Соціальна сторона мовленнєвого етикету

Мовленнєвий етикет соціальний за своєю природою, бо виявляє соціально-рольову сторону спілкування. Тобто на вибір тієї чи іншої одиниці мовленнєвого етикету впливає соціальна роль індивіда — нормативно схвалений суспільством спосіб поведінки, який очікується від кожного, хто займає дану соціальну позицію.

При зміні рольової структури ситуації спілкування індивід переключається з одних стереотипів поведінки на інші, послуговується різними стилями мови, різними одиницями мовленнєвого етикету і т. д. Тобто, соціальні ролі мовної особистості є ключовими в розумінні сутності мовленнєвого етикету.

Мовленнєвий етикет досліджується різними лінгвістичними дисциплінами. На нього звертають свою увагу культура мови (перша за все, з погляду нормативності — ненормативності використовуваних одиниць щодо норм літературної мови), стилістика, соціолінгвістика. Дослідження явищ мовленнєвого етикету здійснюється у двох основних аспектах: соціолінгвістичному і стилістичному.

Соціолінгвістика цікавиться соціальною стороною мовленнєвого етикету. За допомогою мовленнєвого етикету відбувається соціальний вплив комунікантів один на одного, що характерно для спілкування взагалі, а в мовленнєвому етикеті виявляється особливо яскраво. Соціальна диференціація носіїв мови, їх постійний соціальний статус і змінні соціальні ролі диктують добір одиниць і, як наслідок, закріпленність за групами носіїв стилістично маркованих формул тощо.

З точки зору ж стилістики мовленнєвий етикет - явище надстильове, не прекріплене до жодного стилю. Можна говорити лише про більшу чи меншу міру його вияву у тому чи іншому стилі. Наприклад, найтиповішою формою вияву мовленнєвого етикету є усне контактне спонтанне діалогічне мовлення, і ці ознаки наближають мовленнєвий етикет до розмовного мовлення. Але мовленнєвий етикет не належить до розмовного мовлення, а тим більше до розмовного стилю (хоча найбільш повно мовленнєвий етикет виражається саме в усному розмовному мовленні).

34. Документ (з лат. documentum - повчальний приклад, спосіб ведення) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська¹.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

- бути точним, достовірним і переконливим;

- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

- бути придатним для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об"єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв"язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функційдокумента належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

35. Відповідно до загальних ознак документи поділяють на²:

1. За способом фіксації інформації:

- письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;

- графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);

- фото- й кінодокументи -створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);

- фонодокументи -створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За призначенням:

- організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);

- розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);

- інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)³.

3. За назвою:

- заява;

- автобіографія;

- резюме;

- протокол;

- наказ;

- доручення;

- розписка тощо.

4. За походженням:

- службові-документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

- особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5. За місцем складання:

- внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

- зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

6. За формою:

- стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;

- індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.

7. За терміном виконання:

- нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

термінові - документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку "Терміново" або ,Дуже терміново".

8. За ступенем гласності:

- несекретні (звичайні, для службового користування);

- секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - документи цього виду мають спеціальну позначку "Таємно" або , Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

- оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копії-це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

- прості - містять інформацію з одного питання;

- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань,

11. За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання-термін зберігання встановлюють у межах 10 років;

- тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

- постійного зберігання - для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

- рукописні;

- відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

- загальні;

- з адміністративних питань;

- спеціалізовані - сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.

37. Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов"язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управлінця об"єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами всієї документації є:

—організаційно-правова документація;

—планова документація;

—інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

—звітна документація;

—документація щодо особового складу (кадрова);

—фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

—документація з матеріально-технічного забезпечення;

—договірна документація;

—документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).

Вимоги до укладання та оформлення документів
Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.
Розрізняють декілька значень поняття – «документ»: 1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.).
2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.).
3. Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін.).
4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.).
Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття документ як матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.
Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи,
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження.
Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:
—не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;
—видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
—відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;
—бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
—бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.
Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.
Оформлення сторінки
У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.
Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші «форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.
Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.

Текст і його оформлення
Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:
—на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;
—підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;
—у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.
Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.
Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.
Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.
Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:
—зачин (формулює тему абзацу – зміст);
—фраза (містить основну інформацію абзацу);
—коментар (підсумок усього абзацного змісту).
Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4–5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.
Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.
Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.
Система використання різноманітних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

Згідно з ДСТУ 3008–95, слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують. Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки. Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини. Система арабських цифр(нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу. Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:
1,2,3 й т. д.
Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.
Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.
Після номера підрозділу крапку не ставлять:
1.1, 1.2й т. д.
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:
1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.
Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3і т. д.
Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1.3, 1.2.1 й т. д.
Після номера підпункту крапку не ставлять.
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.
Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою системою див. вище.
Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008–95 і спрощує обробку документів (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.
Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):
—вступна(причинова) – у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);
—доказова(фактологічна) – у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);
—закінчення(висновкова) – містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).
Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця /»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць 5. З» – третя таблиця п'ятого розділу).
Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.
Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.
Заголовки граф наводять переважно в Н= відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:
—коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;
—коли значення заголовка передається лише в множині;
— коли слово в однині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:
— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;
— па наступній сторінці;
— у додатку.
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:
– його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю
слів), коли текст уміщується в один рядок;
– його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;
– і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту
– змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.
Не дозволяється заміна лапками:
1) цифр і знаків;
2) позначень одиниць величин;
3) буквених абревіатур;
4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;
5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.
За відсутності відомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.
Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25–29].
На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.
Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:
і. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.
2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
—автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);
—заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);
—наказ (Наказую…);
—скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…,);
—службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).
3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
—акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);
—трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується.,);
—інструкція (АТ «Довіра» встановлює., кожен акціонер стає…);
—запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).
4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:
—коли підмет передує присудкові;
—коли означення стоїть перед означуваним словом;
—коли додаток стоїть після керуючого слова;
—коли вставні слова стоять на початку речення.
5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.
6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.
7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.
8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.
9. Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.
10.Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: &%, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.
11.Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.
12.Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».
13.Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.
Скорочування слів і словосполучень
Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582–97), що чинний від 1998 року.
Види скорочень
Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні.
До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення:
а) після переліків;
б) перед іменами та прізвищами;
в) перед географічними назвами;
г) при цифрах;
д) при посиланнях.
До спеціальних належать скорочення в бібліографічних описах. Подані українською мовою, вони повинні відповідати останньому Держстандартові України, а подані російською, англійською та ін. європейськими мовами – стандартам ГОСТ 7.12–93 та ГОСТ 7.11–78.
Основні правила скорочення:
1.Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.
2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.
3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.
4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень:
к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) таін.
5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і
дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку
особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників
ураховуються відмінкові закінчення однини або множини:
д-р (доктор), д-ри (доктори)
м-во (міністерство), м~ва (міністерства) та ін.
6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:

скорочують відсіканням цієї частини слів.
7, Прикметники, що закінчуються на: – графічний, – логічний, – немічний, – навчий скорочують відсіканням частини слова: – афічний, – огічний, – омічний, – авчий:
географічний – геогр., соціологічний – соціол. і под.
8» Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини – ський:
шевченківський – Шевченків, франківський – франків, і под.
9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв
народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні),
зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення:
грузинський народ – грузин, народ Бориспільський край – Бориспіл. край Луганська область – Луган. обл. і под.
Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично:
Харківська область – Харк. обл. Харківський район – Харк. р-н і под.
10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голосний, то слід зберігати наступний за ним приголосний:
калійний – калійн. олійний – олійн. червоний – червон. і под.
11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують:
вищий – вищ., але вища – не скорочують учений – учен., але вчена – не скорочують міський – міськ., але міська – не скорочують і под.
12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід зберігати наступний за ним голосний і приголосний:
торф'яний – торф'ян. слов'янський – слов'ян, і под.
13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати слід на приголосний, що стоїть перед ним:
грецький – грец. гуцульський – гуцул, сільський – сіл. і под.
14. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний, то скорочуване слово зберігає один із приголосних:
законний – закон, іменний – імен, щоденний – щоден. і под.
15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочуваного слова:
експериментальний – експерим.,
а не експериментал., експеримент, фугідаментальний – фундам.,
а не фундаментал., фундамент, графічний – графіч. комічний – коміч. континентальний – континент, і под.
16.У складних іменниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них, якщо ці іменники наведено в додатку 2.
17.У словосполученні скорочують кожне слово:
видавничий відділ – вид. від.
допоміжна картка – допом. карт.
умовний друкований аркуш – ум. друк. арк. і под.
В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки в складі даного словосполучення:
без року – б. р. без ціни – б. ц. вихідні дані – вих. дан. і так далі – і т. д. та под.
18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, від
сікають другу складову частину, якщо вона має закінчення
– ський:
місто Кам'янець-Подільський –
м. Кам' янець-Поділ. місто Корсунь-Шевченківський –
м. Корсунь-Шевченків. і под.
Географічні назви, що є складними іменниками та пишуться через дефіс, не підлягають скороченню:
Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка, Олексієво-Дружківка та под.
19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правил скорочення: греко-католицький – греко-католиц. фізико-математичний – фіз.-мат. хіміко-гпехнологічний – хім.-технол. і под.
20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другу частину слова відповідно до загальних правил скорочення:
агролісомеліоративний – агролісомеліор. лісогосподарський – лісогосп. і под.
21. Одиокорінпі прикметники та дієприкметники, що відрізняються лише префіксами, скорочуються однаково:
карпатський – карпат., закарпатський – закарпат., прикарпатський – прикарпат. і под.
22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складне слово:
відеофонограма – відеофоногр.
діафільм – дф
міська державна адміністрація – міськдержадмін. і под.
23.Відсікати слово до однієї початкової літери не можна.
24.Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають:
Безпека життєдіяльності: Підручник, а не Безпека життєдіяльності: Підруч,
Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарські рослини: Слов.-довід;
але Біологія: Підручник для 10‑го класу – Біологія: Підруч. для 10‑го кл.,
Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря – Лікарські рослини: Слов. – довід, лікаря.

Лексичні та графічні скорочення
Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повністю. Лексичні скорочення бувають декількох типів: і. Ініціальні (абревіація) – утворені з початкових літер слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на:
а) літерні – читаючи їх, треба вимовляти літери: КБ, ЖБК, ХТЗ й ін.;
б) звукові – читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ЦУМ, Ту‑154, Ан‑24 й ін.;
в) літерио-звукові (змішані) – частина слова вимовляється за буквами, частина – звуками: ЖЕК, ТЕЦ й ін.
2. Складові скорочення – утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд й ін.
3. Частково скорочені слова – утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госпрозрахунок, рембаза та ін.
А. Відсікання (усічешія): зам., зав., пом., акад., доц. й ін.
5. Телескопічні скорочення – утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра[діостан] – ція}, біоніка (із біологія)та[електро] ніка) й ін.
6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ й ін.
Розрізняють декілька типів графічних скорочень:
— крапкові: стп., див., ім. й ін.;
— дефісні: з-д, б-ка, ін-тп й ін.;
— скіснолінійиі (дробові): р/р, а/с, в/ч (крапка не ставиться);
—нульові (курсивні) – на позначення одиниць фізичних, – метричних величин, валют й ін. лише після цифрових назв:
2 хв, 47 кг, 250 г., 400 грн й ін. не змінюється у множині (крапка не ставиться);
– комбіновані: півд.-зах., півн.-схід. йін.
Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становить рр. (роки).
У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах і словниках.
Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад:
НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В.С.
Не можна скорочувати:
1) імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М.С. Грушевський (як виняток – з однаковими прізвищами: Гр. Тютюнник – Григір, бо є Григорій Тютюнник);
2) псевдоніми:
не Ж. Занд, а Жорж Занд
не Л. Українка, а Леся Українка
не П. Мирний, а Панас Мирний;
3) подвійні прізвища:
не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як, не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша не К. – Яценко, а Кучук-Яценко

36. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

· Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

· Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

· Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події /явища, факти / у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності /автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол /.

В описі характеризуються явища /предмет, люди, події / з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей / опис-характеристика, наказ, звіт, постанова/.

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів -дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та

індуктивний- у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту /з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії /.

37.Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.

Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д

І. II. III. IV. V

1 2. З 4. 5

1) 2) 3) 4) 5)

а) б) в) г) ґ)

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи — 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.