Заявки, поступающие из системы интернет-бронирования Турлинк и NotaBena

Для заявок, поступающих из интернета нет возможности откорректировать основные параметры и плановое обслуживание заявки. Для корректировки доступны поля: Тип тура, Наименование/клиент и все дополнительные параметры. Также можно добавить дополнительные услуги на заявку (на каждого гостя или на заявку), создать план мероприятий на услуги системы «Ресурсы» (при наличии подсистемы), указать % комиссии. Корректировка производится, если только на это пришел запрос так же через систему интернет бронирования.

Возможные операции с существующей заявкой:

Отчет о поселении

· просмотреть и распечатать «Отчет о поселении» гостей заявки. Для каждого гостя указывается информация о параметрах поселения с указанием услуг и сумм по оказанным услугам. Данные можно смотреть по параметрам установленным перед формированием отчета.

· В отчете о поселении также есть вкладка «Справка по обслуживанию», где можно посмотреть информацию по плановому обслуживанию заявки, информацию по фактическому поселению гостей по заявке, а также информацию об оплате.

· При формировании «Отчета о поселении за период» отображается та же информация что и в отчете о поселении, но суммы рассчитываются за выбранный период и по выбранным услугам.

Гости заявки

· просмотреть список гостей заявки;

· ввод гостей заявки (аналогично вводу гостей/бронированию через плановое обслуживание заявки);

Операции с бронью заявки

· просмотреть список забронированных номеров;

· прокатать карточку на забронированные номера (при наличии стыка с замковой системы и при существующих возможностях замковой системы);

· снять бронь с номеров по заявке;

· снять бронь с оплатой, т.е. выставить штраф фирме, гости которой не заехали, за бронь (сумма штрафа рассчитывается исходя из коэффициента); отменить выставление штрафа, т.е.удалить оплаченную бронь.

Алгоритм начисления штрафа при снятии брони с оплатой
При выполнении операции системой производится поселение гостя типа "ПРОСТОЙ". В баланс гостя попадает только 1 услуга - "Бронь", цена которой рассчитывается по формуле:

Цена услуги "Бронь" = Коэффициент * Цена услуги проживания

Коэффициент задается в окне работы с забронированными номерами.
Цена проживания берется из тарифа заявки в зависимости от типа оплаты и класса номера.
Если заявка имеет безналичный вид оплаты, гостю сразу начисляется оплата. При этом в сформированном безналичном счете указывается:

· Дата заезда, равная Дате заезда по плану

· Дата выезда, рассчитывается как Дата заезда по плану увеличенная на количество суток равное Коэффициенту

· В Наименовании услуги указывается "Бронь"

· В Количестве предоставленной услуги указывается 1

После того как бронь с оплатой снята, бронь с заявки (или с гостя) снимается. Ресурс освобождается, а заявка (гость) приобретает статус "Выселенная".
Для обеспечения успешного выполнения операции, в задаче "Константы "Портье" должны присутствовать следующие настройки:

· В разделе "Типы гостей"(GST) завести тип гостя "ПРОСТОЙ"

· В разделе "Настройки работы с гостями" (GIN) занести код этого типа гостя "ПРОСТОЙ", а также вписать это код в "Список невидимых гостей "ПРОСТОЙ" и "СЕРВИС" через запятую

Пример расчета суммы оплаты

Рассмотрим три варианта:

· Номер забронирован с 10.04.2006 по 15.04.06 по цене проживания 2500 рублей. При снятии брони с оплаты указан Коэффициент = 1

Цена услуги "Бронь" = 1 * 2500 = 2500 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006
• Дата выезда - 11.04.2006
• Наименование услуги - "Бронь"
• Количество услуг - 1
• Цена услуги - 2500

• Номер забронирован с 10.04.2006 по 15.04.06 по цене проживания 2500 рублей. При снятии брони с оплаты указан Коэффициент = 3

Цена услуги "Бронь" = 3 * 2500 = 7500 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

· Дата заезда - 10.04.2006

· Дата выезда - 12.04.2006

· Наименование услуги - "Бронь"

· Количество услуг - 1

· Цена услуги - 7500

· Номер забронирован с 10.04.2006 по 15.04.06 по цене проживания 2500 рублей. При снятии брони с оплаты указан Коэффициент = 0.25

Цена услуги "Бронь" = 0.25 * 2500 = 625 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

· Дата заезда - 10.04.2006

· Дата выезда - 10.04.2006

· Наименование услуги - "Бронь"

· Количество услуг - 1

· Цена услуги - 625

• поставить номера на простой: выставить штраф за опоздание при этом оставив бронь на номера, отменить выставление штрафа, т.е. удалить номера, поставленные на простой
  
  Алгоритм начисления штрафа при постановке номеров на простой
  При выполнении операции производится поселение гостя типа "ПРОСТОЙ" в выбранный номер с заданным видом размещения на указанный период. В баланс гостя попадают услуги категории "Проживание". Стоимость услуг выбирается в соответствии с тарифом заявки по виду оплаты, типу гостя классу номера.
  Сумма на оплату вычисляется по следующей формуле:

Сумма на оплату = Сумма (Цена услуг категории "Проживание" * Количество услуг)

Количество услуг рассчитывается в соответствии с количеством суток выбранного интервала.
Если заявка имеет безналичный вид оплаты, гостю сразу начисляется оплата. При этом в сформированном безналичном счете указывается:

· Дата заезда, равная Дате заезда по плану

· Дата выезда, равная Дате заезда увеличенной на количество суток, равное указанному интервалу

· Все услуги категории "Проживание", участвующие в расчетах

· Количество услуг в соответствии с введенным интервалом дат

При постановке номеров на простой бронь с заявки (гостей) не снимается.
Для обеспечения успешного выполнения операции, в задаче "Константы "Портье" должны присутствовать следующие настройки:

· В разделе "Тип гостей" (GST) внести тип гостя "ПРОСТОЙ"

· В раздел "Настройки работы с гостями" (GIN) внести код типа гостя "ПРОСТОЙ", а также добавить этот код в "Список невидимых гостей ""ПРОСТОЙ" и "СЕРВИС" через запятую

· Внести услугу "Бронь" в "Cправочник услуг", а в раздел "Коды услуг по умолчанию" (SRD)прописать код услуги "Бронь"

Также необходимо чтобы в используемом в заявке тарифе для услуг была таблица цен для типа гостя "ПРОСТОЙ"

Пример расчета суммы оплаты
Номера забронированы по стандартному тарифу, где указаны следующие услуги и цены на них:

· Категория "Проживание"

Проживание - 1000 рублей

Бронь - 250 рублей

· Категория "Питание"

Завтрак - 200 рублей

Ужин - 470 рублей

· Категория "Дополнительные услуги"

Сауна - 600 рублей

Массаж - 1200 рублей

• Рассмотрим три варианта:

1. Номер выставлен на простой на период с 10.04.2006 12:00 до 11.04.2006 12:00
Сумма к оплате = (1 * "Бронь") + (1 * "Проживание") = 250 + 1000 = 1250 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

· Дата заезда - 10.04.2006 12:00

· Дата выезда - 11.04.2006 12:00

· "Проживание" - 1 услуга

· "Бронь" - 1 услуга

· Сумма к оплате - 1250

2. Номер выставлен на простой на период с 10.04.2006 12:00 до 13.04.2006 12:00

Сумма к оплате = (1 * "Бронь") + (4 * "Проживание") = 250 + 4000 = 4250 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

· Дата заезда - 10.04.2006 12:00

· Дата выезда - 13.04.2006 12:00

· "Проживание" - 4 услуги

· "Бронь" - 1 услуга

· Сумма к оплате - 4250

3. Номер выставлен на простой на период с 10.04.2006 12:00 до 11.04.2006 23:00
Сумма к оплате = (1 * "Бронь") + (1.5 * "Проживание") = 250 + 1500 = 1750 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

· Дата заезда - 10.04.2006 12:00

· Дата выезда - 11.04.2006 23:00

· "Проживание" - 1.5 услуги

· "Бронь" - 1 услуга

· Сумма к оплате - 1750

· оформить оплату за номера, бронь которых была снята в режиме снятия брони с оплатой или за номера, поставленные на простой.
Данная функция предусмотрена только для групп с видом оплаты за наличный расчет. Для групп по безналичному расчету сумма учитывается при оформлении безналичного счета на группу;

· распечатать список номеров на брони по заявке, распечатать визитки;

· при наличии стыка с замковой системой (а также при существующей возможности выполнения данной операции) прокатать карты на забронированные номера;

Отчеты (печать)

· печать информации о заявке;

· печать подтверждения брони;

Работа с предоплатой на заявку

· можно оформить предоплату или возврат предоплаты на заявку за наличный расчет

· можно внести ранее оплаченную сумму, для последующего распределения. Вносится сумма, которую оплатили (например, через сбербанк или интернет), но чек выписывать не нужно.

· После поселения гостей ! Обязательно выполнить распределение наличной оплаты (предоплаты). Подробнее см. п.8.1. «Поселение по заявке».

· Пункт «Документ для бухгалтерии» формирует документ, закрывающий предоплату для системы «Бухгалтерский учет». Формирование документа рекомендуется использовать, если не используется задача «Отгрузка услуг» для бухгалтерии.

Аннуляция заявки

Аннуляция возможна только для заявок со статусом «Введена» и «Подтверждена», т.е. если отсутствуют забронированные номера, поселенные или выселенные гости. Для аннуляции забронированной заявки необходимо сначала снять бронь с номеров.

Подтвердить/снять подтверждение с заявки

Данная функция используется, если ведется работа с заявками со статусом Введена. Меняем статус с Введенной на Подтвержденную Введенная заявка не отображается ни в задаче «Бронирование» ни для поселения.

Установить статус постоянная / временная для заявки.

При создании все заявки в системе Временные. Постоянной заявку нужно делать, если необходимо, чтобы в списке заезжающих, такая заявка была на каждый день. Например, заранее неизвестно когда будут проживать гости, но выделена квота для фирмы.

Отметить заявку частично/полностью оплаченной.

Данная функция используется для установки признака частично оплаченной заявки (обозначение для заявки светло зеленым цветом), и для установки признака полностью оплаченной заявки (обозначение ярко зеленым цветом). Если система бухгалтерский учет не используется в системе, то для заявок по безналичному расчету, при нажатии на кнопку «Отметить заявку частично/полностью оплаченной» необходимо внести сумму, которую оплатили.

Для заявок по безналичному расчету автоматически признак устанавливается в том случае, когда в системе «Бухгалтерский учет» для предварительного счета, выписанного на заявку, указывают оплату.

Для заявок за наличный расчет, признак устанавливается автоматически, после оформления предоплаты или внесения ранее оплаченной суммы.

В «шахматке» бронь на заявки отображается разными цветами (наличный расчет, безналичный расчет, частично/полностью оплачена). Цвета можно изменять в настройках шахматки.

Выписать предварительный счет для заявки.

На заявку можно выписать предварительный счет для выставления на оплату. Документ создается в системе «Бухгалтерский учет». Номер документа присваивается в соответствиями с настройками в задачах бухгалтерского учета. Данные по суммам и услугам – в соответствии с плановым обслуживанием заявки. В счете выполнить корректировку данных (см. описание работы с задачами бухгалтерского учета).

Также можно печатать Invoice, если данная возможность настроена.

Начисление оплаты на гостей заявки по безналичному расчету.

Данная возможность используется при возникновении ситуации, когда гости уже поселены по заявке за безналичный расчет, а плановое обслуживание не соответствует поселению, и гости являются должниками.

Начисление б/н оплаты по плану – распределение суммы по плановому обслуживанию заявки на гостей группы. Автоматически списывает сумму на каждого гостя, пока сумма не израсходуется полностью.

Начисление б/н оплаты по факту - начисление безналичной оплаты гостям по факту поселения, не корректируя плановое обслуживание. Для выполнения операции начисления безналичной оплаты на гостей по факту проживания, необходимо выбрать гостя или список гостей и нажать на кнопку "Продолжить". Гостю записывается оплата по фактическому проживанию вид оплаты которого - безналичный расчет. Если у заявки есть признак "Постоянная", начисление производится по указанному алгоритму автоматически, но установка признака "Постоянная" не приводит к автоматическому пересчету проживающих гостей.

Распределение наличной оплаты (предоплаты) на гостей заявки.

Распределение предоплаты необходимо выполнять после поселения гостей группы, чтобы указать для каждого гостя сумму ранее оплаченную, в дальнейшем при необходимости оформить счет на доплату. В качестве суммы предоплаты учитывается сумма по документу «предоплата» на заявку, а также сумма, которая внесена как ранее оплаченная сумма.

Оформление безналичного счета на заявку.

Безналичный счет в системе – это документ, в котором указана вся информация об услугах, оказанных по безналичному расчету на гостей заявки за указанный период времени. Документы формируют для каждой выезжающей заявки, перед тем как выселить гостей рекомендуется проверить правильность данных при формировании б/н счета. Можно оформлять несколько документов для заявки, разделяя по периодам. Например, для заявок «переходящих» месяц, оформляют несколько документов, разделяя по периодам по месяцам.

Оформление счета-фактуры на заявку.

Для заявки можно оформить счет-фактуру. Документ создается в системе «Бухгалтерский учет». Номер документа присваивается в соответствиями с настройками в задачах бухгалтерского учета. Данные по суммам и услугам – в соответствии с фактическим оказанием услуг заявки. Счет фактуру можно создать на основании безналичного счета, сформированного на заявку.