной группы; P2M (японская методология управления сложными проектами внедрения инновационных технологий на производствах с изменяющейся окружающей средой), PMI (PMBOK-методология использования 10 областей знаний при выполнении проекта), MicrosoftSolution Framework-практики,использующей процессную модель проектной группы при разработке программного обеспечения, и отечественные проектные практики, например, 10 step.

Руководство по применению знаний для управления проектами PMBoK (Project Management Body of Knowledge) представляет собой сумму профессиональных знаний для менеджмента проектными процессами. PMBOK описывает рекомендации по управлению проектами в виде Свода знаний и считается одной из мировых Best Practices. Эта практика может быть положена в основу интегрированного управления деятельностью в организации [30, 32].

Пятая редакция PMBoK (2013) является дальнейшем развитием руководства по управлению проектами института PMI/ANSI – Американского Национального Института Стандартов.

В этом стандарте описываются концептуальные основы управления проектами в нотации интеграции целей, процессов и их взаимодействий. 42 процесса PMBOK разделены на пять групп, называемых группами процессов управления проектом.

Аналогичным стандартом является международный стандарт ISO 21500 (42 процессов). В сравнении с PMBoK он не специфицирует методы и инструменты, которые используются для преобразования входов в выходы и поэтому является более коротким документом.

Согласно стандарту ISO проект – это уникальная совокупность процессов, состоящая из контролируемых и управляемых видов деятельностей с датами начала и завершения, предназначенная для достижения определенных целей.

PMBOK представляет собой «ящик с инструментами» (областями знаний) для управления проектами с инструкциями по их применению, а также с инструкцией по применению всего комплекта инструментов (процессов). Как и любой инструментальный набор для решения частных задач, он оказывается избыточным. Главное достоинство PMBOK состоит в том, что в нем все процедуры управления проектом показаны в процессном развитии с установлением связей между компонентами методологии.

Свод знаний по управлению проектами представляет собой интеграцию профессиональных знаний по управлению проектами. Они выделены в виде 10 областей знаний:

1. Управление интеграцией.

2. Управление содержанием.

3. Управление временем.

4. Управление стоимостью.

5. Управление качеством.

6. Управление человеческими ресурсами.

7. Управление коммуникациями.

8. Управление рисками.

9. Управление закупками.

10. Управление заинтересованными лицами (5 редакция).

Рис. 1.7. Процессный цикл выполнения проекта

Так процессы «Управление качеством» проекта объединяют все необходимые действия в области менеджмента качества в организации и определяют структуру системы управления качеством, распределение ответственности в области качества таким образом, чтобы проект удовлетворял бы всем ожиданиям заинтересованных сторон.

Управление качеством осуществляется посредством совокупности процессов, предусматривающей правила, процедуры по обеспечению, планированию, контролю качества и их совершенствованию. Они включают в себя:

· Планирование управление качеством – определение того, какие из разделов стандарта качества относятся к данному проекту и как их удовлетворить.

· Осуществление гарантий качества – это выполнение регулярных систематических операций по качеству, обеспечивающих гарантии выполнения всех процедур, необходимых для того, чтобы проект соответствовал оговоренным требованиям.

· Процесс контроля качества – это мониторинг результатов, обеспечивающий контроль их соответствия принятым стандартом по качеству и определение путей устранения причин, вызывающих их неудовлетворительное исполнение.

Рис.1.8. Взаимодействие групп процессов управление проектом

Все процессы разделены на пять групп (инициация, планирование, исполнение, мониторинг и управление, завершающий процесс) (рис.1.7).

Группа процессов инициации состоит из процессов, обеспечивающих формальный старт начала нового проекта. Процессы инициации могут выполняться вне рамок проекта. В ходе инициации проекта формулируется предварительное описание содержания проекта и ресурсы, которые организация планирует для его реализации. На этом этапе также выбирается (назначается) менеджер проекта и документируются исходные правила и ограничения. В группу процессов инициации входят следующие процессы:

1. Разработка Устава проекта.

2. Разработка предварительного описания содержания проекта.

Группа процессов планирования определяет состав и содержание проекта, планирует сроки его выполнения, ресурсы и ответственность, необходимые для достижения целей, ради которых был предпринят проект. В группу процессов планирования входят следующие процессы:

1. Разработка плана управления проектом.

2. Оценка длительности операций.

3. Определение состава операций.

4. Планирование содержания.

5. Определение содержания.

6. Создание иерархической структуры работ (ИСР).

7. Определение взаимосвязей операций.

8. Оценка ресурсов операций.

9. Разработка расписания.

10. Стоимостная оценка.

11. Разработка бюджета расходов.

12. Планирование качества.

13. Планирование человеческих ресурсов.

14. Планирование коммуникаций.

15. Планирование управления рисками.

16. Идентификация рисков.

17. Качественный анализ рисков.

18. Количественный анализ рисков.

19. Планирование реагирования на риски.

20. Планирование покупок.

Группа процессов исполнения объединяет людские и другие ресурсы для выполнения плановых задач проекта. В эту группу входят следующие процессы:

1. Руководство и управление исполнением проекта.

2. Процесс обеспечения качества.

3. Набор команды проекта.

4. Развитие команды проекта.

5. Распространение информации.

6. Запрос информации у продавцов.

7. Выбор продавцов.

Группа процессов мониторинга и управления регулярно оценивает выполнение проекта и осуществляет мониторинг результатов. В случае обнаружения отклонения от плана управления проектом проводятся корректирующие действия для достижения целей проекта. В эту группу входят следующие процессы:

1. Мониторинг и управление работами проекта.

2. Общее управление изменениями.

3. Подтверждение содержания.

4. Управление содержанием.

5. Управление расписанием.

6. Управление стоимостью.

7. Процесс контроля качества.

8. Управление командой проекта.

9. Отчетность по исполнению.

10. Управление участниками проекта.

11. Наблюдение и управление рисками.

12. Администрирование контрактов.

Группа завершающих процессов формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению. Группа завершающих процессов содержит следующие процессы:

1. Закрытие проекта.

2. Закрытие контрактов.

Взаимодействие этих процессов показано на рис.1.8.

В общем случае управление деятельностью организации с использованием рекомендаций PMBoK включает в себя решение следующих задач.

1. Формализованное описание и идентификацию основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов, построение процессной системы управления организацией.

2. Обеспечение контролируемости и управляемости бизнеса, его прозрачности, наведение порядка, обеспечение реализации намеченной стратегии и поддержание результативности и эффективности показателей процессов.

3. Внедрение эффективной системы управления процессами, в соответствии с требованиями международных стандартов к управлению проектами, систем управления качеством, систем управления знаниями (например, путем использования информационных порталов, построенных на основе онтологий бизнес процессов), BSC-систем управления стратегией.

4. Оптимизация бизнес-процессов на основе критериев, обеспечивающих улучшение ключевых показателей (KPI), повышение эффективности и конкурентоспособности современного бизнеса путем:

o минимизации издержек;

o минимизации времени выполнения процессов;

o лучшего качества процессов, продукции (услуг);

o минимизации операционных рисков.

5. Построение эффективной организационной структуры путем оптимизации управляемости и числа уровней управления, повышения мобильности и оперативности действий структуры на изменения требований рынка, внешней среды и клиентов, эффективного делегирования полномочий и ответственности членам команды выполнения проекта.

6. Эффективное проектирование и развитие инновационных бизнес-процессов для развивающихся организаций.

7. Быстрое и эффективное использование бизнес-решений на основе практик лучших организаций-аналогов, имеющих в своей структуре схожие процессы.

8. Эффективное внедрение лучших практик регулярного контроля, управленческих процедур за счет использования новых технологий, стандартов и методов работы.

9. Правильный и эффективный подбор персонала и регламентация его деятельности на основе разработки документированных процедур рабочих и должностных обязанностей.

10. Построение эффективной системы мотивации (стимулирования) работников за счет разработки функциональных показателей их деятельности, сбалансированных со стратегическими (КРI). Уменьшение персонало-зависимости и связанных с этим издержек, а также индивидуальных рисков потерь управляемости и снижения качества процессов.

11. Повышение рыночной стоимости организации, ее инвестиционной привлекательности за счет интеллектуальной.

составляющей деятельности организации (баз знаний), имиджа, обеспечения выхода на новые рынки.

12. Внедрение систем постоянного совершенствования – CPI / BPI / "6 Сигм", с использованием алгоритмов класса PDCA.

Для управления проектами используется система управления (СУП).

Система управления проектами(рис. 1.9)— это специально разрабатываемый в организации комплекс информационных и методических средств, направленных на автоматизированную поддержку и повышение эффективности процессов выполнения проектов.

Базовым элементом СУП является информационный комплекс нормативных документов, систематизирующий и регламентирующий выполнение процессов проектов. Он содержит единые инструкции и процедуры, структурированные по всем этапам жизненного цикла и уровням управления проекта, а также документированные механизмы взаимодействия исполнителей проекта.

Дальнейшим продолжением проектной практики менеджмента процессами является управление портфелями (PMI) [30].

Управление портфелем (англ. portfolio management)— это менеджмент, обеспечивающий трансляцию стратегии организации в направления ее деятельности (портфели) для последующего планирования, анализа, реализации и переоценки портфеля с целью эффективного достижения стратегических целей организации.

Рис. 1.9. СУП в проектной организации

Основными фазами управления портфелями являются: формирование портфеля заявок (возможных направлений деятельности организации), выравнивание (балансировка стратегических целей организации и ее ресурсов), мониторинг и контроль, направленный на достижение установленных целей (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Фазы портфельного управления

Такое управление в отличие от предыдущих направлено, главным образом, на решение менеджментом стратегических задач деятельности организации.

Для управления проектами используются различные программные системы, например, MS Project, Primavera, Spider Project. Однако для интегрированного решения задач проектирования необходимо использовать также системы инженерного документооборота (СИД).

В задачи СИД входит обеспечение управленческих механизмов средствами безбумажного документооборота, управление инженерными данными проектов (документами проектных офисов, файлами чертежей, планов и пр.), управление доступом, распространение проектных документов в сети, контроль над их потоками.

В рамках структуры СИД осуществляется разработка следующих функциональных модулей:

· Ведение дела проекта.

· Передача заданий на разработку частей проекта.

· Контроль выполнения поручений.

· Управление проектно сметной документацией (ПСД).

· Ведение проблемных вопросов проектирования.

Модуль ведения дел проектов обеспечивает поставку данных для вновь разрабатываемых модулей, и являться связующим звеном в цепочке управления проектными работами. Взаимосвязь модулей в рамках СИД позволит синхронизировать деятельность подразделений, оптимизировать наличие и адекватность данных о проекте и позволяет обеспечивать актуальность информации на любой текущий момент времени для эффективного обеспечения процессов управления.

Функции модуля обеспечивают:

· структуризацию библиотек документов дела проекта,

· автоматизацию процедур загрузки информации в систему,

· обеспечение доступа сотрудников к актуальной информации в едином хранилище,

· диспетчеризацию хода выполнения работ за счет автоматического формирования отчета по текущему проектированию,

· бизнес-процессы согласования документов дела проекта.

Создание дела проекта может быть реализовано на базе портальных решений MOSS (рис. 1.11), что позволяет, с одной стороны быстро создать структуру проекта по определенным шаблонам (библиотеки, ресиверы загрузки, права доступа), с другой стороны не ограничивает возможности настройки определенных сайтов проектов по необходимым требованиям (добавление новых библиотек, определение специфических прав доступа и т.д.) [31].

Обеспечение процесса обмена между смежными подразделениями заданиями на разработку частей проекта (ЗРЧП) может быть осуществлено путем создания специального процесса, позволяющего в автоматическом режиме проводить подготовку и рассмотрение необходимых материалов для ЗРЧП внутри подразделения, согласование задания с главным инженером проекта (ГИП) и прием задания соответствующим смежным проектным подразделением (рис. 1.12).

Сохранение истории прохождения заданий в режиме реального времени позволяет отслеживать фактическое состояние процесса подготовки задания, обеспечивает проектировщика сведениями о приемке задания в работу, с указанием конкретных участников по каждой из задач процесса. Реализация отчетов по ЗРЧП позволяет более полно контролировать выполнение работ по проекту, отслеживать плановые и фактические сроки, вовремя выявлять отставания от графика и реализовывать корректирующие действия.

Модуль контроля выполнения поручений предполагает формирование отчетов по наличию поручений на любой выбранный период в нужном разрезе (по подразделению, по проекту, текущие, просроченные и т.д.). Ответственные за выполнение смогут в режиме реального времени проставить факт исполнения, или предложить новый плановый срок и согласовать его с необходимыми должностными лицами, выполнить работу самостоятельно, или привлечь к выполнению задачи других сотрудников.

Рис. 1.11. Форма представления Дела проекта (библиотеки документов и атрибуты проекта

Статистика по наличию и ходу выполнения поручений, отчет о фактическом состоянии по передаче ЗРЧП смежным подразделениям, отчет по плановым и фактическим срокам выполнения этапов проектов и наличия необходимых документов – все это в совокупности позволяет в автоматическом режиме в любой момент времени формировать полный отчет по текущему проектированию.

Модуль управления ПСД позволяет обеспечить:

· групповую работу сотрудников над проектами;

· надежное хранение электронной документации;

· получение полной информации обо всех документах разрабатываемых сотрудниками подразделений в рамках отдельных проектов;

· интеграцию с используемыми приложениями (AutoCAD);

· разграничение прав доступа;

Рис. 1.12. Модуль представления задания смежному подразделению (тестовая версия модуля)

· ведение версий документов и аудита работы над ними;

· наличие поиска документов и объектов по атрибутам;

· анализ процессов проектирования.

Он предоставляет функции создания, актуализации и управления жизненным циклом таких документов как:

· Ведомость рабочей документации;

· Перечень сооружений и комплексных систем;

· Комплект;

· Документ;

· Несоответствия внутренней проверки ПСД;

· Несоответствия внутреннего нормоконтроля ПСД;

· Несоответствия внутренней экспертизы ПСД субподрядчиков;

Несоответствия внешних экспертиз ПСД в государственных и негосударственных органах. Модуль контроля выполнения поручений предполагает формирование отчетов по наличию поручений на любой выбранный период в нужном разрезе (по подразделению, по проекту, текущие, просроченные и т.д.). Ответственные за выполнение смогут в режиме реального времени проставить факт исполнения, или предложить новый плановый срок и согласовать его с необходимыми должностными лицами, выполнить работу самостоятельно, или привлечь к выполнению задачи других сотрудников.

Статистика по наличию и ходу выполнения поручений, отчет о фактическом состоянии по передаче ЗРЧП смежным подразделениям, отчет по плановым и фактическим срокам выполнения этапов проектов и наличия необходимых документов – все это в совокупности позволяет в автоматическом режиме в любой момент времени формировать полный отчет по текущему проектированию.

Модуль управления ПСД позволяет обеспечить:

· групповую работу сотрудников над проектами;

· надежное хранение электронной документации;

· получение полной информации обо всех документах разрабатываемых сотрудниками подразделений в рамках отдельных проектов;

· интеграцию с используемыми приложениями (AutoCAD);

· разграничение прав доступа;

· ведение версий документов и аудита работы над ними;

· наличие поиска документов и объектов по атрибутам;

· анализ процессов проектирования.

Он предоставляет функции создания, актуализации и управления жизненным циклом таких документов как:

· Ведомость рабочей документации;

· Перечень сооружений и комплексных систем;

· Комплект;

· Документ;

· Несоответствия внутренней проверки ПСД;

· Несоответствия внутреннего нормоконтроля ПСД;

· Несоответствия внутренней экспертизы ПСД субподрядчиков;

· Несоответствия внешних экспертиз ПСД в государственных и негосударственных органах.

Опираясь на данные модуля управления ПСД, главный инженер проекта может полностью контролировать ход выполнения проекта, руководители проектных подразделений получают инструмент по отображению статистики по разрабатываемым комплектам, по загруженности сотрудников, и тем самым получают возможность более подробно отслеживать ход разработки комплектов ПСД, планировать сроки разработки и перераспределение ресурсов.

Контрольные вопросы

1. Какие технологии используются при управлении проектами?

2. Описать структурные особенности PMBoK (2013).

3. Какой свод знаний используется при управлении проектами согласно PMBoK (2013)?

4. Что представляет собой управление портфелями в проектной деятельности?

5. В чем особенность технологии системы инженерного документооборота?