Жизненный цикл технических средств информационных технологий
В целом комплекс технических средств информационных технологий в процессе своего существования проходит через последовательность стадий, имеющую циклическую структуру, основная составляющая которой получила название «жизненного цикла».
Это понятие довольно широко распространено и является концентрированным выражением концепции циклического развития сложной системы, в соответствии с которой ее функционирование осуществляется по своеобразной спирали, каждый виток которой («жизненный цикл») имеет одну и ту же структуру (последовательность стадий), но от витка к витку характеризуется все боле высоким уровнем сложности и эффективности.
Структура жизненного цикла комплекса технических средств офисных технологий включает в себя следующие последовательные компоненты:
— формирование состава (проектирование) комплекса технических средств;
— установка комплекса технических средств;
— эксплуатация комплекса технических средств;
— оценка эффективности функционирования комплекса технических средств и принятие решения о его модернизации.
Следует иметь в виду, что такое представление структуры жизненного цикла комплекса технических средств является упрощением, поскольку не учитывает следующих факторов:
— функциональную неоднородность технических средств;
— временную неоднородность функционирования технически средств;
— различия в принципах восстановления работоспособности отдельных видов технических средств.
Функциональная неоднородность проявляется в наличии в составе комплекса, с одной стороны, различных по возможностям орудий труда (инструментов и приспособлений, средств механизации и автоматизации), а с другой — различных функционалы ориентированных средств (организационной, коммуникационной компьютерной техники).
Временная неоднородность комплекса технических средств проявляется в различных длительностях эксплуатации отдельных его составляющих и неодновременности моментов начала и окончания реального их полезного использования.
Различия в принципах восстановления работоспособности проявляются в том, что одни технические средства являются орудиями разового использования, другие — требуют периодического ремонта для восстановления своих эксплуатационных характеристик, а третьи — могут подвергаться модернизации с последующим расширением своих возможностей и улучшением качества выполнения необходимых функций.
По указанным причинам имеет смысл рассматривать структуру процессов функционирования отдельных технических средств, а их состав и специфичные особенности и будут определять сложную структуру реализации жизненного цикла комплекса технических средств информационных технологий в целом.
Каждое техническое средство в отдельности в процессе своего функционирования в офисе проходит через следующие стадии.
1. Определение необходимости технической поддержки определенного вида деятельности.
2. Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности.
3. Приобретение технических средств.
4. Установка (монтаж и приемные испытания) технических средств.
5. Выполнение техническими средствами необходимых функций по поддержке определенного вида деятельности (эксплуатация).
6. Оценка функционирования технических средств и их эксплуатационных характеристик.
7. Восстановительный ремонт при утрате или ухудшении эксплуатационных характеристик технических средств.
8. Модернизация при необходимости и возможности улучшения паспортных значений эксплуатационных характеристик технических средств.
9. Демонтаж технических средств при необратимой утрате эксплуатационных возможностей (физическом износе) или несоответствии эксплуатационных характеристик изменившимся требованиям (моральном устаревании), а также при модернизации, если она проводится вне места эксплуатации.
10. Продажа технических средств.
11. Утилизация технических средств.
Варианты следования указанных стадий представлены на рис. 2.3.
Определение необходимости технической поддержки определенного вида деятельности предполагает проведение соответствующей работы по анализу решаемых задач, их составу, объему обрабатываемой информации, в результате чего делаются выводы о необходимости (или об отсутствии таковой) применения технических средств для более эффективной организации обработки данных.
Определение необходимости технической поддержки |
Выбор конкретной разновидности технических средств |
Приобретение технических средств |
Установка (монтаж) технических средств |
Оценка функционирования технических средств |
Эксплуатация технических средств |
Восстановительный ремонт технических средств |
Модернизация технических средств |
Демонтаж технических средств |
Продажа технических средств |
Утилизация технических средств |
Рис.2.3. Структура жизненного цикла технических средств
Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности предполагает проведение работы по анализу имеющихся технических средств и отбору тех из них, которые являются наиболее приемлемыми в конкретных условиях. При этом учитываются следующие факторы.
- Степень соответствия возможностей и эксплуатационных характеристик конкретных технических средств выявленным потребностям в рамках реализации необходимого вида деятельности.
- Совместимость выбираемых технических средств с другими компонентами технического комплекса как в рамках конкретной технологии, так и в составе всего технического обеспечения.
- Степень соответствия технико-эксплуатационных характеристик выбираемых средств достигнутому уровню научно-технических разработок в соответствующей области.
- Требуемый уровень квалификации персонала для эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.
- Гарантированная длительность эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.
- Надежность выбираемых технических средств.
- Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для персонала.
- Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для окружающей среды.
- Затраты на приобретение выбираемых технических средств.
- Затраты на установку выбираемых технических средств.
- Затраты на возможное обучение или переподготовку персонала.
- Затраты на эксплуатацию выбираемых технических средств.
Приобретение технических средств может осуществляться либо непосредственно в торговой сети (для относительно несложных технических средств), либо по договорам о поставках, заключаемых с производителями технических средств или с соответствующими специализированными организациями, имеющими необходимые лицензии.
Установка (монтаж и приемные испытания) технических средств выполняется с учетом особенностей конкретных видов оборудования.
Для одних групп технических средств (характеризующихся относительной простотой устройства и эксплуатации) она сводится к распаковке оборудования и выполнению действий, предусмотренных инструкциями по установке и не требующих специальной профессиональной подготовки персонала и проведения каких-либо предварительных работ по подготовке помещения.
Другая группа технических средств для своей установки требует привлечения специального персонала (монтажников и наладчиков) и, может быть, выполнения в небольшом объеме предварительных работ по соответствующему обустройству помещения (прокладки дополнительных линий электропитания и коммуникаций и т. п.).
Достаточно сложные комплексы технических средств могут потребовать выполнения сложных по своему составу и содержанию работ, требующих координации и соответствующего обеспечения. Монтаж оборудования в этом случае должен проводиться в соответствии с рабочими чертежами, проектом производства монтажных работ, а также отраслевыми и междуведомственными нормами.
Выполнение техническими средствами необходимых функций офисной деятельности (эксплуатация) должно осуществляться в соответствии с инструкциями предприятий — изготовителей оборудования. Эти инструктивные документы должны быть выполнены на рабочем языке организации (по законодательству Российской Федерации это русский язык) и оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ 2.601-95 «ЕСКД. Эксплуатационные документы».
Эксплуатационные документы (ЭД) предназначены для эксплуатации изделий, ознакомления с их конструкцией, изучения правил эксплуатации (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования), отражения сведений, удостоверяющих гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантий и сведений по его эксплуатации за весь период (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные), а также сведений по его утилизации.
В соответствии с ЭД в процессе использования технических средств необходимо вести техническое обслуживание (регламентные работы, своевременную замену выработавших свой ресурс узлов, восполнение расходных материалов и т. д.).
Особое внимание в процессе эксплуатации технических средств должно быть уделено обеспечению безопасности труда, общие порядок и правила которого основаны на нормативных документах.
В процессе функционирования технических средств необходимо регулярно оценивать эффективность их работы, соответствие реальных значений эксплуатационных характеристик паспортным, а также соответствие реальным потребностям.
Оценка эффективности функционирования технических средств может осуществляться в соответствии со специально разработанным регламентом, но в большинстве случаев процедурно реализуется в том же порядке, что и определение потребности в технической поддержке функций офисной деятельности.
Но результатом здесь является принятие решения о реализации одного из следующих вариантов действий.
1. Направление технического средства на восстановительный ремонт при необходимости доведения значений эксплуатационных характеристик до уровня паспортных.
2. Направление технического средства на модернизацию при необходимости и возможности улучшения значений эксплуатационных характеристик по сравнению с уровнем паспортных знамений.
3. Продажа или безвозмездная передача технического средства, уровень значений эксплуатационных характеристик которого уже недостаточен для использования в организации, но представляет интерес для других пользователей.
4. Списание и утилизация технического средства, эксплуатационные свойства которого уже не отвечают никаким потребностям.
Восстановительный ремонт при утрате или ухудшении эксплуатационных характеристик технических средств осуществляется либо по гарантийным обязательствам предприятия-изготовителя, если выход из строя оборудования произошел в сроки и по причинам, в них оговоренным, либо путем обращения в соответствующие представительства изготовителей или специализированные организации, выполняющие ремонтно-восстановительные работы.
Модернизация при необходимости и возможности улучшения паспортных значений эксплуатационных характеристик технических средств во многом по содержанию выполняемых работ совпадает с выбором конкретной разновидности технических средств (точнее определением возможностей модернизации), выполнением определенных ремонтных и производственных работ, а также установкой (монтажом) оборудования, что позволяет использовать ту же нормативную базу, что и для упомянутых стадий жизненного цикла техники.
Демонтаж технических средств при необратимой утрате эксплуатационных возможностей (физическом износе) или несоответствии эксплуатационных характеристик изменившимся требованиям (моральном устаревании) по содержанию выполняемых работ во многом совпадает с монтажными действиями и, следовательно, имеет практически ту же нормативную базу.
Продажа или передача технических средств предполагает устранение из организации заменяемых и (или) демонтируемых компонентов оборудования. При этом продажа осуществляется на договорных началах с передачей всей необходимой технической документации.
Утилизация техническихсредств должна осуществляться таким образом, чтобы извлечь максимальную пользу за счет извлечения тех материалов и компонентов, которые могли бы быть привлечены в качестве вторичного сырья (рециклинг), а также минимизировать или исключить вредное воздействие на окружающую среду.
Глава 3
СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ
3.1. Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники.
Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).
Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.
Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.
Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации — с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.
К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.
Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.
Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.
Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.
Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.
В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм — производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.
Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.
Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.
Классификационные группы и подгруппы
средств организационной техники
1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:
1.1.Ручные пишущие средства.
1.2.Пишущие машины.
1.3.Диктофонная техника.
1.4.Печатающие устройства для персональных компьютеров.
2.0. Средства копирования документов:
2.1.Средства электрофотографического копирования.
2.2.Средства ризографии.
3.0. Средства микрографии.
4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:
4.1.Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).
4.2.Конвертовскрывающие машины.
4.3.Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).
4.4.Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).
4.5.Машины для уничтожения документов (шредеры).
4.6.Первичные и вторичные средства хранения документов.
4.7.Картотечное оборудование.
5.0. Средства коммуникационной техники:
5.1. Средства и системы телефонной связи.
5.2. IР-телефония.
5.3. Электронная почта.
5.3. Пневматическая почта.
6.0. Офисная мебель и оборудование.
Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.
Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:
— объем документооборота;
— временные характеристики документопотоков;
— средняя информационная емкость документов;
— количество форм документов, изготовленных на типографски напечатанных бланках;
— тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);
— объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);
— первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);
— вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);
— вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);
— имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;
— способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);
— наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;
— фирма — производитель данной техники и страна сборки;
— наличие фирменного сервиса в регионе, городе;
— технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
— наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;
— соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;
— стоимость оборудования;
— стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;
— стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;
— эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;
— квалификация обслуживающего персонала и пользователей;
— наличие сертификата Ростеста;
— срок службы оборудования.
По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:
— экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;
— предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;
— исполнение документов и вторичное копирование;
— передача документов на архивное хранение;
— экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).
Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.
Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.
Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.
Пример классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники
Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофотографического копирования и критерии выбора конкретной модели, поскольку данные устройства наиболее популярны среди пользователей.
Основными характеристиками копировальных аппаратов являются следующие:
— скорость копирования;
— производительность;
— рекомендуемый объем копирования;
— формат оригинала и копии.
Классификацию копировальных аппаратов можно произвести по следующим параметрам:
— по габаритам: портативные, настольные, офисные;
— по принципам сканирования: аналоговые (более старые модели всех фирм) и цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA, MITA, TOSHIBA);
— по цветности: одноцветные и цветные;
— стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для издательских комплексов), широкоформатные (для изготовления чертежей);
— по скорости копирования: до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 40 копий/мин;
— по объему копирования (в день, месяц, год).
При покупке нового копировального аппарата пользователь должен обратить внимание:
— на стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;
— гарантийный срок работы копировального аппарата;
— производительность;
— трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;
— наличие технической документации;
— подбор копировальных аппаратов одной фирмы-производителя (при покупке нескольких копиров);
— получение информации о надежности работы копировальных аппаратов из данных сервис-центров.
Наиболее популярные модели копировальных аппаратов в России следующие:
1. Портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования — до 6 копий/мин, объем копирования -— до 500 копий в месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4.
2. Низкоскоростные офисные настольные копировальные аппараты (low-volume copiers): формат А4 (A3), скорость копирования— 10—20 копий/мин, объем копирования — до 1500—3000 копий в месяц. Этот класс аппаратов является самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможностям они значительно превосходят копировальные аппараты в малогабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производительность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителями формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций.
3. Офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования — 15—-40 копий/мин формата А4 или 10—20 копий/мин формата A3, рекомендуемый объем копирования — до 1500 копий в месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В данных копировальных аппаратах предусмотрены следующие дополнительные возможности: подачи бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; возможность установки механизма сортировки и сшивания копий: по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ресурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций.
4. Копировальные аппараты для больших офисов и бизнес центров (high-volume copiers): формат до А2, скорость копирования — 40—85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования — 1500— 30000 копий в месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осуществлять печать оригиналов большого формата, получать отпечатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно записанных заданий копирования на специальных карточках и др.
В середине 1990-х гг. в России появилось новое поколение цифровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспечивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффективностью копировальных аппаратов или необходимостью использования дополнительных предоставляемых возможностей.
В последнее время практически все ведущие фирмы — производители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппаратов, использующих при нанесении изображения на светочувствительный барабан не световой, а лазерный луч. Приэтом резко расширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и факса. При наличии сетевой карты такие машины могут бытьвключены в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Копировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.
О цветных копировальных аппаратах. По сути этоцифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белойи цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветнойфотографии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройстватаких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные аппараты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабановнизок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельнопоставляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобретает свойства, присущие любому цифровому аппарату.
На рынке средств копирования в России представленыизделия таких фирм, как CANON, RICOH, SHARP, XEROX и др.Выбор достаточно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: из-за высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить потребности офиса. Наряду с оценкой объемов копирования необходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервисное обслуживание вашего аппарата.
Дата добавления: 2014-12-16; просмотров: 1397;